Exchange ActiveSync: ce este și cum îl puteți utiliza

dispozitivele Mobile sunt omniprezente și au devenit o parte integrantă a vieții noastre. Vă puteți imagina viața fără telefonul mobil? Într-adevăr ne face să ne întrebăm ce am făcut înainte ca aceste dispozitive care ne schimbă viața să vină în mâinile noastre! Astăzi, folosim smartphone-urile noastre pentru multe sarcini de rutină, cum ar fi verificarea e-mailurilor, comunicarea cu familia și prietenii, apeluri de conferință, cumpărături, servicii bancare și multe altele. Nu va fi frumos dacă îl putem extinde și la toate comunicațiile legate de muncă? Va fi util să accesați toate informațiile noastre Outlook, inclusiv sarcini, calendare și contacte prin intermediul smartphone-urilor noastre, astfel încât să putem rămâne la curent cu angajamentele noastre de lucru, indiferent de locația noastră fizică. Acest lucru este bun și pentru organizații, deoarece poate spori productivitatea angajaților săi. Dar este posibil acest lucru? Da, printr-un protocol numit Exchange ActiveSync.

ce este Exchange ActiveSync?

Exchange ActiveSync este un protocol proprietar care sincronizează dispozitivul mobil cu cutia poștală Exchange, astfel încât să puteți accesa e-mailul, calendarul, contactele, activitățile și multe altele. Se bazează pe XML și comunică cu un dispozitiv mobil folosind HTTP sau HTTPS.

acest protocol, dezvoltat de Microsoft, este activat în mod implicit atunci când instalați Exchange 2016, deci nu trebuie să faceți nimic suplimentar pentru a-l configura.

în plus, acest protocol este proiectat să funcționeze bine și în rețele cu latență ridicată și lățime de bandă redusă, astfel încât să puteți accesa toate informațiile dvs. din orice locație din întreaga lume, chiar dacă puterea semnalului de date mobile sau wireless nu este atât de mare.

Microsoft s-a gândit destul de mult la toate pentru Exchange ActiveSync, inclusiv aspectul de securitate, deoarece veți face schimb de informații sensibile pe Internetul deschis. Acesta este motivul pentru care utilizează în mod implicit servicii de criptare standard. De asemenea, puteți configura Exchange ActiveSync pentru a utiliza criptarea security sockets layer (SSL) pentru comunicațiile dintre Exchange server și dispozitivul dvs. mobil.

pe lângă aceste aspecte, aici este o privire detaliată în caracteristicile Exchange ActiveSync.

caracteristici ale Exchange ActiveSync

mai jos sunt caracteristicile importante ale Exchange ActiveSync.

• acceptă mesaje HTML.
• facilitează gruparea mesajelor de e-mail prin conversație.
• oferă opțiunea de a sincroniza sau nu sincroniza o conversație.
• sincronizează mesajele short message service (SMS) cu căsuța poștală a unui utilizator.
• acceptă vizualizarea stării răspunsului la mesaj.
• preia mesajele cât mai repede posibil, pe baza vitezei internetului.
• oferă informații despre participanții la o întâlnire.
• sprijină căutare extinsă a tuturor informațiilor de pe Exchange server.
• oferă opțiunea de resetare PIN
• protejează dispozitivul cu Politica avansată de parolă.
• vă permite să configurați răspunsuri automate atunci când sunteți departe de serviciu sau în afara biroului.
• acceptă sincronizarea sarcinilor.
• oferă informații despre disponibilitatea contactelor.

aceste caracteristici spori foarte mult gradul de utilizare a Exchange ActiveSync și să-l un instrument la îndemână pentru oricine care vrea să rămână pe partea de sus a ceea ce se întâmplă la locul de muncă, chiar și atunci când acestea sunt în mișcare.

cum se utilizează Exchange ActiveSync?

deoarece exchange ActiveSync este activat în mod implicit, nu este necesar un proces de instalare separat. Toți utilizatorii care utilizează Exchange Server 2016 sau Exchange Online își pot sincroniza automat dispozitivul mobil cu Exchange server.

Control pentru administratorii Exchange

ca administrator exchange, puteți controla setările și gestiona modul în care angajații utilizează această caracteristică. În linii mari, mai jos sunt câteva aspecte pe care le puteți controla.

• activați sau dezactivați Exchange ActiveSync pentru utilizatori în orice moment.
• setați Politici de securitate, cum ar fi lungimea minimă a parolei, încercările maxime pentru parolele eșuate și așa mai departe.
• faceți o ștergere la distanță pentru a șterge toate datele de pe un telefon mobil pierdut sau furat, astfel încât informațiile sensibile ale companiei să nu cadă în mâinile greșite.
• exportați datele utilizatorului în mai multe formate.
• creați o gamă largă de rapoarte pentru identificarea problemelor și pentru a rămâne la curent cu diferite valori de utilizare.
• configurați reguli de acces la dispozitiv pentru a restricționa tipurile de dispozitive mobile care se pot sincroniza cu serverul Exchange.

ca administrator exchange, aceste caracteristici vă oferă control complet asupra cine accesează serverul Exchange al organizației și cum.

crearea unui profil Exchange ActiveSync

trebuie să creați un profil exchange ActiveSync în Outlook pentru a accesa informațiile cutiei poștale de pe dispozitivul mobil. Iată cum îl puteți configura.

• mergeți la panoul de control și selectați mail. Faceți clic pe”Afișați profilurile”
• dați un nume pentru profilul dvs. și apăsați Confirmare.
• alegeți „configurare manuală sau tipuri suplimentare de server” și faceți clic pe următorul.
• selectați a doua opțiune din acest ecran, care este „Outlook.com sau serviciu compatibil Exchange ActiveSync.”Faceți clic pe următorul.
• în fereastra următoare, introduceți numele, numele de utilizator, parola, numele serverului și faceți clic pe următorul. Dacă utilizatorul nu este din domeniul principal, trebuie să introduceți și numele de domeniu. De exemplu, [email protected].
• Outlook va efectua câteva teste pentru a verifica conexiunea. Faceți clic pe închidere după ce Outlook finalizează toate testele.
• în cele din urmă, faceți clic pe Terminare. Acum sunteți gata să vă conectați la Exchange server de pe dispozitivul dvs. mobil.

dezactivarea Exchange ActiveSync

ca administrator exchange, puteți dezactiva exchange ActiveSync în orice moment. Pentru a face acest lucru pentru întreaga organizație:

• navigați la instrumente administrative > Internet information services (IIS) manager.
• extindeți managerul IIS, faceți dublu clic pe numele serverului și faceți dublu clic pentru a extinde folderul „bazine de aplicații”.
• faceți clic dreapta pe „MSExchangeSyncAppPool” și selectați „stop” din listă.

aceasta ar trebui să dezactiveze Exchange ActiveSync pentru întreaga organizație. Pentru ao activa, urmați aceeași procedură, dar în loc de „stop”, faceți clic pe „start” din meniul cu clic dreapta.

dezactivarea Exchange ActiveSync pentru un singur utilizator

uneori, poate doriți să activați sau să dezactivați Exchange ActiveSync pentru un singur utilizator în loc de pentru întreaga organizație. Pașii pentru acest proces sunt:

• deschideți consola de administrare Exchange.
• navigați la „configurare destinatar” și selectați „cutie poștală.”
• alegeți” Proprietăți ” din panoul acțiune. Alternativ, faceți clic dreapta pe căsuța poștală a utilizatorului și alegeți „Proprietăți.”
• Faceți clic pe fila” caracteristici cutie poștală”.
• selectați „Exchange ActiveSync” și faceți clic pe „Dezactivare.”În cele din urmă, faceți clic pe „OK” și ați terminat.

de asemenea, puteți rula această comandă în Exchange management shell pentru a dezactiva Exchange ActiveSync pentru un utilizator.

Set-CASMailbox -Identity<SMTP Address of user> -MobileSyncEnabled $false

pentru a activa, urmați aceeași procedură, dar în loc de „dezactivare” alegeți „Activare”. Comanda în Exchange Management shell este

Set-CASMailbox -Identity <SMTP Address of user> -ActiveSyncEnabled $true

rețineți că aveți nevoie de un rol de administrator al organizației Exchange pentru activarea și dezactivarea Exchange ActiveSync.

limitările Exchange ActiveSync

deși Exchange ActiveSync este un instrument excelent pentru a accesa serverul Exchange, încă mai vine cu unele limitări pe care ar trebui să știți înainte de a începe să utilizați-l.

• nu puteți crea foldere de activități suplimentare, contacte sau informații de calendar. Puteți vizualiza doar ceea ce este deja disponibil în Exchange server.
• lista globală de adrese nu se sincronizează.
• nu puteți partaja niciun dosar. Acesta este unul evident având în vedere aspectul de securitate al organizației.
• nu puteți sincroniza schițe, note sau starea activității.
• livrarea și chitanțele de citire nu funcționează în ActiveSync.

în ciuda acestor limitări, Exchange ActiveSync vă oferă o mulțime de flexibilitate, deoarece vă permite să accesați căsuța poștală în orice moment prin intermediul dispozitivului mobil.

după cum puteți vedea, Exchange ActiveSync este un protocol dezvoltat de Microsoft pentru a facilita comunicarea între serverul Exchange al organizației și dispozitivul mobil al unui angajat. Și așa cum am spus mai devreme, vine ca parte a Microsoft Exchange 2016, deci nu necesită nicio configurare suplimentară.

din punctul de vedere al administratorilor Exchange, această caracteristică le oferă un control bun asupra informațiilor accesate și, de asemenea, procesul de activare și dezactivare a Exchange ActiveSync este ușor. Din aceste motive, este probabil să fie un plus excelent pentru arsenalul de instrumente al administratorului Exchange.

imagine prezentată: