există mai multe tipuri diferite de documente financiare pe care le va acumula prin viata ta, și pe măsură ce îmbătrânești și să ia mai multe produse financiare, numărul este probabil să crească și să diversifice. Documentele financiare pot fi foarte importante, nu doar pentru urmărirea cheltuielilor, creditului și veniturilor, ci și pentru a le folosi ca dovadă atunci când solicitați împrumuturi, corectând erorile cu banca dvs. sau revizuind evaluarea fiscală cu HM Revenue and Customs (HMRC).
unele dintre aceste documente vor fi pe hârtie, dar din ce în ce mai mult, declarațiile și facturile sunt trimise electronic. Documentele Online pot economisi spațiu, bani și copaci, dar pot crea, de asemenea, probleme cu totul noi atunci când vine vorba de stocarea și protejarea documentelor. De exemplu, posibilitatea ca documentele să fie furate sau pierdute, ceea ce poate crește șansa de furt de identitate.
ce documente financiare trebuie să păstrez și pentru cât timp?
documentele cheie includ elemente legate de Salariu, Cum ar fi fluturașii de salariu, P60 și P45, care pot fi utile dacă trebuie să vă dovediți venitul din motive fiscale sau de credit. HMRC sugerează păstrarea fișelor de salariu timp de cel puțin 22 de luni de la sfârșitul anului fiscal în care au fost emise. Cu toate acestea, dacă este posibil, ar putea fi util să vă agățați de toate fluturașii de salariu sau cel puțin de P60-urile dvs., astfel încât să aveți dovezi despre lucruri precum contribuțiile la asigurările naționale mai târziu în viață.
extrasele de cont și facturile de utilități nu trebuie păstrate pentru o anumită perioadă de timp, dacă nu sunteți lucrător independent, dar din nou poate fi util să păstrați aceste tipuri de înregistrări timp de cel puțin doi ani, dacă nu mai mult. Chiar dacă nu sunteți în prezent de planificare pe a lua un împrumut sau alt produs financiar, în cazul în care creditorul solicită extrase de cont din anul trecut, acesta va fi mult mai ușor să păstreze aceste documente la îndemână. În mod similar, declarațiile de împrumut ar trebui să fie păstrate chiar și după ce ați făcut toate rambursările, astfel încât să aveți dovezi în caz de litigii.
documentația de asigurare trebuie păstrată până la expirarea poliței și poate doriți chiar să vă mențineți politicile vechi pentru a compara Termenii, Condițiile și costurile cu noile dvs. acorduri.
dacă solicitați o ipotecă, documentele de mai sus devin și mai importante. Atunci când aplicați, va trebui să furnizați dovada venitului băncii sau societății dvs. de construcție, astfel încât să poată calcula cât veți putea plăti înapoi. Aceasta include ultimele trei luni de fluturași de salariu, cele mai recente P60 și șase luni de extrase de cont. Dacă solicitați beneficii sau aveți investiții, va trebui, de asemenea, să afișați documentația, pentru a oferi creditorilor o imagine completă a veniturilor dvs.
Cum pot păstra documentele financiare în siguranță?
atât documentele pe suport de hârtie, cât și cele electronice trebuie păstrate în siguranță, împotriva pierderii, deteriorării și furtului. Documentele financiare pot fi extrem de valoroase pentru infractorii care doresc să comită furtul de identitate, în special extrasele bancare și facturile de utilități, care pot fi utilizate ca dovadă a identității sau a adresei. Declarațiile pierdute sau distruse pot fi, de asemenea, o durere dacă trebuie să vă dovediți venitul sau să rezolvați o dispută cu privire la un produs financiar.
documentele pe suport de hârtie pe care doriți să le păstrați trebuie depozitate într-un loc sigur, cum ar fi un dulap închis sau chiar într-un seif dacă aveți unul. Documentele mai vechi, pe care ați decis să nu le păstrați, ar trebui să fie mărunțite înainte de a fi aruncate în coșul de reciclare sau gunoi. Extragerea unei scrisori nu este întotdeauna suficientă, deoarece poate fi reconstituită pentru a dezvălui informații cheie.
documentele electronice ar trebui, de asemenea, blocate folosind parole securizate și criptare. Dacă stocați extrase bancare sau facturi în e-mail sau pe un server cloud, asigurați-vă că utilizați o parolă puternică și aleatorie pentru cont și activați verificarea în doi pași, acolo unde este posibil. Dacă stocați documente pe un hard disk, asigurați-vă că se află într-un folder protejat prin parolă de pe un computer securizat.
dacă scăpați de un computer sau de un hard disk, asigurați-vă că transferați fișierele într-un loc sigur și apoi ștergeți unitatea pentru a șterge toate fișierele. Doar ștergerea fișierelor nu este întotdeauna suficientă, deoarece acestea pot fi preluate cu software-ul potrivit. Pot fi descărcate programe specializate care vor suprascrie datele vechi și există, de asemenea, servicii care oferă distrugerea hard disk-ului, care va distruge fizic computerele și hard disk-urile vechi.
dacă sunteți îngrijorat cu privire la securitatea datelor dvs. personale, scorul dvs. Equifax Credit Report &, care include WebDetect, este gratuit pentru primele 30 de zile, apoi disponibil pentru 7.95 lunar și vă avertizează zilnic dacă găsim datele dvs. personale pe site-urile web utilizate de fraudatori.