rambursarea kilometrajului pentru angajați

22 februarie 2021

actualizat la 22 februarie 2021 • 7 minute citit

ca angajat în Australia, este posibil să primiți o indemnizație auto de la angajator pentru cheltuielile legate de locul de muncă sau puteți fi rambursat de angajator pentru aceste cheltuieli. Dacă angajatorul dvs. nu oferă niciuna dintre aceste opțiuni, puteți fi, de asemenea, eligibil să deduceți cheltuielile mașinii din declarația fiscală în fiecare an.

acest ghid este pentru cei care doresc să știe despre rambursarea kilometrajului pentru angajați. Am scris un ghid separat pentru deducerile fiscale de cheltuieli auto de la Biroul Fiscal Australian (ATO), precum și ghiduri pentru proprietarii de afaceri și lucrătorii independenți. Scopul nostru este de a oferi o imagine de ansamblu asupra:

• pentru ce cheltuieli auto pot fi rambursate?
• reguli de rambursare a kilometrajului pentru angajați;
• la ce să vă așteptați de la angajator;
• cum să urmăriți și să înregistrați kilometrajul; și
• cum să raportați la sfârșitul anului fiscal.

există reguli de rambursare a kilometrajului pentru angajați?

în timp ce fiecare angajator are propriile reguli și restricții în ceea ce privește exact ceea ce poate fi rambursat sau acoperit de o indemnizație de mașină, este util să rețineți următoarele:

dacă utilizați propria mașină (inclusiv o mașină închiriată sau închiriată în baza unui contract de închiriere-cumpărare), puteți solicita toate cheltuielile de călătorie legate de muncă de la angajator sau în declarația fiscală.

dacă utilizați vehiculul altcuiva (sau o mașină de companie) în scopuri de muncă, puteți solicita angajatorului dvs. cheltuielile reale (cum ar fi combustibilul și parcarea) ca cheltuieli de călătorie legate de muncă sau în declarația fiscală.

dacă călătoria dvs. a fost parțial privată, puteți solicita doar partea legată de muncă.

în Australia, o mașină este definită ca un autovehicul (cu excepția motocicletelor și a vehiculelor similare) conceput pentru a transporta o încărcătură mai mică de o tonă și mai puțin de nouă pasageri.

pot fi rambursat pentru cheltuielile mele 4WD, motociclete sau vehicule utilitare?

în timp ce multe vehicule cu tracțiune integrală sunt incluse în definiția de mai sus, limita de încărcare de o tonă exclude multe camionete și vehicule utilitare/ute. Ar trebui să verificați cu angajatorul dvs. pentru a vedea dacă au condiții în acest sens.

în ceea ce privește biroul fiscal, cheltuielile legate de muncă pentru aceste tipuri de vehicule, precum și motociclete pot fi deduse din declarația dvs. fiscală printr-o cerere D2 „cheltuieli de călătorie legate de muncă”. Cheltuielile legate de locul de muncă pentru autoturisme (așa cum sunt definite mai sus) sunt contabilizate prin revendicarea D1 „cheltuieli legate de locul de muncă”.

când pot solicita rambursarea cheltuielilor cu mașina?

în general, puteți solicita rambursarea cheltuielilor cu mașina dvs. dacă utilizați propria mașină pentru munca dvs. Rambursarea combustibilului este unul dintre lucrurile pe care ați putea fi eligibil să le solicitați ca angajat. Câteva exemple de călătorii legate de muncă includ:

• participarea la întâlniri sau conferințe departe de locul de muncă obișnuit
• colectarea de bunuri sau livrarea de articole
• călătoriți direct între două locuri de muncă separate (de exemplu, dacă aveți un al doilea loc de muncă)
• călătorind de la locul de muncă obișnuit sau de acasă la un loc de muncă alternativ (de exemplu, biroul sau șantierul unui client)
• dacă munca dvs. poate fi clasificată ca „muncă itinerantă” – de exemplu, dacă slujba dvs. necesită în mod regulat să lucrați în mai multe locații în fiecare zi înainte de a merge acasă

în general, călătoriți de acasă la serviciu nu este reclamabil, dar există unele excepții limitate. Pentru o listă mai detaliată, consultați ghidul nostru pentru a solicita o deducere fiscală pentru cheltuielile cu mașina.

deci, sunt eligibil pentru rambursarea kilometrajului. Acum ce?

acest lucru va depinde de faptul dacă vehiculul vă aparține dvs. sau altcuiva.

dețin sau închiriez vehiculul

dacă dețineți sau închiriați vehiculul pe care îl conduceți pentru afaceri, aveți două opțiuni comune (în funcție de care preferă angajatorul dvs.):

angajatorul dvs. poate utiliza o rată de kilometraj (de exemplu, rata de cenți pe kilometru a ATO) pentru călătorii de afaceri în loc să vă înregistreze toate cheltuielile. În acest fel, singurele cheltuieli suplimentare pe care ar trebui să le înregistrați sunt costurile de parcare și taxele de drum, mai degrabă decât orice cost asociat cu deținerea unei mașini.

acestea ar putea oferi, de asemenea, o indemnizație de mașină pentru cheltuielile legate de muncă, acoperind lucruri precum combustibilul, costul închirierii, service-ul etc. Această indemnizație vă va fi plătită ca salariu, cu impozitul reținut în consecință. În Australia, în general, nu trebuie să țineți o evidență a ceea ce faceți cu alocația dvs., cu toate acestea, cheltuielile mașinii dvs. rămân eligibile pentru o deducere fiscală, astfel încât păstrarea evidenței este esențială pentru declarația dvs. fiscală.

angajatorul dvs. ar trebui să vă spună ce înregistrări au nevoie oricum. Dacă folosesc o rată de kilometri pe km, ar trebui să vă anunțe care este rata specifică. Vă rugăm să rețineți, dacă vă rambursează la o rată mai mare decât rata biroului fiscal, va trebui să declarați excesul ca venit atunci când depuneți declarația fiscală la sfârșitul exercițiului financiar.

de exemplu, rata de la 1 iulie 2020 este de 0,72 USD pe km. Dacă angajatorul dvs. vă rambursează 1,00 USD pe km, excesul de 0,28 USD pe km trebuie declarat ca venit.

în cele din urmă, cu excepția cazului în care angajatorul dvs. nu permite acest lucru, nu este nimic de spus că nu puteți utiliza mai multe vehicule.

vehiculul este furnizat de angajatorul meu

dacă conduceți un vehicul deținut de angajatorul dvs., este posibil să fiți în continuare în măsură să vă rambursați cheltuielile de conducere și exploatare a mașinii — de exemplu, cheltuielile pentru benzină, parcare și taxe de drum. Este obișnuit ca angajații să fie rambursați pe baza ratelor standard de indemnizație pentru mașini pentru angajați (rata standard stabilită de ATO).

în general, nu veți putea utiliza o rată de cenți pe km, deoarece acestea reprezintă costul deținerii unui vehicul. Asigurați-vă că păstrați o evidență a tuturor cheltuielilor legate de muncă, deoarece aproape toți angajatorii vor necesita chitanțe sau facturi

sunt, de asemenea, lucrător independent

deoarece sunteți atât lucrător independent, cât și angajat, trebuie să păstrați înregistrări separate pentru fiecare. V-am acoperit cu ghidul nostru pentru lucrătorii independenți pe care l-am legat mai sus și ar trebui să citiți și restul acestei prezentări generale pentru angajați. Rețineți că, în calitate de persoană independentă, puteți solicita deduceri pentru orice cheltuieli auto acumulate în timp ce faceți afaceri. Dacă aveți un vehicul pe care îl utilizați numai pentru afacerea dvs., nu numai că vă puteți deduce kilometrajul, ci și toate cheltuielile de funcționare pentru mașină.

revendicarea cheltuielilor de călătorie ATO-cât pot solicita?

rețineți că nu puteți solicita întreaga indemnizație ca deducere fiscală. Numai totalul cheltuielilor dvs. reale poate fi revendicat. De exemplu, dacă ați primit 1700 USD în indemnizații de călătorie de la angajatorul dvs. în cursul anului, dar ați cheltuit doar 1.000 USD pentru călătorii, puteți solicita doar 1.000 USD în deduceri de călătorie la declarația fiscală.

solicitați doar cheltuielile de călătorie pentru care aveți dovezi, deoarece ATO poate solicita dovezi pentru oricare dintre cheltuielile dvs.

cheltuieli legate de muncă-ce înregistrări trebuie să păstrez?

dacă solicitați rambursarea kilometrajului de la angajator, acesta vă va sfătui cu privire la cerințele lor – dar, în general, lucrurile pe care doriți să le păstrați sunt kilometrajul, costurile de parcare, taxele și alte cheltuieli pe care le suportați în timpul călătoriei legate de muncă.

dacă utilizați mașina atât în scopuri private, cât și în scopuri de afaceri, va trebui să păstrați o evidență a kilometrajului pe care îl conduceți pentru fiecare, deoarece veți putea solicita doar cheltuielile suportate pentru conducerea la locul de muncă.

amintiți-vă, ATO vă cere să păstrați chitanțele și orice altceva folosit pentru a calcula o deducere fiscală timp de 5 ani. În timp ce un angajator nu poate solicita același nivel de evidență, vă recomandăm să urmați îndrumările ATO, în special dacă credeți că veți solicita orice cheltuieli auto ca deducere la momentul impozitării.

există o diferență între o rambursare a kilometrajului sau un aranjament de indemnizație pentru mașină?

există multe modalități diferite de a vă asigura că angajații sunt compensați pentru cheltuielile de transport. Există, de asemenea, diferite modalități de structurare a plăților. Să aruncăm o privire la cele mai comune două aranjamente:

alocație auto

o alocație auto este plătită în avans, de obicei în fiecare lună, iar suma este stabilită de angajator.

uneori, angajatorul va da o indemnizație pentru părți din cheltuielile, cum ar fi plățile de leasing pe masina, și apoi rambursa alte cheltuieli după fapt. E perfect în regulă.

dacă primiți o indemnizație de mașină de la angajatorul dvs., aceasta trebuie să fie afișată în Rezumatul plății, deoarece indemnizațiile sunt considerate venituri impozabile.

primirea unei indemnizații de mașină nu înseamnă neapărat că nu veți putea solicita cheltuieli relevante de la ATO. Dacă călătoria dvs. de lucru îndeplinește criteriile ATO pentru călătoriile de lucru eligibile, este posibil să puteți utiliza fie metoda cents per km, fie metoda jurnalului de bord pentru a vă deduce cheltuielile eligibile.

sarcina administrativă de a plăti o indemnizație și de a contabiliza ulterior toate cheltuielile poate fi greoaie pentru o companie. În schimb, mulți folosesc un centi pe kilometru sau rata standard de kilometraj. În cadrul unui acord de rambursare de cenți pe kilometru, vi se rambursează la o rată specifică pentru fiecare kilometru pe care îl conduceți pentru afaceri.

rambursarea kilometrajului – un centi pe kilometru rata kilometrajului

cel mai simplu aranjament de rambursare a kilometrajului este utilizarea unei rate forfetare pe kilometru condus. Se presupune că acoperă toate cheltuielile de conducere a mașinii personale pentru afaceri. Asta face rata ATO; este menit să acopere atât costurile deținerii (costuri fixe), cât și conducerea (costuri variabile) vehiculului.

există multe de spus pentru utilizarea unei rate standard, șef printre ei că este simplu și evită o povară administrativă destul de mare.

fiți conștienți de faptul că angajatorul dvs. poate stabili orice rată le place – nu trebuie să utilizeze rata ATO. Pentru tarife mai mari decât rata standard de kilometraj a ATO, excesul este impozitat.

de asemenea, amintiți-vă că în conformitate cu metoda ATO cents per km puteți solicita maximum 5.000 km pe an. Verificați cu angajatorul dumneavoastră dacă au stabilit orice limitări privind schemele lor de rambursare kilometraj pentru angajați, ca altfel ar putea fi mai bine pentru a pretinde kilometraj înapoi ca o deducere fiscală.

rambursarea kilometrajului meu este impozitată?

acest lucru depinde de modul în care angajatorul procesează cererea dumneavoastră.

1. dacă angajatorul dvs. oferă o indemnizație pentru cheltuielile cu mașina, aceasta ar fi impozitată așa cum ar fi afișată în Rezumatul plății dvs. și trebuie declarată ca venit în declarația dvs. fiscală.
2. dacă angajatorul vă rambursează cheltuielile specifice ale mașinii și acestea sunt impozitate în Rezumatul plății, le puteți solicita ca deducere în declarația fiscală.
3. dacă angajatorul vă rambursează cheltuielile specifice ale mașinii și acestea nu sunt impozitate, nu le puteți solicita ca deducere, deoarece nu ați plătit niciun impozit pe aceste cheltuieli.

Cum pot urmări cu ușurință kilometrajul meu pentru rambursare?

nu există cerințe exacte pentru modul în care țineți evidența kilometrajului. Angajatorul dvs. vă poate solicita să utilizați o anumită metodă sau să furnizați anumite înregistrări și trebuie să vă informeze despre aceasta. Mulți oameni trebuie să aleagă singuri.

majoritatea oamenilor folosesc o aplicație atât pentru a-și urmări călătoriile, cât și pentru a genera rapoarte de kilometraj pentru ei. În funcție de aplicație, poate chiar elimina durerea de a uita să înregistrezi o călătorie. Driversnote este o astfel de aplicație, dar există mai multe produse similare în Australia și vă recomandăm să căutați unul care să se potrivească scopului dvs.

alte alternative sunt foile de calcul, cum ar fi Excel sau foi de calcul Google, pe care le puteți partaja cu managerul și/sau contabilii dvs., dar poate fi necesar să eliminați citirile kilometrajului în fiecare călătorie pentru a afla exact kilometrajul.

ce este o indemnizație de mașină corectă în Australia?

pentru o indemnizație de mașină echitabilă în Australia, puteți utiliza tarifele standard ATO pentru anul în curs. Vedeți tarifele actuale ATO aici.

asta este pentru ghidul nostru despre elementele de bază ale rambursării kilometrajului pentru angajații din Australia. Sperăm că am fost de ajutor 🙂

urmărire fericit!

acest material a fost pregătit doar în scop informativ general și nu ar trebui luat ca sfaturi profesionale de la Driversnote. Ar trebui să luați în considerare solicitarea de consultanță juridică, fiscală sau financiară independentă de la un profesionist pentru a verifica modul în care aceste informații se referă la propriile circumstanțe. Legile relevante se schimbă, de asemenea, din când în când.