Partea 1 dintr – o serie de 3-scrisă inițial în 2014 și actualizată în 2018
abordarea tradițională a selectării și angajării furnizorilor a devenit mai puțin convingătoare și mai puțin semnificativă pentru clienții precauți. Ei se întorc în mod inevitabil la Atotputernicul RFP (cerere de propunere). Și există ceva de spus despre o tranziție la vânzările de întreprinderi, sau procesul de „captare”, așa cum este menționat de discipolii Shipley și contractorii guvernamentali.
cu toate acestea, crearea și răspunsul la RFP-uri pot deveni cu ușurință eforturi complexe, greoaie și consumatoare de timp pentru orice firmă. Acestea necesită organizare, comunicare superioară și ani de experiență înțelegând complexitatea aprovizionării. Pentru mulți din industria de personal, RFP-urile au înlocuit practic vânzările tradiționale și aprovizionarea; cel puțin, acum sunt țesute în mod complicat în aceste procese. Și vrem să ajutăm.
în această serie, vom arunca o lumină asupra momentului în care să utilizați sau să evitați RFP-urile și cele mai bune practici care pot fi aplicate temutului proces RFP, indiferent dacă sunteți un MSP sau o agenție de personal care primește o ofertă pentru clienți și doriți să vă asigurați că veți avea un proces mai bun și, prin urmare, o rată de câștig mai bună sau dacă sunteți entitatea care emite oferta către potențiali furnizori de talente.
când se utilizează RFP
RFP ar trebui utilizate atunci când un proiect este suficient de complex, necesită o mulțime de informații tehnice, solicită date concrete pentru analiză și comparație și, prin urmare, justifică o propunere formală din partea unui furnizor. Acestea sunt cel mai bine utilizate atunci când într-adevăr trebuie să comparați răspunsurile și vânzătorii în mod obiectiv. O greșeală comună este de a trimite un RFP, deoarece se pare mai ușor că ședința prin terenuri de vânzări sau pentru că oamenii spun că este „un lucru bun de făcut pentru apariții” sau „formă bună.”Dacă știți dincolo de orice îndoială rezonabilă ce furnizor(furnizori) este probabil să selectați de la debut, invitați potențialii dvs. identificați să își prezinte soluțiile.
de exemplu, dacă încercați să decideți între doi furnizori de personal cunoscuți și identificați anterior, programați-i pe acești oameni să-și demonstreze capacitățile într-o prezentare. Evaluați modul în care fiecare furnizor își adaptează soluțiile la obiectivele și cultura dvs. specifice. Întâlnirea poate fi un hangout video online sau un interviu în persoană. Cel mai bine este să nu vă bazați pe o conferință telefonică, deoarece veți dori o formă de vizibilitate-un mijloc prin care să examinați interacțiunile interpersonale. Evaluați limbajul corpului și încrederea prezentatorilor, în special ca răspuns la întrebări.
după aceea, invitați o propunere formală pentru o ofertă. Noi numim asta o cerere de ofertă (RFQ). Și sincer, asta e tot un RFQ ar trebui să fie. Nu-l umple cu întrebări RFP. Nu vom merge pe acest drum în acest caz, îți amintești? Vorbim de prețuri aici. Ai văzut tot ce trebuia să vezi.
când proiectul și ciclul de vânzări anticipat preiau complexități care se extind dincolo de sfera unei abordări tradiționale „să facem prânzul”, procesul RFP are un sens bun. Cu o propunere, beneficiați de o vizibilitate sporită a ofertelor cheie și a competențelor de bază ale ofertantului, de modele de stabilire a prețurilor relativ ferme, de răspunsuri cuprinzătoare la întrebări cruciale și de un document robust care se pretează la o analiză mai aprofundată de către părțile interesate.
când se evită RFP-urile
procesul RFP se destramă rapid atunci când este utilizat prea frecvent, inutil sau exclusiv ca instrument de vânzare. Ori de câte ori ofertanții ratează punctul cu o propunere, profesioniștii în achiziții ratează punctul atunci când își elaborează RFP-urile. Evitați utilizarea unui proces RFP prea complicat pentru a aborda întrebări simple la care s-ar fi putut răspunde succint și direct printr-o întâlnire tradițională de vânzări. În cele din urmă, riscați să înstrăinați potențialii ofertanți care, percepându-vă încrederea excesivă asupra documentelor și birocrației inutile, refuză să participe. Deși nu-l dau seama, vă poate afecta șansele de a găsi furnizor perfect. Cu toate acestea, dacă operați într-un mediu puternic reglementat sau în sectorul public, unde RFP sunt mandatate, depuneți eforturi pentru a vă menține întrebările relevante, directe și direcționate către program.
dacă optați să exploatați acest proces ca o expediție de pescuit mai largă, este mai puțin probabil să atrageți peștii în cârlig. Iar cei care mușcă vor fi probabil aruncați înapoi destul de curând.
căutați un set de instrumente RFP? Aici este.
pentru a face RFP un mod nedureros și eficient pentru MSP-uri pentru a-și atinge obiectivele, suntem mândri să prezentăm un set complet de instrumente RFP, care poate servi ca un punct de plecare excelent pentru următoarea rundă de aprovizionare. În ciuda proceselor formale, a formelor nesfârșite și a arcanei RFP gobbledygook, mentalitatea predominantă pe care o puteți adopta pentru a câștiga este Razorul lui Ockham: cea mai simplă și mai directă abordare este probabil cea mai bună. Prin urmare, am pregătit un pachet de bun simț care oferă rezultate într-o manieră simplă. De asemenea, înțelegem că nimeni nu ar trebui să vă predea un șablon RFP și să spună „folosiți doar acest lucru, așa cum este.”Scopul setului nostru de instrumente este de a vă oferi o fundație fermă, personalizabilă, din care puteți crea un RFP unic, adaptat nevoilor companiei dvs. și însoțit de instrumente pentru a vă ajuta cu evaluarea, punctajul și prețurile.
în a doua parte a seriei noastre, vom examina câteva dintre cele mai bune practici specifice în ceea ce privește transparența și schimbul de informații care vă pot ajuta să obțineți cele mai semnificative răspunsuri de la orice RFP pe care îl emiteți furnizorilor de personal.
citiți partea 2: Simplificați procesul RFP adăugând aceste lucruri la RFP.