deși lumea poate fi în mișcare mai mult și mai mult spre birouri informatizat, realitatea este cele mai multe întreprinderi încă operează cu o mulțime de documente. În timp ce o mulțime de documente trebuie păstrate, știți că există multe care pot fi aruncate. Unele documente cu risc scăzut pot fi aruncate sau reciclate, dar multe documente cu risc ridicat conțin informații sensibile care vă pot pune în pericol pe dvs. și afacerea dvs. dacă sunt obținute de cineva pentru intenție rău intenționată.
Ce Documente Ar Trebui Să Distrug?
urmărirea perioadelor de mărunțire și păstrare a diferitelor documente se poate simți ca un loc de muncă cu normă întreagă pe cont propriu. Deci, ce documente ar trebui să le rupeți și când ar trebui să le rupeți?
în timp ce afacerea dvs. poate varia, există anumite documente care trebuie mărunțite pentru propria dvs. Securitate. Deocamdată, vom rămâne la cinci tipuri de documente care ar trebui să fie pe lista dvs.
- cardul de Credit și facturile de utilități
- extrase de cont
- formulare I-9
- formularele W-2 și W-4
- înregistrări fiscale
extrasele de card de Credit și facturile de utilități sunt documente care ar trebui să fie ridicat pe lista oricui pentru mărunțire. Facturile de această natură tind să aibă informații foarte sensibile. Deci, odată ce plata este confirmată și nu mai trebuie să faceți referire la factura respectivă, asigurați-vă că documentul este distrus.
oricât de tentant ar fi să te ții de acele tipuri de facturi chiar și după ce ai confirmarea plății și rezoluția, cel mai bun mod de a preveni furtul de identitate din aceste documente este distrugerea lor. Acestea fiind spuse, dacă aceste facturi sunt relevante pentru declarațiile dvs. fiscale, atunci se aplică liniile directoare de mărunțire de mai jos.
se recomandă să vă agățați de extrase de cont timp de un an și apoi să le rupeți. Același lucru este valabil și pentru cioturi de plată. Din nou, acestea sunt documente care au un fel de informații financiare importante care identifică hoții sunt în căutarea.
dacă sunteți în căutarea în primirea extrasele de cont online – sau facturile pentru care contează – veți dori să asigurați-vă că afacerea ta este merge informatizat în siguranță.
formularele fiscale I-9 afirmă identitatea unui angajat și trebuie păstrate fie pentru trei ani, fie pentru 1 an de la încetarea unui angajat, oricare dintre acestea este perioada mai lungă de timp, astfel încât, în general, va fi de trei ani. Aceste documente conțin toate informațiile de care cineva ar avea nevoie pentru a fura identitatea cuiva și trebuie distruse în siguranță și în siguranță.
ar trebui să distrugeți în siguranță documentele W-2 și W-4 după ce le-ați păstrat timp de patru ani. Din nou, acestea sunt documente de personal care conțin informații extrem de sensibile, cum ar fi numerele de securitate socială și codurile de identificare fiscală.
o afacere ar trebui să dețină pe înregistrările fiscale timp de trei ani, după cum puteți modifica o declarație fiscală în acel interval de timp. Șapte ani este numărul convențional, deoarece dacă IRS ar fi să vă auditeze, ar avea nevoie de aceste informații înainte de a putea distruge în siguranță aceste documente.
Ar Trebui Să Distrug Extrasele Din Conturile Închise?
Da. Odată ce aveți confirmarea că contul este închis și banii au fost transferați (sau eliminați), ar trebui să distrugeți extrasele și alte informații sensibile legate de cont. Același lucru este valabil și pentru cardurile de credit expirate și alte documente similare. Cu toate acestea, dacă oricare dintre aceste înregistrări ar putea fi necesare pentru un audit, atunci se aplică normele privind cazierul fiscal și ar trebui distruse după expirarea acestei perioade de timp.
Cum Eliminați Documentele De Afaceri?
în timp ce unii oameni se simt în siguranță folosind un tocător de birou pentru a avea grijă de nevoile lor de distrugere a documentelor, nu sunt echipați pentru volumul mare de documente pe care le au multe companii. Mărunțirea personală poate fi, de asemenea, consumatoare de timp și nu este la fel de sigură ca utilizarea unui serviciu profesional. Distrugerea corectă a documentelor nu este doar ceva de făcut din bunătatea inimii tale, fie … este legea.
cartierele de depozitare sunt experții în gestionarea nevoilor dvs. de distrugere a documentelor
profesioniștii din cartierele de depozitare sunt echipați pentru a vă ajuta să vă ocupați de toate nevoile dvs. de siguranță și distrugere a documentelor. Oferim stocare securizată a documentelor pentru a păstra materialul sensibil în afara amplasamentului. De asemenea, avem unități mobile de mărunțire pentru a veni direct la biroul dvs., pentru a vă ridica documentele la fața locului și pentru a le distruge imediat pentru a vă oferi liniște sufletească. Puteți programa unitățile noastre mobile de mărunțire în mod regulat pentru a vă menține biroul în siguranță și decluttered. Contactați specialiștii de informații de la spațiile de depozitare astăzi pentru o ofertă gratuită.