Microsoft Word är ett av de vanligaste programmen som används i företag idag. Forskning visar att nästan 600 000 företag i USA använder Office 365 och därmed använder Microsoft Word som sin primära ordbehandlare.
medan du skriver dokument är Microsoft Words huvudfunktion kan det tjäna ditt företag på många andra sätt.
Vad är Microsoft Word?
Microsoft Word är en del av den större Microsoft Office-sviten som också innehåller PowerPoint och Excel. Det finns flera olika versioner, inklusive hem & företag, hem & Student och professionell.
”Microsoft Word är den mest populära och kompatibla ordbehandlaren, tillgänglig på alla plattformar”, säger Colin Palfrey, chief marketing officer på Majesty Coffee. ”Filerna är framåt-och bakåtkompatibla på alla enheter och erbjuder en universell standard för författare.”
vad använder företaget för Microsoft Word?
med tanke på att Microsoft Word har så många funktioner och funktioner är det inte konstigt att människor har börjat använda det mer och mer för sin affärsverksamhet.
”att skriva officiella förslag och kontrakt är en stor del av det jag använder MS Word för”, säger Palfrey. ”Jag utarbetar också e-postmeddelanden i MS Word för att se till att formateringen och grammatiken/syntaxen är korrekt.”
följande är några av de specifika sätten du kan integrera Microsoft Word i dina affärsprocesser.
dokumentdelning
eftersom Microsoft Word är kompatibelt med alla plattformar eller enheter kan dokument som du skapar i ordbehandlaren delas med vem som helst, även de som inte har en Microsoft Word-prenumeration.
” för mig är en bra funktion att kunna dra upp presentationerna jag har gjort på en Mac och visa dem på vilken enhet som helst, eftersom alla mina enheter kan visa samma fil”, sa Palfrey.
mallalternativ
Microsoft Word har tusentals mallar, både inbyggda och nedladdningsbara, som ger dig ett enkelt sätt att börja på affärsdokument som brev, rapporter och förslag. Här är några av de mest populära MS Word-mallarna för affärsändamål:
- Kalender
- affärsbrev
- CV och följebrev
- nyhetsbrev
- affärsrapport
- affärsförslag
- Faktura
- Budget
- broschyrer och flygblad
- Pensionsmeddelande
- certifikat (till exempel månadens anställd)
- referensbrev
- marknadsföringsmaterial
- anställdas rapporter
”MS Word har mallar för att skapa allt från mötesprotokoll till produktbroschyrer”, säger Allan Borch, grundare av Dotcom Dollar.
skapa kontrakt
du kan använda Microsoft Word för att skapa egna kontrakt eller kontraktsmallar. Medan programmet inte har en nedladdningsbar mall för affärskontrakt är det lätt att hitta en med en stil du gillar någon annanstans, kopiera och klistra in den i ett nytt dokument och koppla in din information. (Observera att oavsett vilken väg du tar med dina kontrakt är det viktigt att få dem granskade av en advokat.)
Team collaboration
med delningsalternativen kan du skicka dokument till kollegor som de kan arbeta med. De kan spåra sina ändringar så att det är lättare att se vad de har lagt till eller tagit bort. Spårade ändringar gör det också möjligt för dem att skriva anteckningar och frågor i marginalerna som ska besvaras av någon annan som arbetar med dokumentet.
dokumentkoppling
med den här funktionen kan du skapa en mängd olika dokument som kan anpassas för varje person som tar emot den. Detta kan vara ett nyhetsbrev, en mötesinbjudan eller allmän affärskorrespondens.
i det här fallet måste någon typ av kalkylblad eller lista associeras med dokumentet så att Microsoft Word vet vilka namn och adresser som ska dras in i platshållarna.
Vad är några andra användningsområden för Microsoft Word?
Microsoft Word kan användas inte bara för företag utan för skojs skull och allmän bekvämlighet också. Du kan använda detta kontor programvara för en uppsjö av andra uppgifter än att skriva ett brev, skriva upp en uppsats eller utarbeta ett memo.
Kalender
Microsoft Office innehåller kalendermallar som du kan anpassa. Om du inte vill använda någon av Microsoft-kalendrarna kan du skapa din egen och anpassa den hur du vill ha i programvaran. Genom att helt enkelt förvandla layouten för ett dokument till liggande och infoga en tabell som är sju kolumner bred och fem eller sex rader lång kan du skapa en helsidig månadskalender för att hålla reda på ditt schema.
för att skapa en mindre kalender kan du använda porträttorienteringen istället och inkludera en rubrik högst upp på sidan med kalenderdelen längst ner på sidan. Du kan till och med infoga bilder, vattenstämplar eller andra illustrationer för att anpassa den innan du slår den på ditt kylskåp.
brevpapper eller brevpapper
med det stora urvalet av ClipArt som Microsoft Office innehåller kan du enkelt skapa personliga brevpapper eller professionella brevpapper. Först väljer du en hel ram eller delvis ram för att infoga på sidan. Därifrån anpassar du den med dina egna bilder, vattenstämplar och olika teckensnitt för att försköna sidan. Microsoft Word innehåller också brevpapper och brevpappersmallar som du kan använda om du inte vill skapa dina egna.
vykort
istället för att betala för dyra vykort på din resa kan du vänta tills du kommer hem och skapa dem själv med bilder från din egen kamera. Microsoft Word gör det enkelt att skapa vykort med en 4 x 6-tums inställning. Genom att klicka på fliken Sidlayout och sedan ändra storleken på dokumentet till vykortets storlek kan du börja anpassa det. Du kan även skriva ut vykortet på foto eller kartong för att göra det mer hållbart när du skickar det i posten.
nyhetsbrev
tack vare funktionen med flera kolumner i Microsoft Word kan du enkelt skapa familje-eller företagsnyhetsbrev. Välj först stående eller liggande orientering. Du kan sedan anpassa det som du vill. Du kan lägga till kolumner och lägga en solid linje mellan dem för mer distinkt separation. Microsoft Office innehåller några färdiga nyhetsbrevmallar som du kan arbeta från om du inte vill ta dig tid att skapa dina egna.
flygblad eller inbjudningar
oavsett om du behöver en flygblad för en loppmarknad eller arbetsfest eller en inbjudan till ditt barns födelsedagsfest, kan du enkelt skapa den i Microsoft Word. Om du vill vara kreativ kan du börja från ett tomt dokument och skapa en flygblad eller inbjudan från början. Om du inte känner för det kan du välja mellan många färdiga flygblad och inbjudningsmallar i Microsoft Office för snabb skapande.
oavsett om du skriver e-post, skriver förslag eller anpassar en av de många mallarna som finns i Microsoft Word, tvivlar du inte på ordbehandlarens värde för affärsändamål.