vi använder alla e-post men hur många vet faktiskt hur man adresserar ett e-postmeddelande bra? Att känna till etiken och rätt sätt att adressera e-postmeddelanden är avgörande när det gäller officiell verksamhet där felaktigt adressering av en mottagare kan diskvalificera dig eller få dig att verka inkompetent.
vi kommer först att titta på etiken som är involverad i e-postkommunikation innan vi går igenom hur man korrekt adresserar en okänd mottagare i ett e-postmeddelande. Att ha grunderna i e-postetikett hjälper dig att uppskatta rätt adresseringsformat.
Innehållsförteckning
etik att tänka på i en professionell e-post
när det gäller professionell e-post måste du vara mycket mer formell än att skriva vanliga e-postmeddelanden. Regeln som reglerar vilken typ av e-post du skickar ut kallas e-postetikett. Det hjälper dig att undvika att skicka främmande och irrelevanta informativa e-postmeddelanden. Med andra ord lär det dig hur du kommunicerar på lämpligt sätt.
med dessa enkla regler nedan, du skulle veta Dos och inte göra i en professionell e-post.
1. Använd En Professionell E-Postadress.
om du använder din egen personliga e-postadress för anställningsaktiviteter, se till att e-postmeddelandet förmedlar ditt fullständiga namn; ett exempel är [email protected]
det är mer lämpligt för professionell användning. Till skillnad från användningen av smeknamn, handtag, obskyra referenser eller initialer som [email protected] eller [email protected].
om du arbetar i ett företag bör du använda företagets e-postadress. Det är bra att ha två separata e-postadresser, en för personligt bruk och den andra för affärs-eller arbetsändamål. Det gör att du kan hålla orelaterade och personliga e-postmeddelanden från företagskorrespondens.
för professionell användning, se till att ditt e-postkonto är signerat till Gmail, Yahoo eller Hotmail eftersom de är de mest populära.
2. Välj rätt e-Posthälsningar
Undvik vardagliga stilar av hälsningar, som om du hämtar en gammal vän, särskilt i e-postmeddelanden. Detta inkluderar informella hälsningar som ’ Hej ”vad sap’ eller ’ Yo ’ i en professionell e-postinställning. De är för avslappnade och olämpliga. Dessutom skulle din mottagare ha ett dåligt intryck om dig.
om du vill bli lite lättsam kan du använda ’Hej’ eller ’Hej’ när du adresserar din mottagare. Det finns mer att maila hälsning än bara hej eller Hej och så vidare. När du läser vidare i artikeln skulle vi ta itu med vilka e-posthälsningar du ska använda.
3. Håll en professionell ton
när det gäller e-post är det svårt att veta hur du uppfattas. Du kan vara personlig men fortfarande vara professionell. Du måste undvika situationer där dina ord kan misstolkas eller felkommuniceras på grund av kulturella skillnader, särskilt i dina e-postmeddelanden.
undvik också humor om du vill att ditt meddelande ska tas på allvar. Ditt meddelande kan gå förlorat utan rätt ton eller ansiktsuttryck. Ofta, ord som talas och uppfattas som roliga är olika när de skrivs. Undvik också att använda negativa fraser eller extrema ord, särskilt när de är avsedda annars eftersom de gör att du verkar irriterad, orolig eller orolig.
4. Använd väldefinierade och korta ämnesrader
det är lämpligt att ha en tydlig beskrivande ämnesrad. Det kommer att skilja din e-post från de andra. Och det ger också din mottagare information om vad din e-post handlar om innan de läser ditt meddelande.
den ska ha högst sex ord och måste vara mycket kort. Din ämnesrad måste skrivas med precision och fri från humor.
ämnesrader måste skrivas djärvt. Detta hjälper till att enkelt identifiera, särskilt om mottagaren har många e-postmeddelanden som översvämmer inkorgen. Om du inte har en ämnesrad eller om du har men det inte ger din mottagare en uppfattning om innehållet i din e-post, finns det en stor chans att din e-post inte kommer att läsas.
5. Kontrollera Din Styckelängd.
en e-postlängd kan vara mycket utmanande, särskilt när det inte finns något teckenantal. Undvik långa stycken, som sådana sex till tio stycken. Högst fem stycken ska vara ditt e-postmeddelande. Med fyra meningar i varje stycke.
och se till att e-postmeddelandet tydligt anger syftet med ditt meddelande. Eftersom din ämnesrad ger din läsare en ledtråd, skulle syftet med e-postmeddelandet bara ge en definierad och korrekt förklaring.
Observera att om du har mycket att säga, kommunicera det via andra kanaler. Ett e-postmeddelande är inte en telefonchatt som du kan prata i timmar tills din telefon går död.
när den är för lång sätter den mottagaren av. Var informativ och undvik att vara känslomässig.
6. Välj Dina Punkteringar Noggrant.
var uppmärksam på de punkter du använder i din e-post. Varje mening bör ha lämpliga terminala skiljetecken; var det ett frågetecken (?), punkt (.), Komma (,), ett utropstecken (!), eller semikolon (;).
använd utropstecken lika sparsamt som du använder frågetecken. Utropstecken anses vara oprofessionella. Så det är bäst att du undviker att använda dem.
använd semikolon (;) där du vill ansluta två meningar relaterade och komma (,) som en konjunktion för att ansluta oberoende klausuler.
frågetecken (?) används i slutet av tvivelaktiga uttalanden och en punkt i slutet av varje mening.
ett exempel: har du pratat med HR-avdelningen? Om de är villiga att förhandla om villkoren, skulle det finnas en ökning av deras utsläppsrätter.
7. Korrekturläsa Ditt Meddelande Innan Du Skickar E-Postmeddelandet.
innan du trycker på Skicka-knappen, Kontrollera stavfel, ämnesverbavtal och andra grammatiska fel.
kontrollera ditt meningsfall. Använd standardteckenstorleken på 12 och typsnitt av Calibri, Times New Roman eller Arial. Undvik galna eller mångfärgade teckensnitt med färger som skulle skada ögonen som kräver glasögon innan de kunde läsa meddelandet.
använd alltid standardfärgen som är svart, använd inte fet eller kursiv ofta. Undvik misstag som din läsare definitivt kommer att fånga på. Använd inte emojis, förkortningar eller lägg till ’Skickat från min telefon’ varning i din e-post. Det är mycket oprofessionellt och ger en dålig uppfattning om dig.
slutligen, kontrollera om det finns ett signaturblock om du har angett rätt mottagarens namn och e-postadress innan du trycker på ’Skicka’ – knappen.
hur man adresserar ett e-postmeddelande till en okänd Person
oavsett om du känner till mottagarens namn eller kön är det viktigt att veta vilken hälsning som är lämplig. Det kommer att avgöra om mottagaren fortsätter att läsa din e-post eller inte. I det här avsnittet av artikeln skulle vi identifiera de bästa sätten att gå till sådana situationer och undvika att skicka det du inte tänkte, till den okända personen.
här är några tips att tänka på när du skickar ett e-postmeddelande till en okänd person;
1. Adress mottagaren med namnet
den bästa hälsningen att använda när du skriver ett professionellt e-postmeddelande är att adressera mottagaren med hans eller hennes namn. Om du inte känner till personens kön kan du försöka ta reda på detaljerna för personen du skickar din e-post till från företaget.
du kan till exempel använda ’kära’ eller ’kära’ men inte efter flera e-postutbyten. Det är också lite gammaldags och mindre formellt. Därför bör ett artigt och moderniserat sätt att adressera din mottagare vara ’kära förnamn’ eller ’kära efternamn.’
med andra ord, ’kära fru Catherine ’eller’ Kära Herr Jones. På så sätt låter du mer formell än den gammaldags tonen.
för ett e-postutbyte kan du svara genom att adressera honom eller henne med namnet de använde i sin tidigare e-post till dig.
2. Till ett okänt kön
Detta är den svåraste delen när du skriver ett formellt e-postmeddelande. Om du inte kan få namnet på din mottagare kan du använda ’Dear Sir/Madam’ eftersom det är mindre personligt och artigt. Det har ofta använts i ett afrikanskt sammanhang. Det är neutralt, så det kan användas även om du inte känner till mottagarens kön.
men om du känner till mottagarens kön kan du använda antingen ’DearMadam eller DearSir’ beroende på om det är han eller hon. Det är också ett av de bästa alternativen att använda när det gäller både professionella e-postmeddelanden och formella brev.
3. Använda jobbtitlar
detta gäller när du känner till mottagarens jobbtitel. Du bör använda jobbtitlar som matchar mottagarens position. Till exempel’ Dear Human Resource Manager ’eller’till HR-chefen’. Detta berättar mottagaren att du är väl medveten om den position de innehar och ger dig extra kredit när det är för jobbansökningar.
du kan också använda företagets namn om du inte känner till mottagarens Titel. Ett tydligt exempel är ’Dear Incorp Company.’Detta visar att e-postmeddelandet är avsett för företaget. Detta skildrar meddelandet som du vet om mottagarens företag och detta ger dig också poäng, särskilt om det är för en jobbansökan.
4. En generisk e-postadress
om du skickar e-post till en generisk e-postadress kan du använda ’vem det kan beröra’. Det låter passivt och lite aggressivt; beroende på sammanhanget har det använts. I vissa fall kan mottagaren tro att det inte berör dem och slutar läsa.
det är bra att använda det när du skriver omslag för jobbapplikationer eftersom det är väldigt opersonligt. Men om det är avsett för office-e-postmeddelanden kanske du vill lägga till ’Thankyouforyourtime’ i meningen för att mildra tonen.
5. Använda mindre formella hälsningar
under inga omständigheter ska du använda ’Hej’, ’Hälsningar till’ eller ’Hej där ’eller’ Hej där’, det här är inte de bästa alternativen för att adressera e-post till en okänd person, särskilt när du försöker förbli formell. Du kan använda dem om du känner mottagaren och om det är för ett informellt innehåll.
när du vill förbli mindre formell eller strikt bör du gå med ’Hej namn’ eller Hej namn.’Med andra ord,’ HelloMrJames ’eller’ HiMrsLaura.’Det här är enkla och lätta sätt att börja dina e-postmeddelanden. Om mottagaren är en kvinna och du är osäker på om hon är gift för att veta vilken titel att använda, det bäst du använder ’Ms, Detta omfattar både gifta och ogifta kvinnor.
slutsats
att använda professionella hälsningar är mycket viktigt eftersom det är det första mottagaren ser i din e-post. Detta betyder inte att du bör börja din e-post vackert och avsluta det fruktansvärt, lämnar en bitter eftersmak i mottagarens mun. Att använda rätt e-poststängningslinje och signeringar lämnar rätt intryck eftersom det är det sista som din mottagare läser.
du kan avsluta med ’Tack’, ’Tack för din tid’, ’ser fram emot att arbeta med dig’, ’ha en underbar dag’ eller ’ser fram emot vår nästa konversation’, som dina avslutande linjer. Och med goda signaturer som’ uppriktigt, ”med hälsningar eller vänliga hälsningar’,’ Med vänliga hälsningar’,’ respektfullt ’eller’ hjärtligt, sedan din signatur block och ditt fullständiga namn.
användningen av någon av dessa stängningslinjer och signeringar skulle komplettera din hälsning och e-postmeddelande. Och det kommer sannolikt att påverka ett snabbt och positivt svar.
vilka är dina tips om e-postetikett och hur du adresserar e-postmeddelanden till en okänd publik?
fem viktiga hämtställen;
- Välj din ämnesrad klokt. Det måste vara kort och koncist.
- använd professionell hälsning, stängningslinjer och signeringar.
- Håll dig vänlig, formell och undvik sarkasm i hela ditt meddelande.
- kontrollera din grammatik, skiljetecken och stavningar.
- kontrollera ofta och svara snabbt på dina e-postmeddelanden.