KPA: s senaste HRCI-godkända” Investigations Without tveka ” webinar gick ner i historieböckerna som vårt mest populära webinar någonsin! Det var också medarrangör av FordHarrison, KPA: s partnering advokatbyrå.
naturligtvis hade arbetsgivare som deltog i webinariet många frågor. Nedan följer de vanligaste frågorna som våra experter ställdes och deras bästa praxis svar.
Q: Vad är HR: s ansvar när en anställd gör ett klagomål om en annan anställd som trakasserar honom/henne, men då säger klaganden att han/hon bara ventilerar och inte vill lämna in ett officiellt klagomål?
A: varje gång ett klagomål eller problem uppmärksammas av HR eller ledning, har du en skyldighet att fullt ut undersöka saken. Även om anställda indikerar att de ” bara ventilerar.”Om det finns olämpligt beteende som händer, vill du vara säker och ta itu med det så snart som möjligt för att förhindra framtida problem eller påståenden.
Q: Om vi inte frågar den anklagade den direkta frågan om, ” trakasserade du Nancy?”, vad ska då vara vår fråga?
A: Du bör börja med att ställa mer allmänna frågor, till exempel ”berätta om ditt arbetsförhållande med Nancy?”eller” berätta om dina dagliga interaktioner med Nancy.”Du kan sedan flytta till en mer spetsig fråga om situationen: ”berätta om en incident som hände på XYZ-datum mellan dig och Nancy.”
försök att undvika att sätta den anklagade i defensiven genom att direkt fråga, ” trakasserade du nancy sexuellt?”
Q: Har arbetsgivaren skyldighet att anmäla sexuella trakasserier till polisen?
A: Nej, arbetsgivaren har ingen skyldighet att anmäla sexuella trakasserier till polisen. Men om det leder till sexuella övergrepp bör du anmäla det till polisen och uppmuntra offret att lämna in en polisrapport. Som arbetsgivare vill du vara säker på att du skyddar hela din arbetsplats.
F: är det giltigt att fråga den anklagade om de är villiga att underkasta sig en polygraf även om arbetsgivaren inte planerar att faktiskt göra det?
A: Nej, om arbetsgivaren inte har för avsikt att administrera ett polygraftest, skulle jag inte rekommendera att ställa frågan. Om arbetstagaren säger ja, och arbetsgivaren inte följer igenom, visar det brist på trovärdighet från arbetsgivarens sida.
f: baserat på NLRB, får vi begära offret att hålla saker konfidentiella?
A: Det fanns en domstolsavgörande i 2017 om utredningar och konfidentialitet där National Labor Relations Board (NLRB) tillkännagav en ny regel som förbjuder arbetsgivare att använda filtpolicyer som hindrar anställdas diskussioner om pågående utredningar.
NLRB uppgav att en arbetsgivare endast får förbjuda diskussioner om pågående utredningar om den från fall till fall visar att den har en legitim och väsentlig affärs motivering som uppväger en anställdas avsnitt 7 rättigheter.
under en viss utredning måste arbetsgivaren avgöra om vittnen behöver skydd, bevisen riskerar att förstöras, vittnesmål riskerar att tillverkas eller om det fanns ett behov av att förhindra en mörkläggning.
för ytterligare information om detta ämne kan du referera till:
NLRB-begränsningar för Arbetsgivarförfrågningar om konfidentialitet vid Arbetsplatsutredningar kvarstår efter DC-Kretsbeslut
F: ska våra undersökningsfrågor och svar skrivas/registreras ordagrant eller kan vi sammanfatta svaren?
A: dina frågor ska vara fullständigt skrivna och dokumenterade. Svaren kan sammanfattas. Men om det finns en fras eller citat som är en viktig del av utredningen, bör du helt dokumentera det med citat och notera att det är ett direkt citat.
F: är det OK att be anställda att fylla i ett första skriftligt klagomålsformulär om de kommer in på mitt kontor för att prata om en situation som hände på jobbet?
A: ja, det skulle anses vara en bästa praxis att få arbetstagaren att lämna in ett skriftligt klagomål till arbetsgivaren. Arbetstagaren ska underteckna och datera det skriftliga uttalandet.
du kan coacha dem för att ge så många detaljer som möjligt om situationen och namnge eventuella vittnen.
f: vilka är dina rekommendationer om vittnen som skriver uttalanden som en del av intervjuprocessen?
A: Vi uppmuntrar starkt att samla in skriftliga uttalanden från anklagaren, anklagade och eventuella vittnen. Dessa uttalanden hjälper till att säkerhetskopiera dina intervjuanteckningar.
Q: Finns det några problem med att intervjuade skriver på anteckningarna i diskussionen efter intervjun för att verifiera att anteckningarna är korrekta?
A: Det finns inget problem med att be intervjuade att skriva på sina skriftliga uttalanden. Faktum är att det anses vara en bästa praxis att få intervjuade att underteckna och datera det skriftliga uttalandet.
F: Vad är din dokumentationsretention rekommendation?
A: Du bör hålla utredningsdokumentation så länge som arbetstagaren är en aktiv anställd och minst 3 år efter uppsägningsdatumet.
F: har du några tankar om inspelning av intervjuer?
A: Vi rekommenderar inte inspelning av intervjuer.
F: Hur lång tid ska en undersökning ta? När en klagande är mycket upprörd och vill att det ska tas om hand nu, Hur hanterar jag det?
A: en undersökning bör inledas omedelbart efter att du blivit medveten om en situation. Beroende på hur många vittnen som är inblandade och hur många som behöver intervjuas, bör en utredning ta 24-72 timmar.
Q: Vid vilken tidpunkt efter att ha fått ett skriftligt eller mailat klagomål från en trakasserad anställd, låter du den anklagade parten veta att det finns ett trakasserier mot dem? Väntar du tills utredningarna äger rum?
A: Du är inte skyldig att avslöja detaljerna i fordran eller den person som förde fordran framåt. Vi rekommenderar att du inte avslöjar denna information för att skydda mot vedergällning och potentiell motreaktion.
under dina intervjuer rekommenderar vi att du fokuserar på att ställa frågor kring situationen / situationerna som rapporteras.
Q: Om vittnen diskuterar en intervju/utredning med lagkamrater, kan vi disciplinera dem för att göra det?
A: du vill se till att du har gett rätt information under din undersökningsintervju. Betona att all information som delas under utredningsprocessen bör förbli konfidentiell och bör inte diskuteras med någon utanför intervjun.
om arbetstagaren bryter mot denna policy kan de vara disciplinerade.
F: kan du tvinga ett vittne att delta i en utredning om han/hon namngavs av den trakasserade som vittne? Vad gör du när potentiella vittnen vägrar att vara inblandade?
A: om anställda vägrar att delta i en arbetsplatsutredning kan de avslutas av orsak.
det fanns ett rättsfall i 2016, Gilman v. Marsh & McLennan Cos., Nr 15-0603-cv(L), där den amerikanska Hovrätten beslutade att en anställd kan avslutas för orsak om de vägrar att delta i en utredning.
den andra circuit court uppgav, den avgörande faktorn var om orderna att samarbeta i intervjuerna var rimliga. Om så är fallet kan de anställda ordentligt avslutas för att vägra att ” lyda en direkt, otvetydig, rimlig order från arbetsgivaren.”
F: Vad gör du när beteendet har rapporterats och ledningen inte adresserar beteendet och det fortsätter?
A: om personen som fordran gjordes inte gör något för att undersöka fordran, kan arbetstagaren ta fordran till en annan ledningsmedlem, eller de kan ta det direkt till det tillämpliga statliga organet eller EEOC. Om du är medlem i ledningen och är medveten om ett krav har du ett ansvar att ta det till en högre ledningsnivå eller en ägare.
F: Jag gick till EEOC: s webbplats och kunde inte hitta de typer av frågor de använder i en undersökning. Eller borde jag ha klickat på länken för att lämna in en rapport?
A: länken för att komma åt intervjufrågorna på EEOC-webbplatsen är eeoc.gov/policy/docs/harassment.html. frågorna ligger ungefär halvvägs genom sidan.
F: Vad händer om ingen får göra ett klagomål till HR? I vår organisation får anställda höra att de inte kan kontakta HR för någonting och de kan bara gå till sin handledare, även när de har problem med sin handledare.
A: en av de viktigaste rollerna för mänskliga resurser är att stödja anställda och hjälpa till att hålla företaget förenligt med statliga och federala anställningslagar. Mänskliga resurser spelar en viktig roll för att mildra ett företags exponering för potentiellt ansvar för sysselsättningsrelaterade frågor.
vi uppmuntrar dig att se över din nuvarande policy och uppmanar dig starkt att genomföra en öppen dörrpolicy. En betydande del av en effektiv kompatibel policy mot trakasserier är att tillhandahålla flera metoder för rapportering av fordringar, inklusive inte bara den anställdes direkta chef utan också personalresurser, alla medlemmar i ledningen och externa byråer.
att bara låta anställda rapportera problem till sin chef är mycket begränsande, särskilt om problemet gäller deras chef. Anställda bör ges mer än ett alternativ för att rapportera problem och problem.
Q: Hur kan du lova anställda att det inte kommer att bli någon vedergällning om så snart handledarna får reda på anställdas klagomål, schemalägger de människor annorlunda, behandlar dem annorlunda, ger dem svårare uppgifter etc.?
A: om en chef vidtar en negativ åtgärd mot en anställd baserat på att den anställde framför ett klagomål eller en oro angående den chefen eller någon annan person, bör chefen disciplineras och påminnas om företagets policy mot vedergällning. Att hämnas mot en anställd för en skyddad verksamhet är olagligt och kan leda till en mycket kostsam rättegång för företaget.
nedan finns en länk till EEOC med ytterligare information om vedergällning.
vedergällning: överväganden för federala Byråchefer
F: Vad händer om det inte är en verbal sexuell trakasserier men det var ett visuellt brott? Också, vad händer om anställda misstag sexuella trakasserier som ” bara horsing runt?”
A: oavsett om brottet är verbalt eller visuellt, vill du undersöka saken.
när du utför en utredning kan du oftare än inte bestämma att ett trakasserier representerar olämpligt beteende på arbetsplatsen. Den anställde visar olämpligt beteende bör rådas och potentiellt disciplinerad.
Detta är också en möjlighet att kommunicera till alla anställda förväntningarna på arbetsplatsbeteende.
F: om en person gör ett klagomål mot någon, har inte den anklagade rätt att veta vem anklagaren är och det specifika klagomålet? Jag vet att du rådde att inte ställa ledande frågor och inte bara Öppet fråga ”gjorde du xyz…?”, men någon gång borde de veta vad det exakta klagomålet är och vem klagade eftersom det inte borde finnas någon förväntan om konfidentialitet under en utredning.
A: en utredning ska alltid hållas konfidentiell och endast de som utför undersökningen ska ha fullständiga detaljer.
en arbetsgivare är inte skyldig eller skyldig att avslöja vem som lämnat in en oro och detaljerna i oro/klagomål. Du vill säkerställa konfidentiellt så mycket du kan. Vedergällning och motreaktion oro blir allt viktigare om anklagaren och det specifika påståendet avslöjades för den anklagade.
som sådan är du inte skyldig att berätta för anklagaren om de specifika resultaten av utredningen eller de specifika åtgärder som vidtagits, bara att en utredning genomfördes och lämpliga åtgärder vidtogs.
F: Om någon person som gör ett klagomål, är ett vittne, är den anklagade etc. under en utredning går tillbaka till sitt arbetsområde eller ens utanför arbetet och diskuterar fallet, frågor, deras svar med andra potentiella vittnen… kan arbetsgivaren disciplinera dem eller ska vi åtminstone göra dem medvetna om att deras verksamhet har rapporterats och ge dem en muntlig varning. Jag känner att de vid den tiden redan har förorenat andra vittnen och till och med orsakat ytterligare störningar i verksamheten.
A: Du vill se till att du öppnar dina utredningsintervjuer med uttalandet om konfidentialitet och konsekvensen om konfidentialitet bryts.
om du är orolig för konfidentialitet kanske du vill placera de berörda personerna på betald administrativ ledighet tills din utredning är klar. Om en anställd placeras på administrativ ledighet vill du vara säker på att du kommunicerar förväntningarna på konfidentialitet och kommunikation med kollegor medan du är på semester.
om en anställd talar med kollegor eller andra vittnen, vill du vara säker på att vidta snabba och omedelbara disciplinära åtgärder som kan innefatta uppsägning. KPa: s Vera HR erbjuder online och on-call tillgång till ett team av certifierade HR-experter med kunskap om både statliga och federala lagar.
Detta är bara en smak av den användbara informationen som delas på KPA: s webbseminarier. Registrera dig för en kommande session idag.
- Dela +
- E-Post
- Skriv Ut