ett steg för steg disciplinärt förfarande-från Verbal varning till uppsägning

att sparka en anställd är en allvarlig sak.

det kan få mycket allvarliga konsekvenser som går långt utöver den enkla förlusten av en inkomst eller ett jobb.

det kan också ha en betydande samhällelig stigma bifogad.

det är därför Employment Appeals Tribunal, Rights Commissioner Service och Civil Courts och andra organ är så angelägna om att en anställd får rättvisa förfaranden och naturlig rättvisa.

syftet med ett disciplinärt förfarande är att säkerställa att anställda når de krav som krävs-både i beteende och kompetens – vid fullgörandet av sina uppgifter. Ett disciplinärt förfarande bör inte bara vara straffbart.

innan ett disciplinärt förfarande åberopas alls, ska arbetstagaren informellt rådas om sitt beteende, närvaro, arbetsnormer eller vad det än är som orsakar problemet.

informell rådgivning

det fördisciplinära förfarandet informell rådgivning bör utföras för att säkerställa att arbetstagaren känner till de förväntade standarderna och bör utföras av en handledare/Chef.

arbetstagaren ska vara

1. berättade vad som behöver förbättras (t.ex. tidtagning, närvaro, uppförande, arbetsnormer)
2. ges möjlighet att förklara
3. ges en handlingsplan för att åstadkomma den nödvändiga förbättringen
4. ges en skriftlig anteckning, undertecknad av både handledare/Chef och anställd, av den överenskomna åtgärden som ska vidtas.

om denna informella rådgivning inte ger den nödvändiga förbättringen kommer det formella disciplinära förfarandet att åberopas.

men många arbetsgivare är osäkra på hur man genomför ett disciplinärt förfarande på sin arbetsplats, utan att lämna sig utsatta för ett krav på orättvis uppsägning.

rättvisa förfaranden och naturlig rättvisa

Låt oss ta en titt på ett steg för steg förfarande som, om det följs, bör säkerställa att arbetstagaren får naturlig rättvisa och rättvisa förfaranden.

och bör se till att arbetsgivaren inte förlorar ett fall för orättvis uppsägning på grund av att man inte följer rättvisa förfaranden.

SI 146 av 2000-lagen om industriella relationer, 1990 (uppförandekod för klagomål och disciplinära förfaranden) (förklaring) Order, 2000 är inte obligatorisk och innehåller endast riktlinjer.

men att inte tillämpa principerna från koden skulle vara ett misstag av arbetsgivaren eftersom någon 3: e parts domstol eller domstol kommer att imponeras utan något förfarande som ger rättvisa förfaranden till arbetstagaren för att säkerställa rättvisa och naturlig rättvisa.

även i avsaknad av ett disciplinärt förfarande på arbetsplatsen har arbetstagaren fortfarande rätt till rättvisa förfaranden och naturlig rättvisa och uppförandekoden, om den följs, bör säkerställa detta.

huvudpunkterna om denna procedur är följande:

• alla arbetsgivare bör ha kommit överens om förfaranden för att hantera klagomål och disciplinära frågor
• alla chefer och arbetsledare bör vara medvetna om och tillämpa dessa förfaranden
• arbetstagarrepresentanter bör kunna hjälpa anställda i svårigheter
• eventuella problem som uppstår bör hanteras rättvist med en möjlighet för arbetstagaren att göra framställningar för hans räkning
• en räckvidd av sanktioner bör tillhandahållas och övervägas
• varningar bör tas bort från arbetstagarens rekord efter en viss tid.

de grundläggande principerna för rättvist förfarande är

1. förfarandet är rättvist och rationellt
2. grunden för det disciplinära förfarandet är tydligt, dvs arbetstagaren vet vad han har gjort fel
3. påföljderna är tydliga
4. en intern överklagandemekanism finns på plats.

för att kunna visa att rättvisa förfaranden följdes (i andra fall än grova missförhållanden och/eller oärlighet), bör varningar utfärdas till den anställde som anger orsaken till klagomålet mot honom. (I fall av oärlighet är ingen varning nödvändig)

hur man utför ett formellt disciplinärt förfarande

stegen i det disciplinära förfarandet följer i allmänhet graderade steg inklusive en muntlig varning, skriftlig varning, slutlig skriftlig varning och uppsägning. I fall av grov eller allvarlig försummelse är det dock tillåtet att börja i steg 4 i förfarandet.

men andra sanktioner förutom kärnkraftsalternativet för uppsägning bör övervägas av arbetsgivaren. Alternativ kan inkludera en överföring till en annan del av arbetsplatsen, annan roll eller demotion.

Tänk på att en anställd kan avbrytas på lön i avvaktan på utredning men skulle endast avbrytas utan lön i avvaktan på överklagande av uppsägning.

Steg 1-Verbal varning

generellt bör en anställd få en verbal varning för en första överträdelse.

även om arbetsgivaren ”bara” ger en muntlig varning, är det fortfarande en del av en formell disciplinär process och principerna om naturlig rättvisa, rättvisa förfaranden och rättvisa/rättvisa skulle alltid gälla.

detta skulle innebära ett möte med den anställde där arbetstagaren kunde ta med en kollega eller annan representant. Det finns ingen rätt att få ett juridiskt ombud, om inte arbetsgivaren samtycker.

detta kan vara en facklig representant, även om arbetsgivaren kanske inte formellt erkänner eller engagerar sig i facket. Hans roll kommer att vara som en minut taker och vittne, inte en förespråkare eller talesman.

vid mötet ska arbetstagaren informeras om vad problemet är och uppmanas att svara och förklara sina handlingar.

det ska inte vara bråttom att döma av arbetsgivaren eftersom mötet är utredande.

efter mötet ska ett bekräftande brev ges till arbetstagaren. Detta brev bekräftar att arbetstagaren har fått en muntlig / muntlig varning. Det bör också innehålla de förbättringar som krävs av arbetstagaren med avseende på det beteende som ledde till varningen och den tidsram inom vilken förbättringen måste göras.

detta brev bör också ange att misslyckande med att förbättra kommer att leda till 2: a etappen av disciplinärförfarandet och slutligen uppsägning.

det ska också ange den tidsperiod för vilken den kommer att finnas kvar på arbetstagarens fil, varefter den kommer att tas bort. 3 månader skulle vara en rimlig period för denna 1: a verbala varning att stanna kvar, men det kan förbli i 6 månader.

om en anställd avbröts med lön i avvaktan på en utredning är det viktigt att han vet hur länge avstängningen ska vara och utredningen måste hållas inom en rimlig tidsram. ”Rättvisa försenad är rättvisa nekad”.

när detta disciplinära förfarande har börjat ska arbetsgivaren hjälpa arbetstagaren att förbättra beteende eller prestanda, beroende på vilket som var källan till problemet på 1: a plats.

arbetsgivaren bör registrera detaljerna för denna 3 månaders övervakningsperiod och omskolning eller omlokalisering bör övervägas, om möjligt och rimligt.

men om arbetstagaren misslyckas med att förbättra eller det finns en upprepning av den aktivitet som orsakade den muntliga varningen på 1: a plats kan arbetsgivaren utfärda en första skriftlig varning.

kolla in min onlinekurs i hur man utför ett disciplinärt förfarande på arbetsplatsen.

steg 2-första skriftliga varningen

den 1: A skriftliga varningen kan utfärdas inom den tidsperiod som rekommenderas för övervakning efter den muntliga varningen, förutsatt att det inte finns någon förbättring av beteende eller prestanda.

innan den utfärdas ska arbetstagaren bjudas in till ett annat möte, berättas om överträdelsen och ges möjlighet att svara.

den skriftliga varningen kommer sedan att utfärdas och pågå i ytterligare 3 månader. Denna varning bör också tydligt ange problemets art, föreslå lösningar som omskolning och ge råd om eventuella sanktioner (inklusive uppsägning) om ingen förbättring observeras inom 3-månaderna.

arbetsgivaren bör återigen ge all rimlig hjälp till arbetstagaren för att hjälpa honom att förbättra beteende och/eller prestanda. Men empo9yer måste vara uppmärksam på sin skyldighet att ta hand om andra anställda också.

steg 3-sekunders skriftlig varning

om den nödvändiga förbättringen inte kommer inom 3-månadersperioden efter den 1: a skriftliga varningen kan en 2: a skriftlig varning utfärdas. Detta är helt och hållet en fråga för arbetsgivaren och det är vanligt att många arbetsgivare endast utfärdar en 1: A och sista skriftlig varning.

denna varning görs på ett liknande sätt som de andra 2 varningar som avses ovan, men du skulle överväga att ge en 6 månaders övervakningsperiod för att möjliggöra förbättring.

steg 4-slutlig skriftlig varning

om den nödvändiga förbättringen inte sker kommer en slutlig skriftlig varning att utfärdas med en 12 månaders övervakningsperiod.

brevet som bekräftar denna varning kommer att meddela att om det inte finns någon förbättring eller om det dåliga beteendet/prestandan upprepas kommer uppsägning att ske.

detta varningsbrev kommer att vara det sista före uppsägning så det är viktigt att det är väl utarbetat eftersom det kommer att granskas noggrant av arbetstagaren och förmodligen hans juridiska rådgivare.

denna skrivelse bör endast hänvisa till de frågor som hittills har varit föremål för disciplinärförfarandet, inte andra frågor som aldrig har ställts till arbetstagaren.

Steg 5-uppsägning eller åtgärd kort uppsägning

om det inte finns någon förbättring efter den slutliga skriftliga varningen är uppsägning det troliga resultatet. Ett möte ska kallas och arbetstagaren och hans representant inbjuds.

arbetsgivaren bör påminna arbetstagaren om det beteende / beteende som har lett till denna punkt, de upprepade överträdelserna/misslyckandet med att förbättra prestanda tillräckligt och att uppsägningen sker i enlighet med disciplinförfarandet.

arbetstagaren ska ges möjlighet att överklaga inom 14 dagar. Han bör också få ett brev som bekräftar uppsägningen och rätten att överklaga, tidsperioden för överklagande och vem som ska överklaga.

grov eller allvarlig försummelse

grov eller allvarlig försummelse kommer normalt att behandlas under det sista steget – Steg 4 eller steg 5, beroende på hur många steg du använder i din procedur.

det finns ingen juridisk definition av ”grov misshandel”, men det skulle i allmänhet omfatta

• kriminella handlingar
• stöld
• avsiktlig skada på egendom
• misshandel
• tjänstefel
• allvarligt brott mot hälsa och säkerhet förfarande
• bedrägligt beteende
• förfalskning av poster
• missbruk av företagets policyer/förfaranden
• missbruk av förtroende
• allvarliga sexuella trakasserier, trakasserier, mobbning
• allvarliga överträdelser av Internet/e-Postpolicy
• allvarliga överträdelser av data skyddspolicy
• våldsamt beteende

Detta är inte en uttömmande lista och det kan finnas andra handlingar som kan anses vara allvarliga oegentligheter inom ramen för ett visst jobb eller bransch.

allvarligt / grovt fel bör hanteras enligt följande:

1. Meddela arbetstagaren om anklagelsen utan dröjsmål

detta skulle för det första innebära en preliminär insamling av fakta och för det andra en inbjudan till arbetstagaren att delta i ett möte för att lägga anklagelsen. Arbetstagaren ska få veta att han kan ta med en arbetskollega eller facklig representant till detta möte.

det är viktigt att strikt konfidentialitet upprätthålls eftersom arbetstagaren är oskyldig tills det bevisas på annat sätt och har rätt till skydd för sitt goda namn.

2. Undersökning

en utredning kommer att genomföras och arbetstagaren kan avbrytas med lön i avvaktan på resultatet av denna undersökning.

det ska utföras så snabbt som möjligt av en part/parter med nödvändig expertis, som är behaglig för arbetsgivaren och arbetstagaren, och i enlighet med villkoren för utredningen. I uppdragsbeskrivningen bör det anges

1. tidsplanen för undersökningen och
2. omfattningen av undersökningen, det vill säga att avgöra om påståendet har bifallits eller inte.

ett skriftligt register över alla möten bör hållas och konfidentialitet upprätthållas.

utredaren ska kunna intervjua alla anställda som kan hjälpa till med utredningen.

den anställde mot vilken anklagelsen har gjorts bör ges kopior av alla skriftliga anteckningar före och under utredningen, t.ex. vittnesmål, detaljer om den påstådda missförhållandet, anteckningar. Han bör också få representation vid alla möten under utredningsprocessen.

när utredningen har slutfört en skriftlig rapport som anger utredarens beslut, baserat på sannolikhetsbalansen, kommer att ges till ledande befattningshavare och anställd.

om anklagelsen har upprätthållits kommer ett ytterligare disciplinärt möte att hållas med arbetstagaren.

3. Disciplinära utfrågning

den anställde bör informeras om disciplinära mötet skriftligen och berättade

• det är en formell disciplinära möte under etapp 4 eller 5 i disciplinära förfarandet
• syftet med mötet är att höra representationer på uppdrag av den anställde och att avgöra om en disciplinära påföljd är lämplig
• det möjliga resultatet av utfrågningen
• rätten att åtföljas

när framställningar har gjorts och förhandlingen inte ska undersöka anklagelserna igen kommer mötet då att vara ajourneras för att låta beslutsfattaren bestämma vilken åtgärd, om någon, ska vidtas.

mötet kommer att sammankallas och beslutet meddelas den anställde som också kommer att få veta om sin rätt att överklaga beslutet.

avslutande anmärkning

inget av ovanstående kommer att gälla situationer med grov försummelse som kan leda till omedelbar uppsägning.

dessutom kan allvarligare överträdelser av beteende leda till att förfarandet startas med en skriftlig varning eller vid en annan punkt i förfarandet.

huvudpunkten är att det finns ett förfarande som är rättvist och öppet och både arbetsgivare och arbetstagare vet var de står.

lika viktigt är att andra anställda ser förfarandet som rättvist och rättvist och att de får rättvisa förfaranden när det finns ett problem.

online-utbildning för arbetsgivare / HR-proffs

du kanske är intresserad av min online-kurs-hur man utför ett disciplinärt förfarande på den irländska arbetsplatsen.

är du anställd?

är du förvirrad över dina rättigheter eller var du står?

är du arbetsgivare?

du kanske är intresserad av detta.