i en tid präglad av textmeddelanden och sociala medier, traditionella seder såsom RSVPing till en händelse kan verka gammaldags. Oavsett om du får en inbjudan till pappershändelse eller en gevme-inbjudan via din favoritwebbplats för sociala medier, är det normalt att be om och ge ett RSVP-svar. Så undrar du hur man svarar på ett evenemang via e-post?
vad betyder RSVP?
RSVP är en förkortning för den franska frasen ”r jacobpondez s ’ il vous plait”, vilket betyder ”vänligen svara”. Traditionellt inkluderar inbjudningar som skickas via posten ett tryckt kuvert och ett svarskort för att underlätta mottagarens svar. Detta är ett av sätten att hantera en RSVP bröllopsinbjudan, och kostnaden för returportot och ytterligare utskrift är värt det så det lyckliga paret har ett exakt antal för sin stora dag.
rvsp vs beklagar endast
beroende på instruktionerna i inbjudan kan du skicka ett mail till avsändaren med RSVP, vilket sparar tid och pengar. Även om e-postsvaret är acceptabelt kan du ha frågor om hur du formaterar ditt svar: RVSP eller beklagar bara. Uttrycket ”RSVP, beklagar bara”, eller helt enkelt” beklagar bara”, är en populär modern variant som innebär”Om du inte svarar kommer den att tas som en acceptans”. Uttrycket ” beklagar bara ”hänvisar till antagandet att en deklination kommer att formuleras med en viss variation av”Vi beklagar att vi inte kan delta…”.
RSVP typer
en RSVP till en händelse via e-post kan utföras på flera sätt. Det finns tre kritiska element för varje Händelse RSVP: RSVP-tidsfristen, gästnamn(er) och svar. Det finns också formella och informella RSVP-e-postmeddelanden. Alternativen inkluderar RSVP via e-post, text eller direktmeddelande på sociala nätverk, beroende på din befintliga relation med avsändaren och hur du väljer att skicka den ursprungliga inbjudan.
när RVSP ska skickas
gör ditt RSVP-datum två till tre veckor före ditt evenemangsdatum för att ge tillräckligt med tid för att du ska få ett slutligt antal anställda till cateringfirman (en vecka innan) och slutföra ditt sittdiagram. En formell RVSP till ett evenemang görs vid en konferens, möte, toppmöte, bröllop etc. Icke-formella RSVP skickas också för att se till att alla kommer.
om du tror att du behöver lägga till en förklaring till din frånvaro, gör det. Ofta, att veta i förväg hur många som kommer fram är viktigare för arrangören av evenemanget än orsakerna till att de inte kommer.
händelser som kräver ett svar
en konferens eller ett bröllop, födelsedagskalas, årsdagar, företagsfester, etc., kräver ett svar som är både formellt och hjärtligt samtidigt, så se till att använda ett e-postmeddelande som begär en RSVP. Kom ihåg att be om ett svar på en inbjudan som kräver en och OSA till någon middag eller annan händelse som kräver planering baserat på antalet gäster.
vad händer om du inte RSVP?
faktum är att vissa människor glömmer, medan andra fördröjer och sedan känner sig skyldiga, så de försenar ännu längre när de svarar på RSVP-e-postmeddelandet för en händelse. För många värdar på den icke-mottagande änden av en RSVP, det verkar som om en inbjuden helt enkelt väntar på något ”bättre” att eventuellt komma med. Evenemangsplanerare kan också ringa dem som inte snabbt eller på lämpligt sätt svarar på ett svar.
hur man RSVP via e-post till en händelse
huruvida ditt RSVP-svar ska vara formellt eller inte beror på tonen i inbjudan själv.
formell RSVP
svaret på en konferensinbjudan är vanligtvis mer formell än en grillinbjudan med dina vänner. Du måste berätta för personen om du kommer och tar med en gäst.
informell RSVP
om inbjudan är oväntad eller om det är bekvämt för dig att anpassa ditt svar kan du använda Informellt Språk.
hur man tackar din värd
” Richard och Rebecca Rogers accepterar gärna (eller ångrar att de inte kan acceptera) din vänliga inbjudan till (evenemangets namn) på (datumet för evenemanget). Tack för att du är värd för detta evenemang.”Detta ger all information som värden behöver lägga till dig eller kolla ditt namn på närvarolistan.
formulering
även i ett e-postformat bör ett officiellt svar följa formuleringen av inbjudan. När du skapar ett RSVP-e-postmeddelande och under inbjudningsdesignprocessen kan du komma till RSVP-delen av ditt e-postpaket och upptäcka att du inte har tänkt mycket på hur detta element ska formuleras.
för planerare
använd e-postkort tillsammans med ett kuvert med frimärke. Det kan också vara ett dubbelsidigt vykort, eller du kan helt enkelt ange en webbplats för gäster att interagera med eller ett telefonnummer för gäster att ringa och ge sina svar.
skapa en RSVP
fånga dina evenemangsuppgifter, anpassa dina e-postmeddelanden, designa och utforma din inbjudan som du vill, utan att behöva programmera färdigheter, via GEVME e-postmarknadsföringsplattform. Din databas kommer att uppdateras med varje svar på ditt evenemang du får via detta intuitiva e-postsystem.
Skrivinstruktioner om hur man svarar
gör det enkelt för gästerna att svara. Var tydlig i din förfrågan och var beredd att knuffa dem. Använd en artig men fast ton. Undvik att ge dem för snäva tidsfrister.
definiera tidsfristen för ett svar
Skriv en RSVP till en händelse med en tidsfrist som inte är för tidigt och inte för långt borta.
att avbryta eller ändra en RSVP
att ändra ett ”ja” till ett ” nej ” är endast acceptabelt vid sjukdom eller skada, dödsfall i familjen eller något annat extremt allvarligt tillfälle.
Sample RSVP email
för att förstå detaljerna i RSVP-skrivning och applikationer, Titta igenom dessa RVSP till en händelseprover:
kraft händelser runt om i världen med hjälp av GEVME
gevme event management platform kan hantera miljontals gäster runt om i världen. Skicka gäster digitala inbjudningar, eller bädda in din RSVP på din webbplats och GEVME kommer att göra spårning närvaro en bris.
Använd ett enda verktyg för specifika RSVP-behov.
använd gevmes helt integrerade programvara för evenemangshantering och marknadsföring för att driva varje steg i din evenemangslivscykel. Använd ett enda verktyg för specifika RSVP-behov, eller dra nytta av utvalda funktioner genom att anpassa dina e-postmeddelanden. Dina gäster kan besöka din online-RSVP-webbplats och slutföra din anpassade online-RSVP på några minuter!