- 29shares
korrekt skrivna, tydliga arbetsplatsförfaranden hjälper dig att uppnå en konsekvent högkvalitativ produkt och hålla ditt team säkert.
om dina instruktioner är oklara eller öppna för flera tolkningar kommer saker att gå fel. Detta kommer att skada din produktkvalitet och kan äventyra dina arbetstagares säkerhet—som båda i slutändan kommer att kosta dig pengar.
följ dessa fem enkla steg för att minska risken för dåliga resultat för ditt team och ditt företag.
Känn din publik
Skriv med din publik i åtanke. Antag inte att läsaren vet vad du pratar om. De kommer sannolikt att ha ett brett spektrum av åldrar, upplevelser, olika kulturer och språk och olika förmågor att lära sig nya saker.
närma dig processen noggrant; du försöker inte’ dumma ner ’ instruktionerna du ger. Du har redan gett den här personen ett jobb baserat på en viss förmåga och erfarenhet. Skriv dina arbetsplatsförfaranden med det i åtanke.
glöm inte, de som har att göra det i flera år är ofta de mest sannolikt att ignorera de skriftliga förfarandena, eftersom de ’vet hur det görs’.
processen och metoderna kan mycket väl ha förändrats sedan de ursprungligen lärde sig dem. Konstant förstärkning av förfaranden är viktigt för att säkerställa konsekvens av produktkvalitet och arbetsplatssäkerhet.
Bryt ner det
alla stora eller komplexa processer eller projekt kan alltid delas upp i mindre och mindre steg. Ingen sa någonsin, ’Låt oss bygga en Large Hadron Collider’ och började sedan bygga nästa dag. Komplexa projekt och procedurer reduceras alltid till diskreta delar som kan bearbetas och förstås, och dina processer är inte annorlunda.
varje gång du listar nästa steg i proceduren, fråga dig själv Varför, kom ihåg att ’eftersom vi alltid har gjort det på det sättet’ är helt fel svar! När du har brutit ner processen i tillräckligt små steg är det mycket lättare att träna människor och att känna igen när personen du tränar har ’fått det’.
använd fotografier
att be någon att läsa en procedur är en början, berätta för dem hur man gör det hjälper till att få meddelandet över, ge dem bilder och du är mest av vägen dit. När människor läser eller hör information är det troligt att de bara kommer ihåg upp till 10% av det tre dagar senare. Visa dem en bild tillsammans med samma information och de kommer att behålla upp till 65% av det tre dagar senare.
använd alltid fotografier som en integrerad del av dina procedurer.
se till att de är tydliga och faktiskt illustrerar vad du försöker komma över.
använd fotografier för att:
- identifiera specifik utrustning
- identifiera processteg
- för att förklara installationen av utrustningen
- markera specifika viktiga detaljer i proceduren
- markera potentiella faror
de måste:
- var tillräckligt tydlig för att identifiera utrustningen eller processen
- kunna fotokopieras i svartvitt utan att förlora sammanhang eller detaljer
- inte inkludera bakgrundsrör
- Markera viktiga punkter med pilar och text
- Använd text sparsamt men med tillräckligt med detaljer för att identifiera objektet eller processteget
fråga experterna
kunskap om processen är kritisk. Prata med dem som gör dessa uppgifter ofta och ta reda på hur de gör dem och om de tror att de kan förbättras.
fråga de som känner till processen inifrån och ut om vilka steg som behöver belysas specifikt. Det här är de steg som om de görs fel, kommer att orsaka mest skada—för den person som utför uppgiften eller för den produkt som bearbetas.
att få buy – in från dem som faktiskt kommer att göra jobbet är viktigt. Rådgör med dem och de kommer att ta ägande när förfarandena är ute i bruk.
testa det
prova det. Ge det nya förfarandet till den person som ska utföra uppgiften och få feedback om det fungerar och är vettigt. Ändra därefter. Upprepa tills det är rätt.
registrera dina arbetstagares kompetens i varje procedur och granska regelbundet. Dessa är levande dokument för användning på en daglig basis; inte skriven, signerad-off och kvar på en hylla.
varför allt detta är viktigt
du vill producera en produkt av konsekvent hög kvalitet. När du har skrivit ner hur du kan uppnå det kan du vidarebefordra den informationen till alla du anställer och du får de resultat du vill ha.
när varje steg i varje process spelas in och något går fel kan du enkelt hitta var misstag gjordes och varför.
du måste registrera denna information för att följa standarder och lagstiftning.
dina arbetsplatsförfaranden säkerställer att du uppnår jämn kvalitet, säkerhet och överensstämmelse med en uppsättning dokument.
om allt detta låter som mycket arbete, beror det på att det är, men belöningarna är enorma.
om du vet att du behöver göra det men inte har tid, ring oss. Vi gör det gärna åt dig eller diskuterar sätt att göra processen enklare internt.
- 29delar