upphandling är kanske vanligast inom den offentliga sektorn, med universitet, råd, sjukhus och myndigheter som regelbundet använder it för att anskaffa varor och tjänster – oavsett om det är catering och säkerhet, eller IT-utrustning och digital marknadsföring.
det finns också många spännande möjligheter att arbeta med stora privata företag, särskilt inom byggbranschen, som är starkt beroende av entreprenörer och underleverantörer för att leverera projekt.
om du inte har någon erfarenhet av anbudsförfaranden kan det kännas skrämmande att ta dina första steg. Anledningen till att det finns så många budskrivande företag där ute är att det tar tid och skicklighet att få det rätt. Men många små företag har sett sina förmögenheter omvandlas när de säkra nya och upprepa affärer som en godkänd leverantör, så dina ansträngningar kan säkert löna sig.
oavsett om du väljer att anställa någon att skriva ditt bud, eller planerar att göra det själv, kommer den här guiden visar dig hur man anbud för arbete.
vad är anbud?
upphandling är en formell process där företag uppmanas att bjuda på kontrakt från offentliga eller privata organisationer, som behöver specifika färdigheter för ett projekt, eller varor och tjänster fortlöpande.
få organisationer har kapacitet att göra allt internt, så det är vettigt för dem att lägga ut it till dem som har resurser och expertis för att leverera det för deras räkning. Företag är alltid på utkik efter specialister som kan hjälpa dem på allt från att bygga en webbplats till en väg.
anbudsförfarandet är utformat för att vara rättvist och öppet. När projekt finansieras offentligt, eller om det bara står stora summor på spel, måste organisationer få bästa valuta för pengarna för skattebetalarna eller intressenterna och visa att de inte har tilldelat kontrakt orättvist.
anbudsförfarandet är inte heller begränsat till stora företag – små och medelstora företag står för mer än 99,9% av företagsbefolkningen och regeringen har åtagit sig att spendera en tredjedel av sin upphandlingsbudget med dem senast 2022.
anbudsprocessen förklaras
en bra sak med anbud är att du inte behöver en rad affärskontakter för att vinna arbete – en online-sökning ger dig en god uppfattning om tillgängliga alternativ.
den brittiska regeringen driver en Contracts Finder-tjänst för alla nuvarande eller framtida offentliga kontrakt som är värda mer än 10,000 xnumx. Du kan söka efter de senaste möjligheterna baserat på din bransch, plats, värde och även om det är lämpligt för små och medelstora företag.
förutom Contracts Finder föreslår regeringens webbplats andra vägar, inklusive Tenders Electronic Daily (TED) för arbete i EU, den digitala marknaden för leverantörer av digitala tjänster och Small Business Research Initiative (Sbri). Det är också bra att kontakta ditt lokala råd för att ta reda på hur du blir godkänd leverantör och leta efter meddelanden i relevanta branschpublikationer.
offentliga kontrakt för Skottland, Wales och Nordirland visas på separata webbplatser, offentliga kontrakt Skottland, sälja 2 Wales och eSourcing NI och eTenders NI.
till skillnad från den offentliga sektorn finns det ingen one-stop-shop för att arbeta med den privata sektorn. Du kan ta reda på om möjligheter vid evenemang, på företagets webbplatser, i fackpublikationer eller genom att kontakta företag direkt. Det är viktigt att vara proaktiv, så ta dig tid att nätverka, bygga din företagsprofil i relevanta publikationer och se till att din webbplats och sociala medier speglar dina möjligheter.
som med allt är det värt att vara strategisk, eftersom en scattergun-strategi bara kommer att äta i dina resurser utan att leverera resultat. Leta efter kontrakt som matchar dina färdigheter och erfarenheter för att ge dig själv den bästa chansen att åtminstone bli nominerad.
det är lika viktigt att fastställa vilket värde kontraktet kommer att ge ditt företag – det är ju ingen mening att säkra ett projekt om du bara täcker dina kostnader.
Tänk på vilka resurser du behöver för att leverera arbetet till en hög standard och om du behöver investera i ytterligare personal, inklusive byråarbetare och ny utrustning.
kontrollera att du inte automatiskt utesluts eftersom du inte har rätt kompetens, kvalifikationer eller professionella ackrediteringar och, i förekommande fall, faktor i kostnaden för att resa till kundens plats. Vissa organisationer, som råd, ber dig att registrera dig online innan du bjuder, så identifiera dina nyckelutsikter och skapa ett konto för att spara tid och ta reda på de senaste projekten som erbjuds tidigt.
som en del av upphandlingsprocessen, både offentliga och privata organisationer kommer sannolikt att kontrollera ditt företag kredit värdering för att se hur ekonomiskt stabil verksamheten är. En dålig kreditvärdighet är ett varningstecken som du kanske inte kan leverera på dina löften eftersom du inte kan betala dina egna leverantörer.
ibland kan en till synes mindre övervakning, som att inte uppdatera dina uppgifter med Companies House, sänka din poäng och göra dig till en nackdel. Kör en ekonomisk hälsokontroll på ditt företag med Experians My Business Profile-tjänst före budgivning och du ser omedelbart vilka faktorer som påverkar din poäng och börjar förbättra den.
sist men inte minst, Bestäm om du vill skriva ditt bud internt eller beställa en professionell för att göra det åt dig. Även om det kan tyckas mer kostnadseffektivt att göra det själv, kom ihåg att du kan avleda resurser från fakturerbart arbete och kanske saknar erfarenheten att anbud effektivt. Att anställa en professionell kan förbättra dina chanser, men det är också en extra kostnad som bara ger avkastning om du säkrar kontraktet.
hur fungerar anbudsförfarandet?
generellt finns det två typer av anbud-öppna och begränsade.
vad är öppna anbud?
ett öppet anbud innebär att svara på en annonserad möjlighet, sedan skickar upphandlingsgruppen ut en anbudsinfordran (ITT) eller RFP (begäran om förslag).
vad är begränsade anbud?
ett begränsat anbud tenderar att vara en tvåstegsprocess, där berörda parter är listade med hjälp av ett frågeformulär för kvalificering (PQQ). Detta beror normalt på att organisationen tar emot ett stort antal ansökningar och snabbt måste identifiera dem som uppfyller deras krav. Vanligtvis kommer du att bli ombedd att lämna företags-och finansiell information, samt detaljer om din erfarenhet, förmåga, kapacitet och kvalitetsstandarder. Även om du fyller i en PQQ kan det kännas som en annan hoop att hoppa igenom, det kan du spara tid på att bjuda på arbete som ditt företag inte skulle vara berättigat till.
skriva ditt anbudsdokument
oavsett om du har godkänt PQQ eller har blivit inbjuden att lämna anbud direkt, är ditt anbudsdokument en chans att visa upp dina möjligheter mer detaljerat och överträffa tävlingen. Var tydlig på vilket värde du kan lägga till och se till att ditt uttalande är kortfattat, utan att scrimping på detaljer.
det är självklart att du ska svara på alla frågor och inkludera viktig information som dina kostnader, tidsram, erfarenhet och hur du skulle leverera projektet. Du måste också tillhandahålla stödjande information, till exempel en ISO-certifiering. Även om du kanske inte nödvändigtvis förlorar om du inte har denna certifiering, kan du förlora om andra budgivare gör det.
med majoriteten av det hårda arbetet, var försiktig så att du inte faller ner vid det sista hindret. Ge dig själv gott om tid och be minst en annan person du litar på att bevisa din anbudsdokumentation för läsbarhet och stavnings-och grammatikfel. Underbygga alltid dina påståenden med bevis och kom ihåg att du arbetar till en strikt tidsfrist, så se till att din ansökan kommer i tid eller det kommer att kasseras.
vad händer härnäst?
med ditt bud skickat är allt du kan göra att vänta med att höra om du har vunnit eller inte. ITT (anbudsinfordran) anger poängsystemet som kommer att användas för att bedöma ansökningar och är i allmänhet en uppdelning mellan pris och kvalitet – till exempel en 60% vikt på pris och 40% på kvalitet. Ett vanligt förekommande poängsystem är känt som mest ekonomiskt fördelaktigt anbud (kött).
när upphandlingsteamet har fattat ett beslut kontaktas det vinnande företaget och kommer att börja arbeta med projektet enligt överenskommen tidsram.
försök dock att inte bli nedslagen om du inte vann kontraktet särskilt vid ditt första försök. Konkurrensen är hård och att skriva bud, som vi har sett, är en färdighet som kan ta år att göra perfekt. Tänk istället på vad du kan göra bättre i framtiden och be alltid om feedback – något som offentliga organisationer måste tillhandahålla inom 15 dagar.
konstruktiv feedback ger dig drivkraften att göra förbättringar i hela ditt företag och informera dina anbudsaktiviteter och ställa dig på rätt spår för framtida vinster.
Klicka här för att ta reda på hur Experians My Business Profile-tjänst kan hjälpa dig att förbättra din kreditpoäng innan du börjar anbudsprocessen.