av Nonprofit Risk Management Center
om du behöver lämna in en fordran, kan du snabbt lägga händerna på alla försäkringar som kan täcka en incident, inklusive utgångna fordringar?
försäkringar täcker händelser som behandlas av fordringar som presenteras för transportören någon gång i framtiden. När händelsen som utlöser ett krav inträffar kan den ursprungliga försäkringspolicyn som täcker den händelsen ha löpt ut och den nya policyn kan innehålla olika bestämmelser. Frågorna att ställa dig själv är: ”vilken policy gäller—den gamla eller den nya? Och vad ger den tillämpliga policyn exakt?”
ibland kommer ett ansvarskrav som äger rum under policyperioden inte att upptäckas förrän policyn löper ut, kanske år senare. Ett utmärkt exempel på en sådan lång svans anspråk är förlust från bedrägeri som omfattas av ett brott försäkring. Bedrägeriet kan ske under en period av år och inte upptäckas förrän långt efter att policyn har löpt ut.
saknade policyer
vad händer om du inte kunde hitta dina utgångna policyer? Kan du räkna med att din mäklare eller agent har en kopia till hands? I ett överraskande antal fall kan även försäkringsbolag inte hitta en kopia av utgått politik. Företag som inte gör annat än arkeologi för att hitta pappersspåret för att stödja sådana påståenden gör det ganska bra. Men varför spendera pengarna efter det faktum när du kan sätta ett enkelt system på plats som kommer att hålla din politik organiserad och tillgänglig?
Arkiveringspolicyer
sound risk management practices mandat att ha ett system för arkivering av utgångna policyer, men hur länge ska utgångna policyer hållas i arkivskåpet?
statliga lagar
statliga lagar varierar, men i allmänhet kräver försäkringsagenter att hålla kopior av sina kunders politik för 6-7 år. Eftersom en ideell organisation inte alltid kan räkna med att ha tillgång till försäkringsagentens filer vid behov, bör varje ideell organisation också behålla kopior av utgångna policyer.
Nrmc-rekommendationer
Nonprofit Risk Management Center rekommenderar att en ideell dokumenthanteringspolicy bör kräva att alla policyer som görs utan anspråk upprätthålls permanent. Nu när policyer är tillgängliga elektroniskt (du kan antingen skanna dina policyer i ditt datorsystem eller begära att försäkringsbolaget tillhandahåller policyn i elektroniskt format) tar Lagring mycket mindre fysiskt utrymme. Istället för överfyllda arkivskåp eller bokhyllor fyllda med 3-ringpärmar kan du spara policyer på din server. Naturligtvis kommer du att ha ett ljud backup-system på plats, kommer att arkivera papperskopior av politik offsite och informera nyckel kontorspersonal eller viktiga volontärer där säkerhetskopior och papperskopior upprätthålls. Du kommer också vill köra tester av backup media för att se till att de är kapabla att återinföras i en nödsituation.