uppdaterad September 2020
HR fråga:
Vi har fått en hel del meritförteckningar nyligen – vissa har varit för positioner vi har skrivit, och vissa är oönskade. Måste vi behålla alla dessa CV, och i så fall hur länge behöver vi behålla CV och applikationer?
HR svar:
Låt oss först ta itu med vad vi ska göra med oönskade CV. Du är inte skyldig att lagra oönskade CV; Det är dock viktigt att vara konsekvent med ditt tillvägagångssätt. Om det finns några oönskade CV som du har behållit för vidare övervägande, är ditt bästa sätt att behålla alla oönskade CV under samma tid som du behåller dina begärda CV.
för CV och ansökningar som du har fått i samband med en jobböppning finns det några federala lagar som kräver att arbetsgivare behåller anställningsansökningar och relaterade dokument som sträcker sig under en period av ett till två år från dagen för anställningsbeslutet (det datum då positionen fylldes, inte publicerad). Arbetsgivare är ansvariga för att följa de federala lagar enligt vilka de omfattas samt eventuella avtalskrav som de kan ha (dvs. fackliga kontrakt) som kan kräva ytterligare tid för att upprätthålla register.
en annan viktig punkt att notera när det gäller sökande journalföring är att du är skyldig att behålla inte bara anställningsansökningar för en position, men hela anställningsrekordet. Anställa poster kan innehålla sådana saker som applikationer, meritförteckningar, screening verktyg och bedömningar, bakgrundskontroller, och referenskontroller. Allt som du använder för att hjälpa dig med ett anställningsbeslut anses vara en del av dina anställningsregister.
stora federala lagar som behandlar krav på lagring av anställningsregister inkluderar:
- avdelning VII I Civil Rights Act från 1964-kräver arbetsgivare att hålla olika anställningsregister, inklusive jobbansökningar, i ett år från det att ansökan mottogs.
- åldersdiskriminering i arbetslag-kräver att arbetsgivare behåller anställningsansökningar i ett år. Det finns språk, i alla fall, som indikerar om du är medveten om att den sökande är över 40 år, du bör behålla det så länge som två år.
- amerikaner med funktionshinder Act-kräver arbetsgivare att behålla jobbansökningar och dokument för ett år. Det finns en viss variation beroende på om ansökningarna begärs eller inte, men den maximala kvarhållandet är två år.
- Executive Order 11246-om du är en statlig entreprenör och har mindre än 150 anställda eller ett kontrakt på minst $150,000 måste du behålla dessa poster i ett år. Om du har minst 150 anställda eller mer och ett kontrakt på $150,000, måste du hålla posterna i två år. Om du har ett CV till hands från en tidigare sökning och bestämmer dig för att överväga det för en ny position månader på vägen, måste du behålla det CV eller ansökan för den tid som krävs baserat på den senaste visningen av dokumentet (dvs., 1-2 år efter fyllningsdatumet för den andra positionen).
ett varningens ord-om det finns en diskrimineringsavgift eller olaglig anställningspraxis som väckts mot arbetsgivaren, måste anställningsansökningar behållas tills ärendet når en lösning. Detta kan bli knepigt om någon hävdar diskriminering eftersom de inte fick en kampanj; arbetsgivaren är då skyldig att behålla alla ansökningar som mottagits för den kampanjen tills kravet är löst. Med en lång rättegång och tvister kan detta vara en längre tid.
generellt sett är god praxis att behålla CV och ansökningar från icke-anställda personer i två år efter det att anställningsprocessen är klar för en position (dvs. från det att den nya medarbetaren börjar arbeta). Kom ihåg att konsultera statliga lagar utöver federala bestämmelser när du bestämmer hur länge du ska behålla anställdas register.
Recordkeeping kan vara en skrämmande uppgift, särskilt när du försöker rensa ut gamla poster och behålla de relevanta för att förbli kompatibla. strategisk HR inc. förstår din frustration och har många beprövade tips om registrering-inklusive en praktisk referens för registrering av skrivbord som hjälper dig att bestämma vad du ska behålla och vad du ska kasta. Besök vår Legal Compliance & Recordkeeping Services för att lära dig mer om hur vi kan hjälpa dig att få ordning på dina anställningsregister.