det är viktigt att hålla fastighetsregister av ett antal ekonomiska och juridiska skäl. Oavsett om det är skattedokument, framtida låneansökningar eller juridiska dokument, måste du se till att du har tillgång till en fysisk kopia av relevant information. Men det finns ingen definitiv policy för hur länge du ska behålla fastighetsregister: det finns många olika typer av dokument, och några som du bara behöver behålla under en viss tid.
vilka typer av poster ska du hålla?
det finns två huvudkategorier av fastighetsregister som bör behållas: permanenta och tillfälliga register.
permanenta poster
permanenta poster är de som måste sparas under din tid i fastigheten. Dessa typer av dokument inkluderar:
- stämpelskatt fastighetsskatt
- Mark transaktionsskatt (endast tillgänglig i Wales)
- köpeavtalet
- advokat brev och dokument
- inteckning dokument
- försäljningskontrakt
tillfälliga poster
tillfälliga register avser driften av fastigheten samt räkningar, kvitton och fakturor på fastigheten. Dessa inkluderar:
- advokatarvoden
- gas och El säkerhetskontroller
- inteckning räntebetalningar
- rådets skatt och elräkningar
- fastighetsförsäkring dokument
- allmän reparation och underhåll
om du använder en byggnad för icke-inhemska ändamål (som en butik, kontor eller lager, till exempel) du kommer sannolikt att behöva betala affärs priser. Dessa är skatteposter som också är värda att hålla fast vid under fastighetens användning.
så, hur länge ska du hålla fastighetsregister för?
tillfälliga register bör hållas i tre till sju år, eftersom detta kommer att hjälpa dig att hålla på toppen av att hantera din inteckning (om du har en) och din egendom mer allmänt.
det kan vara frestande att lagra alla dina poster digitalt, men det är viktigt att hålla original i ett papperskopia format. Om du måste gå till domstol för något att göra med fastigheten, behöver du papperskopior av alla dessa poster.
det är också väldigt viktigt att lagra alla papperskopior på en säker plats, som omfattar inkräktarlarm, branddetektering och CCTV. Om det inte är en anläggning som är direkt tillgänglig för dig kan du få advokater att lägga dina dokument i säker lagring, eller du kan lägga ut till en registerhanteringstjänst. De bör också hållas i kronologisk ordning för enklare hämtning.
hantera dina fastighetsregister
att komma in i vanan med god dokumenthantering kan ta lite tid. Du måste skapa lagringsutrymme för dina poster och ett schema för lagring och eventuell förstörelse. Ta dig tid i början av varje månad för att sortera och arkivera nya poster, med tanke på om de är permanenta eller tillfälliga, och om de kan lagras på obestämd tid eller om de kommer att behöva hämtas regelbundet.
om du ska lagra dina poster under lång tid är det värt att investera i specialiserade arkivlådor för att skydda dina dokument. Om du bara ska göra elektroniska kopior, åtminstone se till att du skapar flera säkerhetskopior av dina filer. Det måste dock upprepas att du bör behålla fysiska kopior av originaldokument där det är möjligt.
om du vill ha mer information om hur du hanterar dina fastighetsregister, kontakta våra dokumenthanterings-och dokumentskanningsexperter på Access Records Management Idag. Vi kan hjälpa dig att hantera och lagra alla dina poster, från egendom till företag till personliga.
oktober 24, 2019
oktober 21, 2019
Oktober 14, 2019
September 27, 2019