pappersarbete kan vara en sådan huvudvärk. Men det är också en integrerad del av att driva din egen tandläkare.
du måste ta itu med de normala pappersarbete uppgifter att driva ett företag. Dessutom hanterar du patientens journaler. Detta kan bli knepigt när man överväger statliga regler och sekretesslagar.
hur ser efterlevnad ut? Hur länge måste ett Tandläkare hålla patientjournaler? Var kan du hålla dem? När du kan bli av med dem, hur gör du det?
för att svara på dessa frågor, låt oss ta en titt.
Varför Är Tandregister Viktiga?
en fullständig och korrekt tandregister är mycket fördelaktig för patienten. Med informationen i posten kan Tandläkare ge bästa möjliga vård – även om de aldrig har sett patienten tidigare.
tandregister är också viktiga för dig som tandläkare. Om du någonsin befinner dig i fel ände av en felbehandling kostym, kan du presentera posterna som bevis för att försvara dig själv.
om du någonsin har sett ett brottsdrama på TV, vet du den här. Varje persons tänder är unika för dem. Således kan myndigheter använda tandregister för att identifiera organ och saknade personer.
hur länge måste ett tandläkarkontor hålla patientjournaler?
det skulle vara trevligt om det fanns ett snabbt och enkelt svar på denna fråga. Tyvärr finns det inte.
inte bara varierar lagarna beroende på stat, men de varierar också beroende på patienten. För att ta reda på den specifika informationen för ditt tillstånd, bör du kontakta Tandvårdsstyrelsen för ditt tillstånd.
som en allmän tumregel kräver de flesta stater att du behåller poster i 5 till 7 år. Det faktiska kravet kan dock vara så lite som 2 år upp till 10.
Tänk på att Medicare/Medicaid kräver 5 års lagring för faktureringsändamål. Således, även om ditt statliga krav är mindre, måste du behålla register för patienter som använder dessa tjänster minst 5 år.
andra särskilda omständigheter inkluderar:
- minderåriga: du måste vanligtvis föra register under en viss tidsperiod efter majoritetsåldern
- en inkompetent patient: vanligtvis tills efter patientens död
- service Tvist: Förstör inte posten förrän tvisten är löst, även om lagringsperioden har löpt ut
när du har behållningsinformationen för ditt tillstånd, se till att hela personalen förstår och följer rätt protokoll för varje typ av post. Du vill inte komma i trubbel för att låta ett rekord falla mellan sprickorna.
Hur Ska Tandregister Lagras?
på grund av integritetsfrågor bör du inte lagra tandregister där andra kan komma åt dem. Endast behörig personal, till exempel din kontorspersonal, kan ha tillgång till dessa register.
de flesta tandläkare är tillräckligt små för att lagring av poster i pappersform är enkelt och praktiskt. De måste dock lagras på en säker plats.
sekretesslagar dikterar inte att posterna måste lagras i Låsbara skåp. Men kom ihåg att det är ditt ansvar att se till att obehöriga inte får tillgång till posterna.
således kan stora institutioner bestämma att det är säkrare att lagra poster i låsta skåp. Majoriteten av tandläkarpraxis är dock små och få människor har tillgång till registerrummen. Du kan göra din egen riskbedömning och bestämma vilken lagringsmetod som är rätt för din övning.
Vad Händer Om Jag Får Slut På Utrymme?
när du har varit i branschen i några år (eller om din praktik är en smashing framgång!) du kan börja ta slut på lagringsutrymme. I så fall har du några alternativ för att göra extra utrymme.
Den första, och enklaste, är att helt enkelt hyra en offsite lagringsenhet. Se till att anläggningen du väljer är säker och nära nog för enkel åtkomst. Du kan lagra inaktiva patientjournaler där för att frigöra utrymme för de aktiva i din platslagring. Klicka för mer information.
ett annat sätt att spara utrymme är att konvertera poster till mikrofilm. Mikrofilm (eller mikrofiche) tar upp mycket mindre utrymme än pappersposter.
du kan också välja en registerlagringstjänst. Denna metod kommer att kosta dig en hel del pengar genom åren. Dessutom måste du se till att rätt formulär och avtal fylls i för att följa sekretesslagar.
elektronisk lagring är ett annat bra alternativ. Du måste se till att du väljer din lagringstjänst noggrant. Lämna aldrig dina patienters register sårbara för en hackers attack. Kom ihåg att du är ansvarig för deras konfidentialitet och integritet.
Hur bli av med Tandregister
på grund av integritetsfrågor kan du inte bara kasta tandregister i papperskorgen och kalla det bra. Du måste följa ett visst protokoll och se till att patientens information hålls konfidentiell. Detta gäller även om patienten vars register du blir av med är avliden.
det vanligaste sättet att säkerställa att poster är helt förstörda på ett säkert sätt är att strimla dem. Vissa metoder väljer att göra detta själva, medan andra lägger ut arbetet till ett professionellt strimlingsföretag. Tänk på att precis som med lagringsföretaget behöver du ett integritetsavtal.
bara om du tänker att en bakgårdsbål är en bra förstöringsmetod, kommer vi att låta dig veta att det inte är det. Röntgenbilderna i tandregister släpper ut metaller när de bränns och det är inte hälsosamt för dig eller miljön.
tjäna istället lite extra pengar genom att återvinna och sälja silverinnehållet från de gamla röntgenstrålarna.
inslagning upp
så hur länge har en tandläkarens att hålla patientjournaler? Vi hoppas att vi har hjälpt till att ta bort mysteriet ur det.
ta reda på de specifika tidslinjerna från ditt tillstånd och följ våra praktiska tips för lagring och lagring. Rätt protokoll kommer att se till att du inte öppnar din tandläkare upp till problem med integritetsfrågor.
glöm inte att kolla in resten av vår blogg för mer bra tips och tricks för att köra bästa tandläkarpraktik möjligt!