musikevenemang är några av de mest spännande evenemangen att vara en del av. Det är lätt att anta att det är allt ”rock and roll” och händer organiskt, men att veta hur man planerar en musikhändelse är nyckeln. En hel del organisation och planering är faktiskt det som driver kreativitet och roligt.
vi har sammanställt några viktiga steg för att hjälpa dig att planera ett musikevenemang. Vi har också inkluderat specifika tips och resurser du kan använda.
dessa steg är inte särskilt glamorösa. Men fråga någon musikpromotor: De kommer att berätta att allt som sparar tid och påskyndar processen är välkommen.
Billetto är en biljettplattform som hjälper dig att hantera, marknadsföra och vara värd för evenemang. Ställ in en evenemangssida och börja sälja biljetter på 5 minuter.
skapa ditt evenemang >>
Ställ in din budget
det finns en anledning till att budgetering är det första tipset på den här listan. De pengar du måste spendera kommer att diktera de flesta beslut du fattar. Om du inte ställer in en budget kommer du nästan säkert att överskrida.
du behöver inte spendera en förmögenhet. Massor av legendariska spelningar har satts på i bakrummet på pubar med band som de flesta av publiken inte har hört talas om.
det viktiga är att räkna ut hur mycket pengar du har råd att spendera. Den här vägen, du kommer inte att vara out-of-pocket. En lyckad händelse kommer till och med att göra vinst (eller åtminstone bryta jämnt).
budgeten för varje spelning kommer att variera något. Tänk på hur många människor du hoppas komma till evenemanget. Vad är ett realistiskt pris för biljetter? Din budget bör aldrig överstiga vad du planerar att göra på dörren. Annars kommer du att förlora pengar.
hitta rätt plats
platsen är en stor del av spelningen. Det bidrar till atmosfären. Vissa människor besöker religiöst samma evenemangsplatser och är fans av utrymmet lika mycket som bandet.
Google är definitivt till hjälp för att hitta platser, men det finns andra metoder.
webbplatser som Venuefinder är användbara: de har redan samlat viktiga detaljer som funktionshindrad åtkomst och kontaktinformation. Det finns många icke-musikställen där också. Se till att platsen är lämplig för konserter eller du kommer att slösa tid att komma i kontakt.
en annan bra metod är att ’reverse engineer’ gig listor. Ta en titt på liknande spelningar i området. Kontrollera platsen som anges. Härifrån kan du hitta relevanta kontakter på platsen. Bands in Town är en webbplats där tusentals händelser kan sökas och utforskas efter område.
visst, en plats måste ha alla nödvändiga faciliteter. Men det måste också ha den lilla atmosfären du kanske inte behöver för — säg-en konferens. Tänk inte bara kapaciteten, anläggningar, och platsen för arenan, men rykte de har för musik.
registrera band och artister
detta steg är utbytbart med att hitta en plats. Du planerar förmodligen ett musikevenemang eftersom du redan har band och artister i åtanke. Om inte, var beredd på den svåra (men givande) uppgiften att hitta och boka dina musiker.
omfattningen av ditt musikevenemang är ett stort övervägande här. Band som just har börjat kommer förmodligen att vara glada att spela på pubar och klubbar. De små spelningarna i början av en karriär är en övergångsrit för musiker.
spendera inte en förmögenhet på att boka artister som är dyra om du börjar i liten skala.
å andra sidan, tänk på bandet eller banden som ger fans. Åtminstone ett av banden på din lineup bör vara oavgjort och ta med en hel del av sina egna fans. Att anställa tre okända band för en plats med en kapacitet på 1000 personer är ett recept på katastrof.
att hitta band kräver lite benarbete. Detta gäller särskilt om du inte har något i åtanke.
en sökning på Google ger resultat som funktion och bröllopsband. Dessa är kostsamma och kommer att spela coverversioner av låtar. Det är nog inte vad du har i åtanke för ditt musikevenemang.
den bästa metoden är att gå till där musiker umgås, både online och offline.
Offline
kontrollera gig listor för vilka band är ’gör kretsen’ lokalt. Lokala övningsrum och arenor är ett bra ställe att hitta namn och genrer på vissa band personligen. Fråga runt dina vänner, särskilt de som anser sig vara musikälskare.
Online
Twitter, Soundcloud och Facebook är alla användbara platser att söka på. Reverb Nation har en funktion som låter dig söka efter plats. Detta är en livräddare om du letar efter lokala band. Meddelande artister att fråga hur man bokar dem och kontrollera deras tillgänglighet.
Bands in Town är bra för att hitta arenor, men det har också massor av gig-listor. Detta kan ge dig en lista över band att utforska för ditt eget evenemang.
den osignerade guiden är en musikkatalog som är en mycket detaljerad och användbar resurs för alla som arbetar inom musikbranschen. De har en lista med över 70 bokningsagenter och kontaktuppgifter för dem alla. Det är inte gratis att komma åt, men om du menar allvar med att hitta stigande talang är det värt månadsavgiften på 4,99 i januari.
var noga med att boka band som är i liknande genrer för att inte skjuta upp dina spelare. Det är tidskrävande, men att hitta artister är också kul.
planera utrustning och teknik
det finns alla chanser att du inte behöver hantera utrustning och ljudtekniker när du bokar en spelning, men det är bäst att kolla.
medan många platser kommer att ha sin egen PA-system och personalen att köra det, se till att du frågar. Se om du behöver hyra eller köpa något extra.
du bör alltid be artisterna om en lista över vilken specifik utrustning de behöver (som de inte planerar att ta med sig). Fastställa vem som ställer in utrustningen och vem som kör mixerbordet på natten. Kommunikation är nyckeln här.
Heat on the Street har skapat en checklista för evenemang som hjälper dig att hålla reda på alla produktionskostnader och överväganden.
Tänk på händelselogistik
logistik är ett ganska brett ämne. Om du är den kreativa typen kommer bara själva ordet förmodligen att få din hud att krypa.
vissa saker måste alltid diskuteras och övervägas i god tid före spelningen. Följande lista visar några av de logistiska aspekterna du behöver tänka på för att se till att allt går smidigt. Se till att du:
- Boka platsen på ett datum som passar alla parter inklusive artister.
- Ställ in marknadsföringskanaler som evenemangssidor, inbjudningar och affischer.
- Ställ in en tidslinje för spelningsdagen, inklusive när artisterna och någon personal behöver anlända.
- planera säkerhets-och dörrpersonal för att hantera biljettförsäljning på dagen, dela ut evenemangsmärken och så vidare. (Fråga platsen om du förväntas tillhandahålla personal.)
- följ hälso-och säkerhetsprotokollet. Lokalen kommer att kunna hjälpa till med detta, men du bör varna artister, Personal och deltagare. Denna artikel har några utmärkta tips om hälsa och säkerhet för evenemang.
- sortera ut din prissättning och biljettförsäljning. Biljettförsäljning görs mycket enklare genom att använda en plattform som Billetto. Du kan skapa flera biljettkategorier och ställa in maximal kapacitet så att du inte behöver oroa dig för överförsäljning.
- kontrollera om det finns några utegångsförbud eller licensproblem. Ställ in en fast tid du måste avsluta. Skapa en löpande ordning. Artister kan frestas att överskridas, så varna dem att detta inte är möjligt. Säg att PA-systemet kan stängas av.
Billetto är en biljettplattform som hjälper dig att hantera, marknadsföra och vara värd för evenemang. Ställ in en evenemangssida och börja sälja biljetter på 5 minuter.
skapa ditt evenemang >>
få grunderna spikade och frodas
när du får erfarenhet av att planera ett musikevenemang ser du att det finns mycket att tänka på. Ovanstående tips är en bra utgångspunkt för att se till att du har grunderna täckta.
när du närmar dig evenemanget måste du överväga allt från marknadsföring till ryttare. Håll ögonen öppna för mer detaljerade inlägg om att främja och organisera musikevenemang här på bloggen.