hur man skriver en effektiv Journal Cover Letter (gratis mallar)

även stora manuskript sticker ofta ut baserat på titeln eller dess innehåll ensam. De behöver stora omslag.

följebrev är en underskattad del av inlämningsprocessen. Men de är ett värdefullt steg för att få din forskning märkt och publicerad.

sanningen är att de flesta tidskriftsredaktörer bara inte har tid att noggrant läsa varje inlämnad artikel i sin helhet för att avgöra om det är lämpligt för deras tidskrift. De kommer dit så småningom, men de använder omslag för att hjälpa dem att filtrera bort de mest intressanta och lämpliga inlämningarna först.

Cover letters hjälper också till att identifiera artiklar helt utanför tidskriftens omfattning och det skulle vara bättre att få ett snabbt avvisningsbrev.

om ditt manuskript inte har ett personligt brev och de 12 andra artiklarna på redaktörens skrivbord gör det, är det troligt att ditt papper kommer att ses till sist. Att sätta in den extra ansträngningen, precis som på en jobbansökan, låter dig sälja din forskning, undvika snabba avslag och mer sannolikt göra det till peer review.

vi har också några mallar så att du inte behöver börja från noll. Läs vidare.

vad lägger du i ett journalbrev?

ditt personliga brev behöver vissa grundläggande element. I allmänhet är de:

• redaktör och target journal
• hälsning (kära Dr. …)
• indikation du skickar in ditt manuskript, tillsammans med dess titel och den kategori av manuskript du skickar in (Originalrapport, granskning, fallstudie etc.) baserat på vad tidskriften accepterar
• bakgrundsinformation om ditt arbete-Vad är redan känt om ämnet?
• vad din studie var
• varför du utförde studien (motivering)
• kortfattat, vilka metoder du använde och vad dina viktigaste resultaten var
• varför ditt manuskript är en bra passform för denna tidskrift
• (valfritt, beroende på tidskriften och om du vill göra detta) rekommenderade granskare
• (valfritt, beroende på tidskriften) finansieringsinformation
• stängningslinje (med vänliga hälsningar etc.) och namn och kontaktuppgifter för manuskriptets motsvarande författare

dessa är nyckelelementen. Det är hur du uttrycker dem och kvaliteten på ditt budskap som betyder skillnaden mellan en torr överblick och en attraktiv marknadsföring av ditt arbete.

många tidskrifter har inte ett föreskrivet format för följebrev. I den andra änden av spektrumet finns PLOS ones riktlinjer, som ger detaljer om vad som ska inkluderas, inklusive att välja akademiska redaktörer från sin katalog.

Kontrollera alltid riktlinjerna först för att vara säker på att du ger tidningen vad den vill ha. Det är grunderna. Med ett grepp om dem finns det många sätt att polera ditt personliga brev till ett värdefullt försäljningsverktyg för ditt arbete.

vad man ska göra och vad man ska undvika i din journal följebrev

de flesta ”problem med journal följebrev avser helt enkelt inte spendera tillräckligt med tid och omsorg på det. Eller till och med inte göra det alls. Dessa är lätt fixade om du är en skicklig engelsk författare. Om inte, är de fortfarande lätt fixade med lite hjälp.

gör detta…

alla följande är kritiska. Se till att du gör det:

• kontrollera namnet på din måldagbok.
• adress följebrev till den berörda personen. Det räcker inte att bara säga” Kära redaktör ”eller” till vem det kan beröra.”Inkludera namn, titel och position för redaktören du adresserar.
• Undvik superlativ – om tidskriften, dig själv och ditt eget arbete. Det är ganska osannolikt att ditt arbete är ”banbrytande” eller ”trailblazing”, men det kan av ”första gången någonsin” att ett visst tillvägagångssätt togs med en viss befolkning.
• kontrollera formateringen. Detta varierar beroende på tidning. Det inkluderar US vs. UK vs. Oxford engelsk stavning, korrekt sidnumrering, användning av mallar och mycket mer.
• få en kollega att läsa ditt personliga brev innan du skickar det.

men gör inte det här…

följande kanske inte är kritiska, men de är vanliga områden som författare förstör. Ibland vet de inte att de gör det eller de försöker bara sitt bästa. Så var medveten

se till att du inte gör det:

• ta genvägar. Ditt personliga brev är mycket viktigt för att få ditt manuskript till peer review; ge det tid och uppmärksamhet.
• klipp och klistra in ditt abstrakt, eller delar av det, i brevet. Det är låg ansträngning och låg läsbarhet. Omformulera det för att göra det pop.
• överprisa redaktören eller måljournalen – det är inte nödvändigt att använda sådana fraser som ”din uppskattade tidskrift.”Ett manuskript kommer att skickas för peer review baserat på kvaliteten på brevet och studien, inte för att du säger trevliga saker om tidskriften.
• Glöm att använda ordet (eller annan programvara) stavningskontroll och helst använda ett verktyg som Grammarly och/eller Hemingway för att hjälpa grammatik och läsbarhet. Dessa är dock ingen ersättning för en professionell redigering.
• var alltför stolt över dina engelska färdigheter. Precis som du går till tandläkaren för att få tänderna fixade, kan du anställa en professionell redaktör och ämnesexpert för att få din engelska fixad.

inte att många av dessa också svarar på inlämningsbrev och svar på peer review. De underliggande teman är omsorg, artighet och utmärkt engelska som passar din publik.

och ytterligare två stora doser

• får en professionell redigering eller korrekturläsning om du inte är en modersmål på engelska eller bara inte så bra att skriva.

har en professionell Skriv ditt brev till dig om du vill spara lite tid och se till att du har allt precis som tidningen vill ha det. Edanz Cover Letter Development service kan hantera detta åt dig.

ange fraser och vanliga uttryck

journalbrevet upprätthåller en formell ton, så det finns vissa lagerfraser du kan använda och i vissa fall måste använda. Som ett resultat finns det ett antal fraser som är vanliga för att täcka bokstäver.

dessa inkluderar:

• såvitt vi vet är detta den första rapporten som visar…
• vi tror att våra resultat kommer att vädja till läsarna av .
• vänligen adressera all korrespondens till:
• vi ser fram emot att höra från dig så snart som möjligt.

vanligen krävs uttalanden

många tidskrifter och förlag kräver att alla följebrev ska innehålla följande meningar:

• vi bekräftar att detta manuskript inte har publicerats någon annanstans och inte behandlas av en annan tidskrift.
• alla författare har läst och godkänt det slutliga manuskriptet och godkänner dess inlämning till .

konkurrerande intressen

om alla författare inte har några konkurrerande intressen, bör du inkludera ett uttalande som anger som sådant:

författarna har inga intressekonflikter att förklara.

om en författare har konkurrerande intressen är det bra att inkludera detaljer om dessa i ditt personliga brev.
du kan också inkludera finansieringsinformation:

denna studie stöddes av ett bidrag från .

andra obligatoriska uttalanden

någon annan potentiellt nödvändig information:

• databas för registrering av kliniska prövningar och nummer
• har detta manuskript publicerats på ett annat språk? Om så är fallet, har den journalredaktören gett tillstånd för denna inlämning?
• vilka andra publikationer relaterade till samma studie har publicerats? (speciellt för manuskript relaterade till kliniska prövningar)
• har uppgifterna i din studie presenterats eller publicerats i något annat format? För studier på människor, erhölls informerat samtycke? Har tillstånd erhållits från en etikutskott? Har undersökningen genomförts i enlighet med Helsingforsdeklarationen?
• var tillstånd erhållits för reproduktion eller modifiering av tidigare publicerade siffror och tabeller (särskilt för översiktsartiklar).

tidskriftens riktlinjer ger vanligtvis specifika anvisningar om vilka av dessa som ska inkluderas, om några. Och om du har några frågor, kontakta dem direkt.

Journal submission tips och hacks från experterna

de flesta av dessa är vanligt sunt förnuft, men om du har bråttom kan du förbise dem. Vissa är mindre kända.

var personlig, använd redaktörens namn

gör dina läxor. Slå upp namnet på chefredaktören eller den specifika Sektionsredigeraren för den tidskrift du skickar till och adressera brevet direkt till dem.

använd kära Dr. (eller Professor) + deras efternamn. Om du inte är säker på deras titel, Google dem för att se om de har en LinkedIn-sida, ResearchGate-sida eller verk som publicerats under de senaste åren. Om du fortfarande inte kan bekräfta titeln, använd kära fullständiga namn som visas på tidskriftens webbsida.

det är som ett personligt brev för ett jobb; du måste anpassa ditt personliga brev för att visa ditt intresse för den aktuella tidskriften och inte få det att se ut som om du bara skulle vara glad att få ditt papper accepterat var som helst.

du bör också förklara varför din studie kommer att vara av särskilt intresse för tidskriftens läsare.

kontrollera målen & omfattning på tidskriftens webbplats för att se vem deras målgrupp är och skräddarsy ditt resonemang till dem.

berätta för dem vad du vill publicera

detta kan tyckas självklart, men ibland författare skicka följebrev utan att inkludera titeln på deras manuskript och vilken typ av artikel det är.

detta ska visas i första stycket i ditt brev och hjälper redaktören att se omedelbart om ämnet är av intresse och bedöma om de har plats för den artikeltyp du skickar in för det aktuella numret.

ännu mer kommer det att visa att du noggrant läser riktlinjerna. Om du säger att du skickar in ”originalforskning” När tidskriften kallar det ”forskningsartiklar”, gör du inte ett mycket bra första intryck.

sammanfatta höjdpunkterna i ditt arbete

det räcker inte att helt enkelt inkludera titeln på ditt manuskript i brevet och hoppas att det bara kommer att locka redaktören.

försök att hålla brevet till en sida, men inkludera alltid en kort sammanfattning av din studie som beskriver orsakerna till att du utförde arbetet, dina mål och de viktigaste resultaten du observerade. Om det gör att du går lite längre är det inte en stor sak.

inkludera inte statistik eller mycket data; en övertygande sammanfattning av studien är tillräcklig. Om redaktören är intresserad kommer de att undersöka ditt manuskript djupare för ytterligare detaljer.

Sälj dig själv

följebrev är din chans att prata direkt med tidskriftsredaktören och övertyga dem om att ditt papper är mer intressant än nästa som sitter på sitt skrivbord. Prata om eventuella verkliga konsekvenser av dina resultat eller betydelsen av dina resultat för fältet. Var inte för spekulativ eller överdriv dina resultat, men ta detta viktiga tillfälle att presentera vikten av ditt arbete.

glöm inte dina ”måste ha” uttalanden

redaktörer vill veta att ditt manuskript inte har skickats in någon annanstans eller behandlas i en annan tidskrift.

de vill veta all relevant information om intressekonflikter och alla roller som finansieringsorganet spelade i studien.

författarens instruktioner kan eller kanske inte ha uttrycklig information om vad de vill att du ska skriva, men det är bra att ange denna information i förväg. På så sätt behöver redaktören inte gräva igenom manuskriptet för att veta om du har uppfyllt de grundläggande etiska kraven för publicering.

se det i aktion: Edanz video på att skriva följebrev

vi lade fram grunderna i ett följebrev i den här videon.

och om du inte vill börja med ett tomt dokument…

få en brevmall

det är allt lättare sagt än gjort, eller hur?

ladda ner en mall för att plug-and-play din text.

alla redo att göra ditt personliga brev? Gå nu och hitta ett evigt hem för ditt manuskript och berätta för dem varför de passar perfekt för dig.

vill du gräva djupare i publiceringsprocessen, soppa till nötter, ideer till publicering? Ta enkla, expertdesignade kurser för att gå igenom allt på Edanz My Learning Lab.