ett säkert sätt att förbättra effektiviteten i din styrelse är att ta bättre minuter. Vad gör minuter Bra? Vi hör från regissörer att bra minuter är korta, lätta att skanna och hänvisa till.
att ta tydliga och koncisa mötesanteckningar är avgörande för efterlevnadsändamål och även för dina styrelseledamöters framtida referens. När allt kommer omkring sammanfattar styrelsemötesprotokoll inte bara möten – de är en skriftlig post som också ger deltagarna en förståelse för åtgärder som ska vidtas som ett resultat.
men om du är ny i din roll som protokolltagare eller om du vill förbättra effektiviteten i dina mötesprotokoll kan det vara svårt att veta var du ska börja. Lär dig att producera tydliga, koncisa och värdefulla mötesprotokoll med vår kompletta guide som innehåller:
- 10 enkla steg om hur man tar minuter vid styrelsemöte
- Styrelsemötesmall
- exempel på styrelsemötesminuter
- 6 Praktiska tips för effektivare styrelseminuter
10 enkla steg om hur du tar minuter vid styrelsemötet
förstå din roll & din styrelsens policyer
innan du börjar bör du ha en tydlig förståelse för förväntningarna på din roll som mötesminuttagare. Granska Roberts ordningsregler och styrelsens specifika policyer och klargör sedan allt du är osäker på med din styrelseordförande eller chef.
Förbered din minutmall i förväg
att förbereda en mall i förväg kan hjälpa dig att hålla dig organiserad medan du tar minuter under ett styrelsemöte. Det kan göra mötesanteckningar mycket enklare och hjälper dig att spara tid genom att veta vilka avsnitt och information som behöver fyllas i. Genom att använda ett konsekvent format kan en stand-in också följa samma effektiva mall för bekanta minuter varje möte.
för att förbereda din mall, skaffa styrelsemötets dagordning, om möjligt. Sedan, börja bygga ut följande avsnitt med den information du har:
- typ av möte, såsom vanlig eller speciell
- datum, tid och plats för mötet
- styrelsens ordförande och sekreterares namn
- namn på förväntade deltagare, inklusive talare och gäster
- översikt över tidigare styrelsemötesprotokoll och resultat
- alla dagordningspunkter
- planerad ajourneringstid
- alla planerade verkställande/i kamerasessioner
om det finns några kompletterande material, såsom rapporter eller utdelningar som ingår i dagordningen, notera dem i lämpliga avsnitt.
behöver du en mall för att starta? Ladda ner Aprio styrelsemöte minut Mall här.
ta med det material du behöver till styrelsemötet
vissa styrelsesekreterare föredrar att använda en bärbar dator för att ta mötesprotokoll, medan andra föredrar gammaldags penna och papper. Oavsett vad du föredrar, se till att du packar och förbereder de nödvändigheter du behöver, inklusive anteckningsbok, nätsladd, penna etc. Du kanske också vill se till att du har en säkerhetskopieringsmetod för att ta minuter om ditt första alternativ misslyckas.
hur man tar protokoll för ett möte – under styrelsemötet
notera styrelsemötets närvaro
beroende på styrelsens önskemål, delta omedelbart innan styrelsemötet börjar eller i början. Några vanliga metoder för att ta närvaro inkluderar korsning av namn på din styrelsemötesmall eller cirkulera ett inloggningsblad.
se till att notera alla styrelseledamöter som anländer sent. Det är viktigt att ha en exakt räkning av vem som var och inte var närvarande för varje rörelse.
fyll i din mall när styrelsemötet fortskrider
när styrelsemötet fortskrider, fyll i din styrelsemötesmall. Du kan välja att organisera dina anteckningar genom att skriva ner numret på dagordningen som varje minut motsvarar. Detta gör det lättare för dig att förbereda ditt slutförda mötesprotokolldokument efter mötet.
för varje punkt på dagordningen som kräver ett beslut, var noga med att notera:
- de åtgärder som vidtagits och vid vilken tidpunkt
- den exakta formuleringen av de förslag som tagits, resultatet och den person som gjorde förslaget
- de styrelseledamöter som röstade för, emot eller avstod från var och en av förslagen
- eventuella intressekonflikter och hur de hanterades
var noga med att också spela in om de tidigare mötesprotokollen godkändes, ordningsfrågor och överklaganden, eventuella nya affärer och eventuella verkställande sessioner. Observera att mötesprotokoll inte tas under verkställande sessioner, men det är viktigt att ha ett register över deras förekomst.
låt din mall styra dina minuter, och när du skriver, försök att fokusera på de kritiska punkterna samtidigt som du är så objektiv och tydlig som möjligt. Det är bra att fokusera på teman och resultat snarare än att försöka spela in diskussioner ordagrant. Vet att det är helt acceptabelt att skriva ”en diskussion om alternativen följde.”Om du behöver förtydligande om någonting, var noga med att fråga.
registrera tiden då mötet avbröts
när mötet är klart, var noga med att fånga timmen för ajournering. Om datum och tid för nästa möte har beslutats, notera det också.
hämta kopior av alla rapporter
om det fanns nya rapporter som presenterades under mötet eller om du saknar några rapporter, prata med personen som presenterade dem för att se till att du får en kopia innan mötet slutar.
Läs mer om Aprio Board Portal Software
efter styrelsemötet
transkribera styrelsemötesminuter
försök att skriva den ”bra” kopian av dina styrelsemötesminuter så snart du kan efter mötet är klart, när detaljerna fortfarande är fräscha i ditt sinne. Ta dig tid att noggrant granska de minuter du har spelat in, och om det behövs, lägg till ytterligare anteckningar för tydlighet. Se till att varje åtgärd som styrelsen vidtar innehåller en kort förklaring och motivering för beslutet, och om du är osäker på något, fråga styrelsens ordförande.
det är viktigt att hjälpa till att upprätthålla organisations-och direktörsansvar. Längst ner i mötesprotokollet noterar du de åtaganden som gjorts av ledningsgruppen och styrelseledamöterna så att styrelsens ordförande kan hålla dem ansvariga.
slutligen, se till att bifoga eventuella ytterligare dokument eller rapporter med protokollet som en bilaga, eller åtminstone förklara var de kan hittas.
distribuera mötesprotokoll
vissa styrelser väljer att distribuera sina slutförda styrelsemötesprotokoll via e-post eller papperskopia. Det är dock säkraste att använda board portal programvara. Board portaler kan du också säkert länka till kompletterande dokument inom dina minuter och styrelseledamöter kan direkt lägga till sina kommentarer för diskussion om det behövs.
lagra protokoll för framtida referens
Styrelsemötesprotokoll ska alltid lagras någonstans säkert och tillgängligt för framtida referens. Många styrelser väljer att lagra sina mötesprotokoll online, men var bara säker på att metoden du väljer är säker, lösenordsskyddad och endast tillgänglig för styrelseledamöter. Många board portal – programvarualternativ gör att du kan göra just det.
var noga med att lagra eventuella ytterligare dokument med dina slutförda protokoll för styrelsens framtida referens och för styrelseledamöter som inte kan delta i mötet.
styrelsemöte minut Mall
se till att dessa väsentliga ingår i din mötesmall:
- datum, tid, plats
- typ av styrelsemöte — ordinarie, speciella eller årliga
- närvaro av styrelseordförande, styrelseledamöter, Sekreterare och andra gäster
- om kvorumkraven är uppfyllda
- godkännande av tidigare mötesprotokoll
- rapporter och presentationer inklusive namn och titlar på presentatören
- åtgärdssteg krävs
- bilagor till presentationer eller dokument som cirkuleras
- avslutande sammanfattning som innehåller en tidsstämpel för ajournering, nästa möte datum och tid, och godkännande signatur från president
behöver du en mall för att starta? Ladda ner Aprio styrelsemöte minut Mall här.
prov styrelsemöte minuter
Raynor Inc.
styrelsemöte protokoll: juni 2021
1:00 PST, av Zoom, Vancouver, BC
styrelsemedlemmar:
nuvarande: Carol Devoe, Ryan Santos, Nicholas Paulino, Keith Lewis, Diann Wilson, Matthew Lowell, Dean Stephens, Tammy Burke
beklagar: Cara Johnson
gäster: exec. Direktör Sheila Swanson, Charles Stallworth, konsulterande revisor
kvorum närvarande? Ja
Ring för beställning
- 1:00 p. m.av ordförande, Carol Devoe
Order of Business
rapporter
verkställande direktörens rapport från verkställande direktör, Sheila Swanson
- Swanson presenterade för styrelsen en sammanfattning av bolagets olika mål inklusive uppdateringar om marknadsföringsinitiativ, försäljning, nyanställda och produktutveckling. Styrelseledamöterna ställde flera frågor, som besvarades till deras tillfredsställelse, och diskussionen följde.
finansutskottets rapport från ordförande Carol Devoe
- Devoe introducerade Charles Stallworth, som granskade organisationens bokföringsförfaranden och fann dem vara tillfredsställande, som förberedelse för den kommande årliga finansiella revisionen. Stallworth rekommenderar att vårt företag ser till att revisorn tillhandahåller ett ledningsbrev tillsammans med revisionsberättelsen.
- nästa kvartalsrapport kommer att vara redo att dela för nästa månads styrelsemöte.
oavslutade affärer
- Protokoll från 14 maj 2021 ändrades och godkändes
nya affärer
- Devoe meddelade att hon nyligen hade anställt en ny sekreterare, Karla Porter.
- Lewis bekräftade att Diann Wilson avgår från styrelsen av personliga skäl och lämnar ett gap i Finansutskottet. För övrigt, Lewis rådde styrelsen att Search Committee fick veckovisa uppdateringar från Search Consultant och att frågor från styrelsen var välkomna.
framtida åtgärdssteg
Devoe ansvarar för att förbereda nästa kvartalsfinansiering senast den 15 juli 2021 före nästa möte.
stängning
- Möte ajournerat kl 2: 30 p. m.
- nästa möte datum: 26 juli 2021 kl 2: 00 p. m.
protokoll inskickat av: Tammy Burke
________________
presidentens underskrift
nu när du har grunderna och har sett exempel på styrelsemötesprotokoll, här är 6 ytterligare tips för att göra anteckningar mer effektiva.
Läs mer om Aprio Board Portal Software
6 Praktiska tips för effektivare styrelsemöte minuter
förberedelse är allt.
Förbered dig på det specifika styrelsemöte du ska anteckna för. Detta kommer att vägleda dig att veta vad som är relevant för att sammanfatta och göra uppgiften mycket enklare. Ge dig själv gott om tid att granska tidigare styrelsemöte protokoll samt den kommande dagordningen. Var noga med att känna till det kommande mötet – är det ett vanligt eller speciellt möte, vem som förväntas delta, vad som kommer att diskuteras och alla dokument som kommer att granskas eller cirkuleras.
sikta på kortfattad och exakt.
Bra minuter är en sammanfattning av vad som hände och överenskommits, inte ett register över allt som sades. Så hoppa över den långa beskrivningen och håll minuter en kort och kortfattad sammanfattning av fakta och handlingar. Till exempel ”vi utsåg , till , för , på”.
Lägg märke till bristen på adjektiv, adverb, känslor eller färgstarkt språk. Undvik akronymer och jargong – alla regissörer kanske inte känner till dina branschvillkor, legalese och insider speak. Det krävs övning och flitig redigering för de som är nya att notera. Se till att dubbelkolla för:
- användning av enkelt språk som är lätt att tolka
- korrekt grammatik och skiljetecken
- korrekt stavning
använd en objektiv röst.
mötesprotokoll måste vara korta, faktabaserade och opartiska. Följ dessa riktlinjer för att se till att dina minuter är objektiva:
- Håll dig strikt till rapportering av fakta och beslut medan du förblir neutral i tonen.
- Håll kritik, personliga argument eller meningsskiljaktigheter och politik utanför protokollet.
- lämna ledig chatt, skämt, aktuella händelser återblickar eller personliga anekdoter ur dina minuter. Medan chattar kan bidra till att förbättra styrelsens engagemang, dokumenterar de inte om de inte har något värde i styrning.
- ta bort allt som skulle orsaka otillbörligt ansvar.
Håll styrelseledamöterna ansvariga.
Styrelsemötesprotokoll fungerar som rekord för åtgärder och beslut. En av de viktigaste uppgifterna för minuttagning är att klargöra vilka uppdrag, delegationer och tidsfrister som har kommit ut ur mötet för att hålla styrelseledamöterna ansvariga.
det kan vara användbart att speciellt formatera upplösningar eller följa upp åtgärder i en tabell med fetstil eller understrykning. Varje resolution bör lätt förstås utan förklaring eller sammanhang från resten av protokollet. Ta det ett steg längre och sammanfatta mötesresolutionerna i slutet av dokumentet för enkel återkallelse senare.
var inte rädd för att be om förtydligande.
möten rör sig snabbt och täcker mycket mark. Om du saknar något eller saker är oklara för dig, Sök omedelbart förtydligande så att du kan spela in exakt vad som bestämdes eller vad nästa steg är. Ibland kan juridiska eller branschspråk vara obekanta, så var noga med att sluta och fråga om du inte är säker.
Timing är nyckeln.
att skriva och redigera protokollet så snart du kan medan ämnena fortfarande är fräscha i ditt sinne kommer att göra anteckningar enklare. Det säkerställer också att mötesprotokollet distribueras till styrelseledamöter för godkännande i tid när deras minnen också är färska och uppdrag och tidsfrister är mest relevanta.
förbättra effektiviteten i styrelsemötet med Aprio
nu när du vet hur du tar minuter vid ett styrelsemöte, förbättra din minute-taking effektivitet med verktygen i styrelsehanteringsprogram som Aprio.
visste du att Aprio innehåller en minut builder verktyg? Den här funktionen ger dig en mall för mötesmallar för startbrädor som förfyller objekt som listan över deltagare, mötesdatum och plats och objekten i din styrelsemötesagenda. Det finns också möjlighet att inkludera praktiska hyperlänkar för snabb referens på enskilda agendaposter, vilket gör varje dokument i ditt paket lättillgängligt och delbart från din säkra styrelseportal.
med Aprio lagras mötesprotokoll i ett centralt bibliotek som är lätt att söka, vilket gör uppgiften att få godkännanden säkert och enkelt. Och med en bekväm kloningsfunktion kan administratörer enkelt duplicera mötesmappar och dokument för att spara tid och säkerställa överensstämmelse med kortpaket.
Låt oss visa dig hur Aprio kan hjälpa dig att ta minuter på ett styrelsemöte ännu snabbare. Få en personlig demo.