innan du räknar ut hur man får sponsorer för ett evenemang är den första frågan du behöver ställa dig själv: ”vilken typ av evenemang håller jag?”
det finns två huvudsakliga typer av ideella evenemang. Den första är det som kallas en ”friendmaker”, eftersom målet inte handlar så mycket om att samla in pengar — du kan till och med upptäcka efter det faktum att du förlorade pengar på kort sikt. Ett friendmaker-evenemang är utformat för att skapa relationer inom samhället med ett långsiktigt mål att hitta givare för din ideella organisation eller bygga relationer.
den andra typen av evenemang (och det som de flesta utvecklingsteam är intresserade av att organisera) är en insamling. Syftet med dessa händelser är att anskaffa kapital för att stödja de program och administrativa kostnader som går till att utföra organisationens uppdrag.
för att insamlingar ska lyckas är det viktigt att du säkrar finansiering från områdesföretag och privatpersoner. Du behöver också en plan innan du kan bestämma hur du får sponsorer för ett evenemang. Att be om sponsring för välgörenhetsevenemang kan vara utmanande, men du kan förbättra dina odds genom att hålla dig till följande steg:
- Bestäm din evenemangsplan
- skapa förslagsalternativ
- identifiera potentiella evenemangssponsorer
- hedra sponsorer vid evenemanget
- Följ upp efteråt
när vi har täckt dessa steg går vi över fem snabba tips att använda när vi ber om sponsring av evenemang, inklusive hur du får lokala företag att sponsra ditt evenemang.
men först, låt oss titta på några vanliga frågor för att ge dig en grundläggande översikt över evenemangssponsorer.
Håll din organisation växande med expertråd och alla verktyg du behöver, allt på ett ställe.
Vanliga frågor om att få sponsorer för ett evenemang
innan vi dyker in i hur man får sponsorer för ett evenemang, låt oss se till att vi är på samma sida om rollen som evenemangssponsring. Här är några vanliga frågor om sponsorer för ideella evenemang.
Vad är en eventsponsor?
en sponsor är en person eller ett företag som tillhandahåller något gratis (pengar, tjänster, produkter) för att öka värdet på ditt evenemang.
sponsorer är nyckeln till ditt evenemang eftersom de lägger till incitament som kommer att dra människor till ditt evenemang.
varför är sponsorer viktiga för framgången för din insamling?
förutom det värde de lägger till ditt evenemang ger sponsorer också en marknadsförings-och kampanjförmån. Till exempel, om en lokal restaurang tillhandahåller mat till ditt evenemang, de bör också annonsera ditt evenemang på deras verksamhetsort.
insamlingar och sponsringsmöjligheter är bra affärspartnerskap. De flesta företag, särskilt större lokala företag, har en budget för att göra detta varje år. Så ju tidigare du börjar gruva gratis saker som goodie bags och matdonationer desto bättre.
var kreativ om vem du når ut till och kom ihåg att allt som tillför värde till ditt evenemang är värt det.
När ska du nå ut till potentiella sponsorer?
vanligtvis cirka fyra månader ut. Planera framåt så att sponsorer har tillräckligt med tid att gå igenom nödvändiga godkännanden.
du vill också undvika att konkurrera med andra lokala organisationer för sponsorer. Ju tidigare du kan börja gruvdrift för sponsorer desto bättre är du. Vi kommer att gå djupare in i tidpunkten för att be om sponsring för välgörenhetsevenemang senare i den här artikeln.
Vem kan du få sponsra ditt evenemang?
det korta svaret är alla och alla. Börja med lokala företag och fråga dina registranter om deras företag vill engagera sig. Nå ut till lokala restauranger för presentkort eller matdonationer också.
se till att du frågar vänner, kollegor och sedan får dem att fråga sina nätverk och så vidare.
Hur kan du få sponsorer att säga ja?
att få sponsorer kan vara stressande, särskilt när saker inte händer så snabbt som du vill. Kom ihåg att ha kul, vara kreativ, och rikta platser Du personligen njuta av att vara en del av. Om du är en lojal kund hos ett lokalt företag, kommer de att vara mer benägna att stödja dig.
en nyckel till att få ett ” ja ” är att tänka på kreativa sätt att nå ut till potentiella givare. Detta hjälper dig att sticka ut från de andra organisationer som begär sponsring.
den första kontakten är alltid viktig så skicka inte bara ett generiskt e-postmeddelande till all ”info@” – e-postadress du hittar på webbplatser. Dyk djupare och ta ett personligt tillvägagångssätt för att få kontakt.
besök en favorit lokal butik som du stöder och fråga om de donerar eller sponsrar lokala evenemang. Försök att besöka ett företag under lediga timmar så att de kan ge dig sin fulla uppmärksamhet.
se till att du når ut tidigt och ofta. Och bli inte besviken om saker inte händer så fort du vill. Ge dig själv gott om tid att uppnå dina sponsringsmål.
och att få sponsorer att säga ” ja ” är vad den här artikeln handlar om. Så läs vidare för fler tips för att skapa en framgångsrik sponsringsstrategi för evenemang.
innan du ber om sponsorer, Bestäm din evenemangsplan
ideella utvecklingsteam kan fungera på autopilot genom att organisera samma evenemang årligen utan justering. Detta tillvägagångssätt hjälper dig dock inte att öka din supportbas eller få lokala företag att sponsra ditt evenemang. Det är bäst att titta på varje händelse med ett nytt perspektiv och en ny plan.
du bör kunna direkt koppla aktiviteten och temat för ditt evenemang till din organisations uppdrag. Du kanske till exempel tror att du kommer att tjäna mycket pengar på att hålla en cocktailtimme, men det fungerar inte om din organisation hjälper människor med missbruksproblem.
börja med att skapa ett meddelande och designa en logotyp och ett namn runt det. Din evenemangsplan bör också innehålla tidslinjer för specifika mål, så att du känner till tidsfrister för att skriva ut inbjudningar, lägga till sponsornamn på affischer eller göra insättningar för arenor.
delegera uppgifter till ditt team av personal och volontärer så det är klart vem som är ansvarig för vad. Överväg att skapa ett kalkylblad online som enkelt kan uppdateras så att ingen av misstag närmar sig ett företag som du redan har bett om en donation.
om en volontär är en frekvent shoppare i en butik, låt dem kontakta ägaren eller chefen direkt. Detta säkerställer att ditt meddelande inte går vilse med en anställd som kan missförstå eller glömma det.
medan alla är ansvariga för att sprida ordet och få stöd, behöver de en spelplan för att förstå hur man får sponsorer för ett evenemang. Därför kräver varje evenemangsplan också en meny med donationsnivåer.
Donationsnivåer för evenemangssponsorer
undrar du hur du får lokala företag att sponsra ditt evenemang? Tänk på att skapa nivåer så att även mindre företag kan delta.
när du frågar företagare i ditt samhälle för att stödja ditt uppdrag, är oddsen att de alla kommer att ha samma fråga: Vad är det för mig? Se till att ditt team är berett att ge ett övertygande svar.
ett sätt att göra detta är genom att skapa så kallade donationsnivåer. Dessa är olika ger nivåer som motsvarar vissa förmåner eller belöningar. Låt oss säga att du organiserar en black-tie gala. Dina donationsnivåer kan vara:
- $500 donation får två gratisbiljetter till evenemanget och en lista i programmet
- $1,000 donation får ovanstående plus ett meddelande om tack under evenemanget
- $5,000 donation får sex biljetter, ett meddelande, en lista och ett inlägg på sociala medier
- $10,000 donation får allt som en $5,000 donation får, plus ett pris under evenemanget
- $50,000 donation får allt som en $10,000 donation får, Plus namnrättigheter för evenemanget
var noga med att anpassa dina nivåer baserat på givarens givarhistoria, den möjligheter du kan ge, och vilken typ av händelse. Om du till exempel organiserar en avslappnad tävling i din lokala park, bör donationsnivåerna vara billigare.
försök att begränsa nivåerna till högst fyra eller fem alternativ. Det är lätt för en potentiell supporter att känna sig överväldigad med för många nivåer — och bestämmer sig sedan för att inte stödja dig alls. För de största givande nivåerna kan du begränsa antalet sponsorer för att skapa en känsla av exklusivitet.
många lokala företag kommer att använda välgörenhetsdonationer som ett uppsökande verktyg. Se till att du känner till räckvidden för dina sociala medieplattformar så att du kan visa räckvidden för marknadsföringspartnerskapet i lokalsamhället.
identifiera potentiella evenemangssponsorer
en evenemangssponsor är någon, oavsett om det är en person eller ett företag, som är villig att tillhandahålla varor, tjänster eller en monetär donation för att stödja ditt evenemang. När du bestämmer vem du ska närma dig för sponsring, börja med att analysera radposterna i din evenemangsbudget, som du också bör inkludera i din evenemangsplan. Vill du fylla en goodie bag för varje deltagare?
eller skulle du vara bättre att spara resurser genom att få ett cateringföretag att garantera matkostnader? Behöver du hjälp med marknadsföringskostnader? Kanske en lokal advokatbyrå kommer att vilja donera användning av en skylt för ett par månader.
det är också viktigt att tänka på vilka företag som har en historia av att stödja orsaker som din. Det är lättare att närma sig en potentiell händelsesponsor om du vet att de bryr sig om det arbete du gör, även om du sannolikt fortfarande behöver övertyga dem genom att berätta organisationens historia.
hedra sponsorer vid evenemanget
medan dina donationsnivåer hjälper till att förklara vad evenemangssponsor kommer att få i utbyte mot deras donation, får du större framgång när du bestämmer hur du får sponsorer för ett evenemang om du är kreativ. Bara för att ditt mål är att samla in pengar betyder inte att du inte kan också odla relationer som kan leda till ännu större frågar på vägen.
om du till exempel planerar att ta bilder av de personer som kommer in i ditt evenemang kan du skapa en bakgrund med namn och logotyper för dina toppsponsorer. Om du planerar att ge en återanvändbar väska fylld med godsaker kan du skriva ut namnet på dina evenemangssponsorer på påsen.
sociala medier är ett utmärkt sätt att hedra dina evenemangssponsorer. Lägg upp korta videor från din VD tacka nya sponsorer, tillsammans med korta intervjuer med dina sponsorer för att förklara varför din sak är viktig för dem. Att offentligt uttrycka din tacksamhet till varje sponsor kommer att göra dem mer benägna att fortsätta stödja din ideella organisation i framtiden.
Följ upp efteråt
om du inte ansluter till dina sponsorer efter evenemanget blir det svårare att närma sig dem nästa gång. Planera framåt genom att segmentera din e-postlista så att du kan skapa personliga meddelanden för företagare och individer som stödde ditt evenemang.
omedelbart efter evenemanget, låt dina givare veta hur mycket du höjde vad det betyder för samhället. Tagga dem i foton på sociala medier så att deras vänner kan se det partnerskap du har skapat.
du kan också engagera dina nya supportrar under hela året genom att be dem följa dig på sociala medier och bjuda in dem till virtuella evenemang. Med tiden kommer detta att öka engagemanget med din givarpool och locka nya sponsorer för framtida evenemang.
Hur får sponsorer för en händelse i 5 steg
letar du efter en snabb guide till att få händelse sponsorer? När du ber om sponsring för välgörenhet eller ideella evenemang finns det fem snabba tips du vill tänka på. Följ dessa för att öka dina chanser att landa en ideell evenemangssponsor.
be om sponsring av evenemang tidigt
du bör börja genomföra din evenemangsplan minst fyra månader före evenemanget. Detta bidrar till att lindra stress på slutet och ger dina sponsorer tid att planera sina budgetar på lämpligt sätt.
anpassa din begäran för varje potentiell evenemangssponsor
medan initiala ”save the date” – meddelanden och inbjudningar ska skickas via en dedikerad e-postkampanj, är en personlig touch viktig när du når ut till lokala företag. Fråga personligen eller skicka ett personligt e-postmeddelande som förklarar hur mottagarens verksamhet skulle dra nytta av att stödja ditt evenemang.
Följ upp
människor är upptagna. Tills de ger dig ett tydligt ”nej”, fortsätt fråga. Ibland tar processen längre tid än du kanske vill, så var tålamod!
fira dina sponsorer
Håll dig organiserad så att du kan uppfylla dina löften inom dina donationsnivåer och var noga med att meddela givarstöd på sociala medier i tid.
var kreativ när du ber om event sponsring
Tänk utanför boxen för potentiella nya Event sponsorer. Bara för att en person eller ett företag inte har stött din organisation tidigare betyder det inte att du inte ska närma dig dem. Brainstorma och delegera personen från ditt team som du tror skulle vara den bästa kontaktpunkten.
polera din ideella organisations online-närvaro
varje enskild eller företagsägare som överväger sponsring av evenemang kommer sannolikt att gå online för att göra sin due diligence. Se till att din organisation har en stark närvaro online, inklusive en mobilvänlig webbplats och uppdaterade listor.
för att se till att du har täckt dina baser, kolla in Constant Contacts gratis guide till ideell marknadsföring som kan hjälpa dig att placera dig för din mest framgångsrika insamling än.