Intern kundservice innebär allt en organisation kan göra för att hjälpa sina anställda att uppfylla sina uppgifter, nå sina mål och njuta av sitt arbete. Det täcker hur olika avdelningar kommunicerar med varandra och hur individer interagerar med sina kollegor, underordnade och överordnade. Det är en viktig aspekt av modern verksamhet eftersom det skapar den miljö inom vilken ett företag är mest sannolikt att lyckas.
här är en komplett guide till allt du behöver veta om intern kundservice.
Varför är intern kundservice viktig?
betydelsen av intern kundservice kan inte överdrivas, särskilt för en avdelning som mänskliga resurser där interna interaktioner är en del av deras dagliga uppgifter. Det finns flera fördelar med att odla god intern kundservice som ett av dina affärsmål, så det är lätt att varför det är en så värderad aspekt av modern verksamhet.
fördelarna inkluderar:
- öka personalens produktivitet.
- öka medarbetarnas tillfredsställelse med sin arbetslivserfarenhet.
- skapa tydliga kommunikationskanaler.
- uppmuntra personal lojalitet.
- lösa problem snabbare.
- förbättra extern kundservice.
18 interna kundservice Tips
det finns många tips och kundservice bästa praxis som kan implementeras inom ett företag för att utveckla utmärkt intern kundservice. Att skapa ett program som består av alla eller de flesta av dessa element kan ha en enorm inverkan på produktivitet och personalmoral.
här är 18 av de mest pålitliga sätten att se till att din interna kundservice är där uppe med det bästa.
Märk anställda som interna kunder
varje anställd bör betraktas som en intern kund eftersom det kommer att förbättra kommunikationen en utbildningsprotokoll. Detta är särskilt viktigt för HR, eftersom det är deras roll att tjäna andra avdelningar, antingen via rekrytering, kommunikation eller disciplinering. De tillhandahåller också tjänster som medling och andra anställdas relationer, samt utbildning och personalförmåner.
var noga med att visa respekt
respekt inspirerar respekt och öppet uppvisar denna aspekt i hela organisationen kommer att kraftigt öka kvaliteten på ett företags kommunikation och lagarbete. Med ett program för att respektera behoven hos varje individ samt varje avdelning, ett företag kan frodas tack vare sammanhållningen och stödja arbetskraften erbjuder varandra.
besluta om ett kommunikationsschema som passar båda parter
personalmoralen kan minska dramatiskt när de känner att de inte lyssnas på. Problem som behöver lösas för individer och avdelningar bör inte ignoreras bara för att de inte är högsta prioritet när det gäller bottenlinjen. Bra kundservice innebär att skapa ett kommunikationsschema där alla får chansen att bli hörda.
har flera kommunikationskanaler för att kontakta dina interna Kundserviceavdelningar
eftersom kommunikation är nyckeln till så mycket om bra intern kundservice är det också viktigt att programmera flera kommunikationskanaler som anställda kan använda för att diskutera frågor av betydelse. Detta innebär en öppenhet för ansikte mot ansikte kontakt, samt e-post, telefonnummer och även ett val av överordnade att diskutera frågor med.
Känn organisationsstrukturen och visualisera den med ett diagram
en organisationsstruktur gör det möjligt för anställda att veta exakt vem de ska prata med om en viss fråga, oavsett vilka lag de tilldelas i organisationen. Till exempel behöver en postrumskötare veta vem de kan prata med om ett problem med sortering av post, medan samma företags marknadsföringsteam eller försäljningsavdelning behöver en annan kommunikationskanal för sina specifika problem. VD kan vara den mest auktoritativa rollen, men de behöver inte vara involverade i varje intern fråga eftersom det finns Chefer lägre ner på stegen som är nöjda med att hantera de jobbfrågor som kommuniceras av sina underordnade.
se till att alla till fullo förstår sina roller och ansvar
en mindre uppenbar del av den interna kundservice utvecklar ett program för förebyggande problemlösning. Detta innebär att se till att varje anställd är medveten om hela innehållet i sin roll och sitt ansvar. Detta förhindrar förvirring och konflikter om vem som ska göra vilken uppgift.
behåll tvåvägs öppenhet
det är inte bara underordnade som måste vara transparenta med sina handlingar på jobbet, det är också bra för chefer och direktörer att visa sitt värde för företaget också. Anställda som inte förstår det unika innehållet i sin överordnade roll kan medvetet eller omedvetet förlora respekten för den rollen.
skapa en givande företagskultur av Service
människor behöver känna sig värderade eftersom det är en naturlig del av vår naturliga lutning mot att bygga samhällen och team. Denna instinkt förbättras avsevärt på arbetsplatsen, så en företagskultur där odling av kundlojalitet är en prioritet innebär att ha ETT program för att belöna ansträngning och bra arbete. Detta kulturprogram för att öka anställdas moral skapar en lyckligare arbetslivserfarenhet för produktiva anställda som gör sitt bästa för att driva företaget framåt i samklang med sina medarbetare.
Ha alltid en positiv attityd
positivitet handlar inte bara om leenden och uppmuntrande ord, utan också om att skapa ett program för att ge snabba lösningar på problem och se till att varje lag och enskild anställd har allt de behöver för att göra det bästa jobbet de kan. När oundvikliga problem uppstår är en bra service proaktiv för att hitta en lösning för att förbättra arbetslivserfarenheten.
få Feedback från interna kunder-och agera på det
med de kommunikationskanaler som redan är etablerade är det viktigt att lyssna på feedback och information från medarbetarna och deras erfarenheter på arbetsplatsen. De är de interna kunderna och publiken med den mest värdefulla inmatningen, så eventuella justeringar av de förfaranden och processer som de föreslår på grund av deras erfarenhet bör tas på allvar av de ansvariga. Ett sådant återkopplingssvar är en viktig del av en glad och produktiv arbetsplats.
ha en tydlig uppsättning förväntningar och servicestandarder
du bör eliminera alla möjligheter att en intern kund kan hävda att de inte förstod vad som förväntades av dem, särskilt när det gäller kundinteraktioner. Alla typer av standarder måste ha en tydlig definition och alla anställda fullt medvetna om sitt ansvar att upprätthålla dessa standarder.
upprepa förväntningar ofta
efter att göra förväntningar och företagsstandarder tydliga för anställda i första hand, är den regelbundna upprepningen av relevanta standarder. Vissa grundläggande gemensamma standarder behöver inte nödvändigtvis regelbundna påminnelser, men det kommer att finnas några som gör det, till exempel ett säljteams attityd och uppförande när man pratar med kunder. Det kan också vara något som ovannämnda positivitet och proaktiv problemlösning som bör hållas i framkant av varje intern kunds sinne.
låt teammedlemmarna veta att du har fått e-postmeddelanden
om en av kommunikationskanalerna mellan team av anställda är via deras e-postadress, har detta potential att orsaka problem om svar på interna kundfrågor inte kommer. Därför ska varje e-post som skickas från ett företags e-postadress besvaras så snart som möjligt även om frågan ännu inte kan besvaras. Att bara låta avsändaren av e-postmeddelandet veta att deras meddelande har mottagits och tas om hand kommer att förbättra den interna kundnöjdheten.
Lös problem snabbt och effektivt
en av de bästa metoderna för god intern kundservice för alla företag är snabb problemlösning. När team eller en enskild intern kund har ett klagomål ska det höras och informationen åtgärdas så snabbt som möjligt. Genom att lämna sådana problem som framhävs av anställda olösta skapar det en dålig atmosfär och sänker personalmoralen.
informera alltid kunderna om projektets framsteg
framstegen i företagsprojekt bör inte bara vara något för VD och andra högre företag att uppleva. Alla i företaget spelar en roll antingen direkt eller indirekt oavsett deras relation till de produkter eller tjänster som företaget tillhandahåller, och det är givande och moralhöjande för varje medlem i teamet att få nyheter om framsteg. Sådana nyheter och information om de övergripande affärsmålen och framgången för produkterna, tjänsterna och varumärkena är bra produkthantering och främjar en utmärkt laganda och samhörighet och låter alla i laget veta att deras ansträngningar värderas.
lär känna dina interna kunder
genom att känna dina interna kunder på en mer personlig nivå kan ett kundserviceteam odla ett bättre arbetsförhållande genom att förstå varje individs behov. Interna kunder med unga familjer är till exempel mindre benägna att kunna arbeta helger än en anställd som är singel.
andra interna kunder kan också vara mer ambitiösa än andra och söka ett program med utbildningsmöjligheter för att öka sitt ansvar. Andra små detaljer som att ha telefonnumret till varje arbetare och hur mycket integritet var och en föredrar under sin dagliga rutin kan vara till nytta för den totala medarbetarupplevelsen.
ge frekvent kundservice utbildning
i likhet med att fastställa ett program för företagets standarder och förväntningar, det är också viktigt att personalen vet de bästa kundservice praxis och får frekvent kundservice utbildning så att de kan utveckla sin erfarenhet. Utveckla en filosofi om kundservice som varje intern kund förstår och vet hur man implementerar.
utbilda anställda om andra jobb inom företaget
utbildning av anställda i färdigheter utöver vad de behöver för sina vanliga dagliga uppgifter kan stärka dem. Det hjälper uppenbarligen också företaget genom att säkerställa att anställda kan täcka olika avdelningar i ett företag för varandra om det skulle finnas frånvaro, men det gör också att varje anställd känner sig värderad.
vad är intern kundservice?
Intern kundservice involverar flera avdelningar inom ett företag som samordnar tillsammans för att uppnå företagets mål.
till exempel är rekryteringsprocessen inte bara ett jobb för en anställd eller till och med en avdelning. Någon kommer att ansvara för att annonsera jobbet, en annan för screening och intervjua kandidater vid en Servicedesk. HR kommer sedan ombord på den framgångsrika kandidaten och ge orientering. Kontoavdelningen kommer sedan att ange dem i systemet så att de kan betalas. Du kan också involvera IT-avdelningen eller andra branschexperter som måste se till att den nya medarbetaren har den utrustning de behöver all set-up och redo att gå på sin första dag.
detta kräver mycket kommunikation mellan team och teamarbete mellan avdelningar, som alla faller under paraplyet för intern kundservice.
Vad är exempel på interna kunder?
interna kunder är alla som har en relation med eller en roll inom ett företag.
interna kundexempel inkluderar:
- anställda
- leverantörer
- Partners
- intressenter
- aktieägare
vilka är exempel på externa kunder?
externa kunder är någon som betalar för de produkter eller tjänster som ett företag tillhandahåller men är annars inte en del av företaget.
sådana externa kunder inkluderar de:
- köpa en produkt
- använda en tjänst
- kunder som hyr eller hyr en produkt
- kunder som betalar för en tillhandahållen tjänst
vad är skillnaden mellan interna och externa kunder?
externa kunder har varit drivkraften bakom affärsverksamhet sedan verksamheten startade, medan begreppet interna kunder är ganska nytt och i slutändan en metod för att skapa en positiv och produktiv arbetsmiljö.
externa kunder är de företag försöker locka att betala för sina produkter eller tjänster, medan intern kundservice handlar om att skapa en positiv och produktiv arbetsmiljö för de människor som tillhandahåller produkten till externa kunder.
hur bygger du relationer med interna kunder?
det finns ett antal beprövade och pålitliga sätt att bygga bättre relationer med interna kunder.
dessa metoder inkluderar:
- visa respekt och du kommer att få respekt i gengäld.
- Bygg förtroende för karaktär och förmåga.
- öppna tydliga kommunikationslinjer.
- svara på feedback.
vilken effekt har dålig intern kundservice?
att låta dålig intern kundservice främja i ditt företag innebär att du riskerar att förlora din bästa talang eftersom de blir missnöjda med sin arbetslivserfarenhet.
ofta är de bästa medarbetarna kvar och hämtar slacken från dåligt utbildade anställda som saknar förmåga eller kunskap att utföra sina uppgifter korrekt. Detta sänker moralen, minskar motivationen och hämmar slutligen produktiviteten.
bild: