även om världen kan röra sig mer och mer mot papperslösa kontor, är verkligheten att de flesta företag fortfarande arbetar med mycket pappersarbete. Medan många dokument måste hållas, vet du att det finns mycket som kan kasseras. Vissa lågriskdokument kan potentiellt kastas ut eller återvinnas, men många högriskdokument innehåller känslig information som kan riskera dig och ditt företag om de erhålls av någon för skadlig avsikt.
Vilka Dokument Ska Jag Strimla?
att hålla reda på fragmentering och lagringsperioder för olika dokument kan kännas som ett heltidsjobb på egen hand. Så vilka dokument ska du strimla och när ska du strimla dem?
även om ditt företag kan variera, finns det vissa dokument som måste strimlas för din egen säkerhet. För tillfället kommer vi att hålla oss till fem typer av dokument som borde vara högt på din lista.
- kreditkort och elräkningar
- kontoutdrag
- i-9-formulär
- W-2 och W-4 former
- skatteposter
kreditkortsutdrag och elräkningar är dokument som bör vara högt på någons lista för fragmentering. Räkningar av den typen tenderar att ha mycket känslig information. Så när betalningen är bekräftad och du inte längre behöver referera till den fakturan, se till att dokumentet förstörs.
så frestande som det kan vara att hålla fast vid dessa typer av räkningar även efter att ha bekräftat betalning och upplösning, det bästa sättet att förhindra identitetsstöld från dessa dokument förstör dem. Som sagt, om dessa räkningar är relevanta för dina skattedeklarationer, gäller strimlingsriktlinjerna nedan för det.
det rekommenderas att hänga på kontoutdrag i ett år och sedan strimla dem. Samma sak gäller för lönestubbar. Återigen är det dokument som har den typ av viktig ekonomisk information som identifierar tjuvar som letar efter.
om du letar efter att få dina kontoutdrag online – eller räkningar för den delen – Vill du se till att ditt företag går papperslöst säkert.
i-9-skatteformulären bekräftar en anställds identitet och måste hållas i antingen tre år eller i 1 år efter uppsägning av en anställd, beroende på vilket som är längre tid så generellt kommer det att bli tre år. Dessa dokument innehåller all information som någon skulle behöva för att stjäla någons identitet och måste förstöras säkert och säkert.
du bör säkert förstöra W-2 och W-4 dokument efter att ha hållit på dem i fyra år. Återigen är det personaldokument som innehåller mycket känslig information som personnummer och skatte-ID-koder.
ett företag bör hålla på skatteposter i tre år eftersom du kan ändra en avkastning inom den tidsramen. Sju år är det konventionella numret, för om IRS skulle granska dig, skulle de behöva den informationen innan du säkert kan förstöra dessa dokument.
Ska Jag Strimla Uttalanden Från Stängda Konton?
Ja. När du har bekräftat att kontot är stängt och pengarna har överförts (eller tagits bort), bör du förstöra uttalanden och annan känslig information relaterad till kontot. Detsamma gäller för utgångna kreditkort och annan liknande dokumentation. Om någon av dessa poster skulle kunna krävas för en revision, gäller dock skatteregistreringsreglerna och bör förstöras efter det att tidsperioden har gått.
Hur Kasserar Du Affärsdokument?
medan vissa människor känner sig trygga med att använda en dokumentförstörare för att ta hand om sina dokumentförstöringsbehov, är de inte utrustade för den stora volymen dokument som många företag har. Personlig fragmentering kan också vara tidskrävande och de är inte lika säkra som att använda en professionell tjänst. Korrekt förstörelse av dokument är inte bara något att göra av ditt hjärtas vänlighet heller… det är lagen.
Storage Quarters är experter på att hantera dina dokument förstörelse behov
de yrkesverksamma på Storage Quarters är utrustade för att hjälpa dig att hantera alla dina dokument säkerhet och förstörelse behov. Vi erbjuder säker dokumentlagring för att hålla känsligt material offsite. Vi har också mobila fragmentering enheter att komma direkt till ditt kontor, plocka upp dina dokument på plats, och förstöra dem direkt för att ge dig sinnesfrid. Du kan schemalägga våra mobila fragmentering enheter regelbundet för att hålla kontoret säkert och decluttered. Kontakta informationsspecialisterna på Storage Quarters idag för en gratis offert.