om du är den personliga representanten eller exekutören av en persons egendom måste du sortera igenom den avlidnes tillhörigheter och distribuera hans eller hennes personliga egendom till de personer som anges i den avlidnes testamente eller ett separat personligt egendomsmemorandum.
medan vissa föremål av en avliden persons tillhörigheter, såsom smycken, fotografier, målningar, bestick, porslin och inredning, kan vara enklare att distribuera eftersom de är föremål som familjemedlemmar vill få på grund av monetärt och sentimentalt värde, kan andra föremål, såsom bokslut, försäkringar, räkningar och skattedeklarationer, vara mindre enkla.
vilken dokumentation ska sparas?
som fastighetsförvaltningsadvokater rekommenderar vi att följande dokument förvaras:
- ursprungligt födelse-och dödsintyg (både för den avlidne personen och eventuell predeceased make);
- Original vigselbevis, äktenskapsförord och äktenskapsskillnad;originalbevis för aktier, obligationer och andra tillgångsägande;
- inkomstdeklarationer från de senaste tre åren och verifikationer (t.ex. formulär W-2, formulär 1099, formulär 1099-R, kvitton för välgörenhetsavdrag, osv.);
- presentdeklarationer;
- Estate skattedeklarationer för en predeceased make;
- kontrollera register, bankkontoutdrag, pensionskontoutdrag, kreditkortsutdrag, medicinska uttalanden och räkningar för dödsåret (och för alla tidigare år för vilka decedenten inte har lämnat in en inkomstdeklaration);
- Pensionsplan dokument (t.ex. pension pappersarbete, livränta kontrakt, etc.); och
- försäkringsdokument (livförsäkring, husägare försäkring/paraply täckning, etc.).
Vad gör du om du är osäker på om ett dokument ska förvaras?
som en allmän regel, om ett dokument som inte nämns i listan ovan ser viktigt ut, är det bättre att spara det än att kasta bort det. Om du är osäker på om du ska behålla ett visst dokument, ska du skicka det till din advokat för fastighetsadministration som kan granska det och ge dig råd om hur du ska gå vidare.
hur länge ska dessa dokument sparas?
med undantag för födelseattest, dödsattest, vigselbevis och äktenskapsskillnad dekret, som du bör hålla på obestämd tid, du bör hålla de andra dokumenten i minst tre år efter en persons död eller tre år efter inlämnandet av någon egendom självdeklaration, beroende på vilket som inträffar senare.
Vad ska man göra med den återstående dokumentationen?
när du har sorterat igenom den avlidnes papper och avsatt ovanstående dokument kan du sitta kvar med en hög med papper. I allmänhet är det bra att strimla dokument som har personlig eller ekonomisk information om dem för att minska risken för identitetsstöld.
om du inte har en dokumentförstörare eller volymen av papper är sådan att det skulle vara opraktiskt att strimla dem hemma, kan du hyra ett dokumenthanteringsföretag att plocka upp papper och säkert strimla dem på en offsite anläggning. Kostnaden för att anställa ett dokumenthanteringsföretag är i allmänhet en återbetalningsbar kostnad för boet.