PRINCE2 – en strukturerad projektledningsmetodik
PRINCE2 (PRojects IN Controlled Environments) är en processbaserad metod för effektiv projektledning. PRINCE2 är en de facto-standard som används av den brittiska regeringen, allmänt erkänd och praktiserad inom den privata sektorn i Storbritannien och internationellt.
innan du blir specifik om PRINCE2 är det några allmänna punkter om projektledning. De borde hjälpa till att sätta allt i sammanhang.
när vi vill göra något, bygga något, uppnå något eller gå någonstans, måste vi svara på några frågor:
- Vad försöker vi göra?
- När ska vi börja?
- vad behöver vi?
- kan vi göra det ensam, eller behöver vi hjälp?
- hur lång tid tar det?
- hur mycket kostar det?
det här är de vanliga frågorna som ställs i början av ett projekt, och svaren är byggstenarna för projektledning. De definierar vad vi vill göra och det bästa sättet vi kan göra det.
strukturerad Projektledning beställer projektet i definierade steg för att göra det logiskt och organiserat. PRINCE2 är den skriftliga beskrivningen av detta tillvägagångssätt.
vi vet av erfarenhet att oorganiserade, dåligt kontrollerade projekt vanligtvis går katastrofalt fel. London Ambulance och Channel Tunnel upplevde offentligt systemfel och enorma överskridanden. Strukturerade projektledningsmetoder finns för att förhindra sådana katastrofer.
PRINCE2-ramverket säger att ett projekt borde ha:
- en organiserad och kontrollerad start, dvs. organisera och planera innan du hoppar in.
- en organiserad och kontrollerad mitten, dvs hålla projekt organiserade och kontrollerade.
- ett organiserat och kontrollerat slut, dvs när du har vad du vill och projektet är klart, städa upp de lösa ändarna.
för att beskriva vad ett projekt ska göra och när har PRINCE2 en serie processer. Dessa täcker alla aktiviteter som behövs på ett projekt, från start till stängning.
PRINCE2 Projektledningsroller
Projektledare
projektledaren tar på sig ansvaret för att organisera och kontrollera.
projektledaren kommer att välja personer för att göra projektarbetet och se till att det görs korrekt och i tid.
projektledaren utarbetar projektplanerna som beskriver vad projektgruppen ska göra och när de förväntar sig att slutföra.
kund, användare och leverantör
kunden eller verkställande direktören betalar för projektet.
användaren är den person som kommer att använda resultatet eller resultatet av projektet, eller som kommer att påverkas av resultatet av ett projekt.
på vissa projekt kan kunden och användaren vara samma person. Leverantören eller specialisten tillhandahåller den expertis som behövs för att utföra projektarbetet (dvs. utforma och bygga resultatet).
de behöver alla organisera och samordna så att projektet levererar det önskade resultatet i tid, på budget och upp till kvalitet.
projektstyrelse
varje PRINCE2-projekt har en projektstyrelse. Den består av kunden (eller verkställande), någon som representerar användarsidan och någon som representerar leverantören eller specialistinmatningen.
i PRINCE2 är de kund, senioranvändare respektive seniorleverantör.
projektledaren rapporterar regelbundet till projektstyrelsen. Styrelsen informeras om framsteg och eventuella förutsebara problem.
projektstyrelsen ger projektledaren en uppsättning nödvändiga beslut. De bestämmer hur projektet ska gå vidare och övervinna sina problem.
PRINCE2 Project Management Techniques
Project assurance
Project assurance ger en oberoende bild av hur projektet fortskrider. I PRINCE2 finns tre synvinklar på assurance: business, user och specialist. Varje vy återspeglar de tre projektledarnas intressen.
Business assurance kontrollerar att projektet förblir lönsamt i kostnader och fördelar. User assurance kontrollerar att användarnas krav uppfylls. Specialist eller teknisk försäkring säkerställer att projektet levererar en lämplig lösning.
på vissa projekt görs assurance av ett dedikerat projektförsäkringsteam. Annars kan enskilda medlemmar i projektstyrelsen göra försäkringsjobbet.
projektstöd
på de flesta projekt behövs mycket administrativt arbete: att hålla alla informerade, arrangera möten, hålla planer uppdaterade, jaga saker, hålla filer etc. Projektledare gör ofta allt detta arbete själva, särskilt på mindre projekt. Om många projekt går samtidigt kan ett Projektstödskontor ställas in för att ta på sig lite arbete.
PRINCE2 Scope
i dagens projekt är det ofta olika grupper av människor inblandade. De inkluderar kunden, en eller flera leverantörer och naturligtvis användaren. I projektledning innebär omfattning att utarbeta vad projektet ska uppnå och hur man gör det. Det är inte alltid lätt med alla dessa olika grupper inblandade.
PRINCE2 ger ett gemensamt språk för alla berörda parter. Att samla kunder och leverantörer innebär i allmänhet kontrakt och kontraktshantering. Dessa aspekter är utanför PRINCE2. Metoden erkänner dock behovet av ett projekts kontroller och brytpunkter. Det gör det möjligt för projekt att lyckas i en avtalsram.
Controlling Change
PRINCE2 beskriver mer än de olika personerna som är involverade i ett projekt och vad de ansvarar för. Metoden förklarar också hur man hanterar risker, Hur man hanterar kvalitet och hur man kontrollerar förändringar i projektet. Riskhantering handlar om att ta reda på vad som kan gå fel och planera vad man ska göra om det gör det. Kvalitetshantering kontrollerar kvaliteten på arbetet på projektet. Detta är antingen genom att testa det eller genom att granska arbetet på något sätt.
det finns alltid förändringar under ett projekts livstid. Människor ändrar sig och andra saker händer som påverkar vad projektet gör. PRINCE2 har en teknik för att kontrollera effekterna av förändringar. Detta för att förhindra att projektet går i fel riktning. PRINCE2 Agile går ännu längre. Den integrerar metoder som gör projekt mer flexibla och lyhörda.
så PRINCE2 är en metod för att hantera projekt. Det hjälper dig att ta reda på vem du ska involvera och vad deras ansvar är. Det ger dig en uppsättning processer att arbeta igenom och förklarar vilken information som ska samlas på vägen. Men PRINCE2 gör inte jobbet åt dig. Det kan inte garantera att dina projekt kommer att lyckas. Bra projekt, som levererar kvalitetsresultat, i tid inom budgeten, beror på kvaliteten på de inblandade. Detta inkluderar alla från projektstyrelsen ner till enskilda teammedlemmar.
efter att ha läst denna korta introduktion till PRINCE2 är nästa steg att gå på en utbildning och ta reda på mer!