Del 1 i en serie av 3 – ursprungligen skriven i 2014 och uppdaterad i 2018
det traditionella sättet att välja och engagera leverantörer har blivit mindre övertygande och mindre meningsfullt för försiktiga kunder. De vänder sig oundvikligen till den Allsmäktige RFP (begäran om förslag). Och det finns något att säga om en övergång till företagsförsäljning, eller ”capture” – processen som det hänvisas till av Shipley disciples och statliga entreprenörer.
att skapa och svara på RFP: er kan emellertid lätt bli komplexa, besvärliga och tidskrävande ansträngningar för alla företag. De kräver organisation, överlägsen kommunikation och många års erfarenhet att förstå den invecklade sourcing. För många inom bemanningsindustrin har RFP: er praktiskt taget ersatt traditionell försäljning och inköp; åtminstone är de nu invecklade vävda i dessa processer. Och vi vill hjälpa.
i den här serien kommer vi att belysa när du ska använda eller undvika RFP och bästa praxis som kan tillämpas på den fruktade RFP-processen, oavsett om du är en MSP eller bemanningsbyrå som tar emot ett kundbud och vill se till att du kommer att få en bättre process och därmed en bättre vinstfrekvens, eller om du är den enhet som utfärdar anbudet till potentiella talangleverantörer.
när man ska använda RFP: er
RFP: er ska användas när ett projekt är tillräckligt komplext, kräver mycket teknisk information, kräver hårda data för analys och jämförelse och därmed garanterar ett formellt förslag från en leverantör. De används bäst när du verkligen behöver jämföra svar och leverantörer objektivt. Ett vanligt misstag är att skicka ut en RFP eftersom det verkar lättare att sitta genom försäljningsplatser eller för att folk säger att det är ”rätt sak att göra för framträdanden” eller ”bra form.”Om du vet bortom rimligt tvivel vilken leverantör(er) du sannolikt kommer att välja från början, bjuda in dina identifierade utsikter att presentera sina lösningar.
som exempel, om du försöker välja mellan två kända och tidigare identifierade bemanningsleverantörer, Schemalägg dessa personer för att visa sina möjligheter i en presentation. Bedöm hur varje leverantör skräddarsyr sina lösningar till dina specifika mål och kultur. Mötet kan vara en online video hangout eller personlig intervju. Det är bäst att inte lita på ett konferenssamtal eftersom du vill ha någon form av synlighet-ett sätt att granska de interpersonella interaktionerna. Mät presentatörernas kroppsspråk och förtroende, särskilt som svar på frågor.
efter det, bjud in ett formellt förslag till ett bud. Vi kallar det en begäran om offert (RFQ). Och ärligt talat, det är allt en RFQ borde vara. Fyll inte det med RFP-frågor. Vi går inte den vägen i det här fallet, minns du? Vi pratar prissättning här. Du har sett allt annat du behöver se.
när projektet och den förväntade försäljningscykeln tar på sig komplexiteter som sträcker sig utanför ramen för en traditionell ”låt oss göra lunch” – strategi, är RFP-processen mycket meningsfull. Med ett förslag får du ökad synlighet i budgivarens viktiga erbjudanden och kärnkompetenser, relativt fasta prissättningsmodeller, omfattande svar på viktiga frågor och ett robust dokument som lämpar sig för mer djupgående analys av dina intressenter.
när ska man undvika RFPs
RFP-processen faller snabbt ifrån varandra när den används för ofta, onödigt eller uteslutande som ett försäljningsverktyg. Så ofta som anbudsgivare missar poängen med ett förslag missar upphandlingspersonal poängen när de skapar sina RFP. Undvik att använda en alltför komplicerad RFP-process för att ta itu med enkla frågor som kunde ha besvarats kortfattat och direkt genom ett traditionellt säljmöte. I slutändan riskerar du att alienera potentiella anbudsgivare som uppfattar din övertro på onödigt pappersarbete och byråkrati, vägrar att delta. Även om du inte inser det kan du skada dina chanser att hitta den perfekta leverantören. Men om du arbetar i en starkt reglerad miljö eller i den offentliga sektorn, där RFP: er är mandat, sträva efter att hålla dina frågor relevanta, direkta och riktade till programmet.
om du väljer att utnyttja denna process som en bredare fiskeexpedition, är du mindre benägna att locka fisk till din krok. Och de som biter kommer förmodligen att kastas tillbaka snart nog.
letar du efter en RFP-verktygslåda? Här är det.
för att göra RFP till ett smärtfritt och effektivt sätt för MSP: er att uppnå sina mål är vi stolta över att presentera en komplett RFP-verktygslåda, som kan fungera som en bra utgångspunkt för din nästa inköpsomgång. Trots de formella processerna, oändliga former och svårbegripliga RFP gobbledygook, den rådande tänkesätt Du kan anta för att vinna är Ockhams rakkniv: den enklaste och mest direkta metoden är förmodligen den bästa. Vi har därför utarbetat ett sunt förnuftspaket som ger resultat på ett enkelt sätt. Vi förstår också att ingen ska ge dig en RFP-Mall och säga ”använd bara detta, som det är.”Poängen med vår verktygslåda är att ge dig en fast, anpassningsbar grund från vilken du kan skapa en unik RFP, skräddarsydd för ditt företags behov och åtföljd av verktyg för att hjälpa till med utvärdering, poäng och prissättning.
i den andra delen av vår serie kommer vi att undersöka några specifika bästa praxis inom öppenhet och informationsdelning som kan hjälpa dig att få de mest meningsfulla svaren från alla RFP du utfärdar till bemanningsleverantörer.
Läs del 2: Förenkla din RFP-process genom att lägga till dessa saker i din RFP.