det finns många olika typer av finansiella dokument som du kommer att ackumulera genom ditt liv, och när du blir äldre och tar ut fler finansiella produkter kommer antalet sannolikt att växa och diversifiera. Finansiella dokument kan vara mycket viktigt, inte bara för att spåra dina utgifter, kredit och inkomst, men också att använda som bevis när du ansöker om lån, korrigera fel med din bank eller granska din skattebedömning med HM Revenue and Customs (HMRC).
några av dessa dokument kommer att finnas på papper men alltmer skickas uttalanden och räkningar elektroniskt. Pappersarbete online kan spara utrymme, pengar och träd, men det kan också skapa helt nya problem när det gäller att lagra och skydda dina dokument. Till exempel möjligheten att dokument blir stulna eller förlorade, vilket kan öka risken för identitetsstöld.
vilka finansiella dokument behöver jag behålla och hur länge?
viktiga dokument inkluderar lönerelaterade poster som dina lönebesked, P60s och P45s, vilket kan vara användbart om du behöver bevisa din inkomst av skatte-eller kreditskäl. HMRC föreslår att man behåller lönebesked i minst 22 månader efter slutet av det skatteår de utfärdades i. Men om möjligt kan det vara användbart att hänga på alla dina lönebesked, eller åtminstone dina P60s, så att du har bevis på saker som nationella försäkringsavgifter senare i livet.
kontoutdrag och elräkningar behöver inte hållas under någon viss tidsperiod, om du inte är egenföretagare, men igen kan det vara användbart att hålla dessa typer av poster i minst två år, om inte längre. Även om du för närvarande inte planerar att ta ut ett lån eller annan finansiell produkt, om din långivare ber om kontoutdrag från det gångna året, blir det mycket lättare att hålla dessa dokument till hands. På samma sätt bör låneutlåtanden hållas även efter att du har gjort alla återbetalningar, så du har bevis vid eventuella tvister.
försäkringsdokumentation bör hållas tills policyn löper ut, och du kanske till och med vill hålla fast vid gamla policyer för att jämföra villkor och kostnader med dina nya avtal.
om du ansöker om en inteckning, ovanstående dokument blir ännu viktigare. När du ansöker måste du ge bevis på inkomst till din bank eller bygga samhälle så att de kan beräkna hur mycket du kommer att kunna betala tillbaka. Detta inkluderar dina senaste tre månaders lönebesked, din senaste P60 och sex månaders kontoutdrag. Om du hävdar förmåner eller har några investeringar måste du också visa dokumentation för att ge långivare en fullständig bild av din inkomst.
Hur kan jag hålla finansiella dokument säkra?
både papper och elektroniska dokument måste hållas säkra, från förlust, skada och stöld. Finansiella dokument kan vara mycket värdefulla för brottslingar som vill begå identitetsstöld, särskilt kontoutdrag och räkningar, som kan användas som bevis på identitet eller adress. Förlorade eller förstörda uttalanden kan också vara en smärta om du behöver bevisa din inkomst eller lösa en tvist om en finansiell produkt.
pappersdokument som du vill behålla ska lagras någonstans säkert, som ett låst arkivskåp eller till och med i ett kassaskåp om du har en. Äldre dokument, som du har beslutat att inte behålla, bör strimlas innan de kastas i återvinnings-eller soptunnan. Rippa ett brev upp är inte alltid tillräckligt, eftersom det kan pusslas ihop för att avslöja viktig information.
elektroniska dokument bör också låsas bort med säkra lösenord och kryptering. Om du lagrar kontoutdrag eller räkningar i din e-post eller på en molnserver, se till att du använder ett starkt, slumpmässigt lösenord för kontot och aktivera tvåstegsverifiering där det är möjligt. Om du lagrar dokument på en hårddisk, se till att den finns i en lösenordsskyddad mapp på en säker dator.
om du blir av med en dator eller hårddisk, se till att överföra filerna till någonstans säker och torka sedan av enheten för att rensa alla filer. Att bara ta bort filerna räcker inte alltid, eftersom de kan hämtas med rätt programvara. Specialiserade program kan laddas ner som kommer att skriva över gamla data, och det finns också tjänster som erbjuder hårddisk ’fragmentering’, som fysiskt kommer att förstöra gamla datorer och hårddiskar.
om du är orolig för säkerheten för dina personuppgifter, är din Equifax Credit Report & Score, som inkluderar WebDetect, gratis de första 30 dagarna då tillgänglig för 7.95 varje månad och varnar dig dagligen om vi hittar dina personuppgifter på webbplatser som används av bedrägerier.