att tydligt definiera projektets omfattning hjälper till att effektivt hantera intressenternas förväntningar och säkerställer att alla projektets element är anpassade till målen — vilket ökar chanserna för framgång. Här är vad du behöver veta om att definiera projektets omfattning.
definition av Projektomfång
Projektomfång är en detaljerad beskrivning av alla aspekter av ett projekt, inklusive alla relaterade aktiviteter, resurser, tidslinjer och resultat samt projektets gränser. Ett projektomfång beskriver också viktiga intressenter, processer, antaganden och begränsningar, samt vad projektet handlar om, vad som ingår och vad som inte är. all denna väsentliga information dokumenteras i en omfattning uttalande.
project scope statement
project scope statement är ett nyckeldokument som ger alla intressenter en tydlig förståelse för varför projektet initierades och definierar dess nyckelmål. De flesta projektomfång uttalanden kommer att innehålla dessa element.
- ett projekt statement of work (SoW), som är en detaljerad uppdelning av allt arbete som ska utföras av en projektgrupp och alla viktiga element som kan påverka resultatet
- begränsningar som kan begränsa eller negativt påverka resultatet av projektet, inklusive resurser, upphandlingsfrågor, timing, eller brist på information
- omfattning undantag, vilket kan vara något som inte kommer att vara en del av projektet eller dess leveranser
- milstolpar som anger det exakta datumet för att något kommer att levereras eller slutföras
- de slutliga leveranserna som kommer ges till kunden i slutet av projektet — till exempel en rapport, en programvara funktion, någon process insikter eller analys, eller någon produkt eller tjänst som en kund behöver
- acceptanskriterier som preciserar exakt hur framgång kommer att mätas
- slutligt godkännande där kunden kommer att logga ut på omfattning uttalande som bekräftar att alla parametrar har inkluderats och dokumentet är komplett och korrekt
viktiga steg för att definiera ditt projekt omfattning
korrekt definiera omfattningen av ett projekt är nyckeln till att framgångsrikt hantera din projekt. Här är stegen du kan följa för att definiera projektets omfattning.
- arbeta med viktiga intressenter för att definiera och skapa en omfattning uttalande genom att identifiera vad som ligger inom räckvidd och utanför räckvidd. Att samarbeta med intressenter hjälper till att säkerställa att väsentliga saker inte faller igenom sprickorna.
- identifiera, dokumentera och kommunicera antaganden. Antaganden är de element som relaterar till projektet som antas vara sanna under projektets varaktighet. Antaganden är nödvändiga för att ge en uppskattning av kostnaden och tidsplanen för att leverera projektets omfattning under planeringsfasen av ett projekt.
- få buy-in för scope-uttalandet med de intressenter som påverkas mest för att säkerställa att alla är på samma sida.
exempel på projektomfång
låt oss säga att du är en projektledare som definierar utrymmet för ett innehållsmarknadsföringsprojekt. Ett mycket enkelt projektomfång kan innehålla följande.
introduktion
detta innehållsmarknadsföringsprojekt genomförs för XYZ company i syfte att skapa en artikel som ska publiceras på deras webbplats för att skapa varumärkesmedvetenhet.
Projektomfång
detta projekt kommer att omfatta forskning, innehållsstrategi, skriva artikeln och publicera den på XYZs webbplats under XYZ-bloggen. Det kommer också att inkludera att dela artikeln på sociala medier för april månad 2020. Alla aktiviteter kommer att genomföras av Joe Smith från ABC company.
projektleveranser
projektleveranser kommer att innehålla en välforskad skriftlig artikel med upp till 1000 ord som ska levereras via e-post till [email protected] senast _ _ _ datum.
kriterier för godkännande av projekt
Jane på XYZ company kommer att granska och godkänna den slutliga artikelversionen innan den publiceras.
Projektundantag
detta projekt inkluderar inte betalning till externa leverantörer för forskning eller outsourcade tjänster.
Projektbegränsningar
begränsningar kan inkludera kommunikationsförseningar, ändringar i omfattning eller tekniska svårigheter.
när projektets omfattning är klar och godkänd, och ett projekt pågår, måste projektets omfattning hanteras noggrant för att undvika omfattning kryp.
vad är scope creep?
Scrope creep hänvisar till ett scenario där förändringar inträffar efter att projektet har startats och förändringarna inte definieras eller förväntas inom ramen för scope-uttalandet. När scope creep inträffar kan det påverka projektets tidslinje, leveranskvalitet, resurser, budget och andra aspekter negativt. Att hantera projektets omfattning kan hjälpa till att undvika ovälkomna överraskningar.
Project scope management
förutom den pågående granskningen och övervakningen av projektaktiviteter finns det åtgärder som bör vidtas för att hantera projektets omfattning för att undvika scope creep.
- identifiera om det finns några ändringar i kraven för ditt projekt. Detta är ett viktigt steg eftersom dessa förändringar direkt påverkar projektmålen och alla relaterade aktiviteter.
- identifiera hur förändringarna kommer att påverka projektet. Innan du kan göra justeringar av projektets omfattning måste du förstå var och hur förändringar påverkar resultatet.
- få godkännande för ändringar innan du fortsätter med en förändring i aktiviteter eller riktning.
- genomföra de godkända ändringarna i tid för att minska förseningar och risker.
mall för Projektomfång
– Projektomfång
introduktion
introduktionen ger en översikt över projektet på hög nivå.
projektets omfattning
ange projektets omfattning. Detta bör inkludera vad projektet gör och inte inkluderar. Detta kommer att bidra till att klargöra vad som ingår i projektet och bidra till att undvika förvirring från projektgruppens medlemmar och intressenter.
projektleveranser
ange de planerade leveranserna för projektet.
kriterier för godkännande av projekt
definiera kriterierna för godkännande. Vilka mål kommer att uppnås och hur kommer framgången att mätas?
Projektundantag
Vad ingår inte i projektets omfattning.
Projektbegränsningar
ange eventuella begränsningar för projektet, hårda datum, personal-eller utrustningsbegränsningar, ekonomiska eller budgetbegränsningar eller tekniska begränsningar.
utveckla en solid förståelse för ett projekts syfte och tydligt definiera, dokumentera och hantera ditt projektomfång, du kan se till att du är väl positionerad för att leverera ett framgångsrikt projekt utan att behöva hantera scope creep.