smidig Intern och extern kommunikation är en av hörnstenarna i den dagliga verksamheten. Numera blir Voice over Internet Protocol (VoIP) alltmer den gyllene regeln för modern företagskommunikation. Enkelt uttryckt är det en beprövad teknik som gör det möjligt för människor att ringa telefonsamtal via Internetanslutningen. Utvecklat 1995 har det utvecklats till att bli mer stabilt och pålitligt med utvecklingen av bredband och förvandlats till go-to-lösningen för fler och fler företag när de uppgraderar sina telefonsystem.
denna djupgående guide kommer att gå igenom i princip allt om VoIP och hjälpa dig att göra det mesta av det.
Snabblänkar
- Vad är VoIP?
- Hur fungerar VoIP?
- vilka är fördelarna med VoIP?
- ” behöver mitt företag ett VoIP-telefonsystem?”
- saker att tänka på när du väljer ett VoIP-system?
- VoIP-telefonsystem Köpguide
Vad är VoIP (Voice Over Internet Protocol)?
traditionellt har äldre telefonsystem röstsignaler med analoga telefonlinjer så det kräver installation av kretsledningar för att ringa och ta emot samtal. Under denna omständighet används en specialiserad hårdvaruutrustning som kallas Private Branch Exchange (PBX) för att ansluta interna telefontillägg till det offentliga telefonnätet.
snarare än att skicka datapaket över ett traditionellt kretskopplat nätverk, VoIP, förkortningen för Voice over Internet Protocol, ibland även kallad IP-telefoni, är en teknik som omvandlar röst till digitala signaler som kan överföras via internet digitala datapaket via ditt lokala nätverk/WAN/annan infrastruktur för att möjliggöra telefonsamtal. VoIP använder RTP (real-time protocol) för att säkerställa att dessa paket levereras i rätt tid. Du kan använda antingen en ethernet-kabel eller en höghastighets WiFi-anslutning för VoIP.
här är en kort video som hjälper dig att förstå vad VoIP är på en minut.
Hur Fungerar VoIP?
som nämnts ovan fungerar VoIP i princip genom att konvertera analoga telefonsignaler till digitala signaler för att underlätta telefoni över Internet. Låt oss nu dyka lite djupare i detalj i processen.
SIP-protokoll och SIP Trunking
Voice over IP fungerar med hjälp av protokollteknik och SIP är ett protokoll som möjliggör VoIP. Session Initiation Protocol (SIP) är ett kommunikationsprotokoll för VoIP-samtal och andra text-och multimediasessioner, till exempel snabbmeddelanden och video. SIP trunking, baserat på SIP-protokollet, är i grunden en tjänst som etableras praktiskt taget över dina Internetanslutningar och tillhandahålls av INTERNETTELEFONITJÄNSTLEVERANTÖRER (ITSP), vilket eliminerar den fysiska anslutningen till ett telefonföretag.
utrustning du kan behöva för att använda VoIP
VoIP-telefonsystem (PBX)
en VoIP PBX (Private Branch Exchange) är ett företag telefonsystem som underlättar telefonsamtal via företagets LAN eller WAN datanätverk snarare än genom kretskopplade nätverk.
VoIP PBX finns i två distributionsalternativ – lokalt och molnbaserat. Med en lokal röstlösning installeras hårdvaran och körs på plats på ditt kontor eller datacenter medan ett molnväxelsystem levereras helt över Internet och hanteras helt off-site av en tjänsteleverantör.
VoIP-telefoner eller IP-telefoner
VoIP-telefoner, eller IP-telefoner, är de fysiska kontorstelefoner som du kan använda med ett VoIP-telefonsystem. Visuellt skiljer de sig inte mycket från de traditionella, stationära telefonerna du hittar hemma eller på skrivbordet. På grund av detta är det ganska lätt för anställda att anpassa sig till nyare VoIP-telefoner. Den grundläggande skillnaden är att de är internetaktiverade, antingen via WiFi eller Ethernet. De tilldelas IP-adresser för att underlätta samtal via ditt nätverk.
mobiltelefoner, datorer, nätverksklara enheter
förutom IP-telefoner kan du också komma åt VoIP-telefonsystem med din egen mobila enhet, dator och andra nätverksklara enheter med VoIP-appar eller softphone-program installerat. Idag kan du ringa och ta emot affärssamtal när som helst, var som helst med dina egna internetanslutna enheter, utan att oroa dig för att förlora VoIP-samtalskvaliteten. Anställda är inte längre bundna till en skrivbordstelefon och kan använda valfri enhet.
VoIP-gateways
en VoIP-gateway är en hårdvaruenhet som omvandlar traditionell telefonitrafik (analog eller digital) till datapaket, vilket möjliggör anslutningar mellan äldre telefoniinfrastruktur och IP-baserad kommunikation, som fungerar som en bro mellan ett IP-nätverk, PSTN (Public Switched Telephone Network) och mobilnätet.
vilka är fördelarna med VoIP?
moderna företag tycker om att använda VoIP-telefon över traditionella telefonlinjer eftersom de kan få mycket mer värde än att bara förbättra företagskommunikation. Nedan följer några av de många sätt VoIP fördelar företag.
kostnadsbesparingar
VoIP är ett budgetvänligt sätt att skapa ett företagskommunikationssystem. VoIP-tjänster kan baseras på en direkt IP-anslutning till din telefonleverantör, helt enkelt på din befintliga Internetanslutning eller en kombination av båda. Därför sänker det kostnaden för interna samtal i din organisation till praktiskt taget ingen, minskar kraftigt kostnaderna för externa och internationella affärssamtal, vilket sparar en betydande mängd investeringar på att köpa traditionella telefonlinjer, installation och löpande underhåll.
lokala och molnbaserade VoIP-system är båda kostnadseffektiva men har vissa skillnader när det gäller kostnaden. Även om du måste betala helt i förskott för ett op-lokalsystem, skyddar det dig från risken för avgiftshöjningar och innebär lägre månadskostnad efter att utgifterna är täckta. När det gäller de molnbaserade värd VoIP-tjänster, du brukar gå med en OpEx-modell med mer överkomliga månads-eller årsavgifter och låg initial utrustning kostnad.
om dina röst-och datalösningar för närvarande är separata kan du spara pengar genom att kombinera de två under en leverantör. Förutom kostnadsbesparingarna kommer du också att kunna konsolidera både internettjänst och telefonistöd.
lätt att installera
jämfört med traditionella telefonsystem kan installationen och konfigurationen av VoIP-system vara superlätt. Traditionellt, med ett fasttelefonsystem, kräver kontorstelefoner fysiska linjer för att ta emot telefontjänst. VoIP-telefonsystem eliminerar behovet av att installera fysiska telefonlinjer. Allt du behöver göra är att ansluta IP-telefoner till företagets nätverk via Ethernet-linjer.
ännu bättre, om du behöver din IT-Personal för att prioritera viktigare och intäktsgenererande projekt istället för att hantera telefonsystemet, lämnar värdtelefontjänster arbetet till tjänsteleverantören och det finns ingen anledning att oroa sig för några nätverksproblem. Det skulle vara fördelaktigt för småföretag och nystartade företag som saknar teknisk expertis eller resurser också.
Clear Voice Quality
när Voice over IP först introducerades var dess samtalskvalitet verkligen otillfredsställande. Långt borta är de dagar tack vare utvecklingen av bredband och Voice over Internet Protocol tekniken själv. Den ”dåliga samtalskvaliteten” är förmodligen den största missuppfattningen om VoIP nu.
var säker så länge du har en snabb och stabil internetanslutning. De flesta VoIP-leverantörer erbjuder ett stort antal olika protokoll och codecs för att säkerställa HD-ljudkvalitet. Med en robust lösning och korrekt implementering kan röstkvaliteten på VoIP vara lika bra eller till och med bättre än de fasta samtal. Du kan inte ens se skillnaden.
mobilitet& geografisk flexibilitet
VoIP gör det möjligt för företag att utöka sitt kommunikationssystem till fjärrkontor och on-the-go-arbetare via SIP-aktiverade enheter. För fjärrarbetare är kontoret var de än gör det så länge Internetanslutningen är tillgänglig.
utbyggnaden av en multi-site VoIP-system kan inte bara hålla alla spridda grenar anslutna sömlöst men minskar också Spiral inter-office samtalskostnader. Softphones gör det möjligt för anställda att göra sina kontorstillägg mobila med ett brett utbud av samtalshanteringsfunktioner till hands. Dessutom gör molntelefonsystem det enkelt att ansluta geografiskt spridda kontor under ett telefonsystem och IT-administratören kan enkelt hantera det från vilken plats som helst.
skalbarhet
skalbarhet, som en av de mest värdefulla egenskaperna för företag, hänvisar till ett systems förmåga att hantera en växande mängd arbetsbelastning, normalt genom att lägga till resurser i systemet, utan att påverka dess övergripande prestanda eller effektivitet.
VoIP är en skalbar lösning som kan växa med ditt företag, särskilt den molnbaserade VoIP-tjänsten, som erbjuder större flexibilitet för företag med personaltillväxt eller minskning. Ökningen och minskningen av telefontillägg kan göras omedelbart och företag betalar bara för vad de behöver, utan att köpa ytterligare hårdvaruutrustning eller nya dedikerade linjer. Allt kan göras, praktiskt taget i realtid. Om du är ett säsongsbetonat företag med fluktuerande kommunikationsbehov eller upplever snabb tillväxt kan en värdmodell passa perfekt för dig.
överflöd av funktioner
VoIP-tjänster levererar ett antal funktioner som antingen inte stöds av traditionella telefonsystem eller endast tillgängliga mot en extra avgift. Dessa funktioner är mer än’extra’. Många företag har funnit det lätt att använda VoIP och blev mer konkurrenskraftiga med hela sviten av inbyggda funktioner. Vissa funktioner kan hjälpa företag att uppfylla viktiga säkerhets-och säkerhetsbehov, inklusive möjligheten att ansluta till räddningstjänster när du använder Internet VoIP.
nedan är en lista över måste VoIP funktioner som kommer att öka din affärskommunikation effektivitet:
-
vidarekoppling av samtal
när den uppringda parten inte är tillgänglig hjälper vidarekoppling att omdirigera inkommande samtal till en annan önskad destination, till exempel mobilnumret eller andra telefonnummer. Du kan också ställa in olika regler för olika scenarier. Till exempel, automatiskt vidarebefordra telefonsamtal till en annan anknytning när du är upptagen, ringa din mobiltelefon när ingen besvarar samtal till din skrivbordstelefon, och be uppringare att lämna röstmeddelanden när du är på semester. Säljpersonal och fältpersonal behöver inte längre oroa sig för att vara borta från sina skrivbord.
-
interaktivt röstsvar (IVR)
IVR hjälper även småföretag att erbjuda 24/7 kundservice utan kostsamma personalresurser. När kunderna ringer in kommer förinspelade hälsningar att leda dem till den lämpligaste destinationen med minsta väntetid. Med IVR kan du automatisera kundservice, ge tillfredsställande svar i rätt tid, lämna ett gott intryck på dina kunder och bygga en professionell företagsbild.
-
Ring Group
inkludera en grupp av tillägg i en ring grupp så att när ett samtal kommer in, alla tillgängliga tillägg ringer samtidigt eller sekventiellt upp till olika ringsignaler strategier du ställer in. Det är mycket användbart för att dela och distribuera samtal effektivt bland anställda i vissa avdelningar. Som ett resultat kommer den totala produktiviteten i ditt team att ökas och det snabbaste svaret på kundsamtal garanteras.
-
kö
det är ett smart drag att låta ett inkommande samtal köa upp i väntan på en tillgänglig agent. Bättre än att vara på is, gå till röstbrevlåda, eller få en upptagen ton, kunden informeras om att det för närvarande inte finns någon tillgänglig agent för att svara på samtalet, och han eller hon står i kö just nu. Det minskar antalet missade samtal samt den negativa effekten av upptagna signaler på kundupplevelsen. Genom att segmentera agenter i flera köer kan du till och med tillhandahålla olika servicenivåer för olika kundgrupper.
-
Musik på is
telefonsamtal kan läggas på is Ibland, såsom intervallen medan du överför ett samtal till ett annat nummer, eller väntetiden när människor deltar i ett konferenssamtal, eller ingen gillar besvärliga tystnader, så bara ladda upp några ljudfiler och anpassa on-hold musik för att behaga dina kunder och förbättra företagets image.
-
samtal inspelning
VoIP-telefonsystem kan ställas in för att automatiskt upptäcka och spela in varje telefonsamtal som görs via systemet, inklusive inkommande och utgående samtal. Företag utnyttjar vanligtvis samtalsinspelningar som utbildnings-eller coachningsverktyg, för att hjälpa till att lösa tvister, i syfte att granska och bekräfta, för att följa deras regler och för att spåra om kunderna är nöjda eller inte. VoIP-teknik gör dem alla förenklade.
” behöver mitt företag ett VoIP-telefonsystem?”
vi förstår att vissa företag kan ha använt traditionella telefonsystem under ganska lång tid och är inte säkra på om ett VoIP-telefonsystem är vettigt för sina företag. Det finns verkligen betydande skillnader mellan VoIP och traditionell fast telefon. Här är några frågor du kan ställa dig själv innan du fattar ett välgrundat beslut.
1) upplever ditt land ISDN-avstängningen?
när tekniken utvecklas och kraven på affärskommunikation växer snabbt, kan de traditionella PSTN-och ISDN-linjerna knappt leva upp till förväntningarna hos dagens företag och gradvis glida längre och längre in i föråldring. Nu sker ISDN-avstängningen över hela världen. Som stora telekomföretag successivt tillkännage att stänga ISDN och PSTN, Tyskland, Australien, Italien, och många andra länder runt om i världen upplever en omvandling från traditionella fasta telefoner till alla IP-lösningar.
om du är bland trenden är det kritiskt f att hitta en sömlös och pålitlig VoIP-lösning som svar på avstängningen. Annars kan du förlora din telefontjänst. Om du inte står inför en omedelbar ISDN-avstängning, var uppmärksam på denna fråga eftersom du kanske upptäcker att din egen nation kräver detta i framtiden. Du kan komma före framtida utveckling genom att planera att implementera VoIP-teknik förr än senare.
2) har du anställda som arbetar hemifrån?
sedan utbrottet av COVID-19 har många företag, som tidigare var begränsade till traditionella fasta telefoner, uppgraderat till VoIP-telefonsystem för att underlätta en distansarbetsmiljö. Tack vare VoIP kan fjärrarbetsstyrkan ringa och ta emot affärssamtal med samma nummer som de har på kontoret med sina egna enheter och få tillgång till samma samtalsfunktioner.
VoIP har blivit ett måste-verktyg för fjärrarbete och också ett stort steg mot digital transformation. Dessutom, genom att använda en VPN-anslutning (virtual private network) tillsammans med VoIP-lösningen, kommer din konversation att skyddas av en krypteringstunnel. En pålitlig VoIP-tjänsteleverantör bör kunna ge detaljerad information om hur de säkrar fjärr-och fjärrkommunikation för kunder som använder sina VoIP-lösningar för företag.
3) kan ditt nuvarande analoga system tillgodose dina behov?
det finns flera stora problem som plågar traditionella telefontjänster.
för det första kräver traditionella PBX en hög investering i förskott, inklusive inköp av telefonlinjer och hårdvara (som också måste installeras av erfarna tekniker) samt löpande underhållsavgifter. Efter installationen kan det också vara dyrt och svårt att skala systemet när du upplever behovet av expansion, till exempel en betydande ökning av personal eller ytterligare filialer.
dessutom ger traditionella telefonsystem i allmänhet endast grundläggande samtalsfunktioner och kan inte klara av mer sofistikerade affärskommunikationsscenarier. Med ett ökande antal mobila och avlägsna arbetskraft, brist på rörlighet blir en av dess stora nackdelar. Analoga telefontjänster är beroende av fysiska linjer för att överföra rösttrafik, som kedjar anställda vid skrivbord för att hantera affärssamtal.
till skillnad från ett modernt alternativ som VoIP är anpassning och integration ganska begränsad på äldre telefonsystem. De kan inte integreras i dagens affärskommunikationsekosystem, som består av en komplex serie avancerade applikationer, vilket lämnar röstsamtal i jord från resten av företagets informationssystem.
Fortsätt läsa för att ta reda på mer om ett VoIP-telefonsystem är vettigt för ditt företag.
saker att tänka på när du väljer en VoIP-tjänst?
det kan ha en enorm inverkan på ditt företag när du bestämmer dig för en affärskommunikationslösning. VoIP kan vara den bästa lösningen, men det är viktigt att genomföra ett aktuellt tillstånd och behovsanalys först. Sedan kan du avgöra om business VoIP fungerar för dig. Här är några tips som hjälper dig att bestämma dina behov och göra smarta val.
1) Vill du behålla befintlig utrustning? Stöder det dina behov?
om du använder den traditionella PBX och med en begränsad budget för en fullständig ersättning av befintlig utrustning, se till att du väljer en VoIP-lösning som låter dig ta en stegvis övergång. Om det nya VoIP-systemet är kompatibelt med ditt traditionella telefonsystem, hur man kopplar ihop dem, hur man säkerställer att uppgraderingen inte påverkar affärskontinuiteten etc. Det är också viktigt att kontrollera att VoIP-tjänsteleverantörer som du funderar på kommer att stödja denna utrustning. Detta är ett stadium där direkt kommunikation med VoIP-leverantören är nyckeln.
2) Vilken typ av unified communications-funktioner erbjuder den?
VoIP-telefonsystem erbjuder en rad telefonifunktioner för att hantera ljudsamtal, men kommunikation med kollegor och kunder är inte bara begränsad till röst. Det är därför unified communications introduceras till affärskommunikationslandskapet och även varför UC bör vara en av de främsta prioriteringarna när du utvärderar dina VoIP-alternativ.
Unified communications på sitt enklaste sätt handlar om att göra en mängd kommunikationskanaler och alternativ till en enda åtkomstpunkt. Faktum är att de flesta UC-produkter svarar på VoIP som en kärnfundament, och många VoIP-leverantörer erbjuder några UC-funktioner i sina portföljer för att ytterligare utöka kapaciteten och flexibiliteten.
vanliga UC-funktioner inkluderar:
- Unified Messaging
- snabbmeddelanden (chatt)
- närvaro
- Företagskatalog
- videokonferenser
- Team Collaboration
3) är det möjligt att integrera i andra plattformar och verktyg?
det är viktigt för företag att vara smidiga och redo i en så snabbt föränderlig värld. Med fler och fler system, plattformar och programvara som visas på arbetsplatsen, både chefer och anställda förväntar sig att ha en enhetlig och integrerad lösning för att förbättra effektiviteten, vilket är anledningen till ett VoIP-system förmåga att integrera och sömlöst arbeta med andra lösningar blir mycket viktigare än någonsin.
med ditt telefonisystem kopplat till andra affärshöjande verktyg blir det lättare för dig och ditt team att kommunicera, samarbeta, samarbeta med varandra och effektivisera det övergripande arbetsflödet. Lyckligtvis finns det VoIP-leverantörer som säkerställer att deras telefontjänst är kompatibel med några populära samarbetsverktyg och kommunikationsverktyg.
VoIP Phone System Köpguide
när du handlar för VoIP, hittar du det finns en lista över VoIP-tjänsteleverantörer konkurrerar om din uppmärksamhet. Om du behöver mer information för att ta reda på vilken typ av telefonsystem som passar bäst för din organisation. Här är en guide för dig!
den här guiden innehåller all viktig information och användbara tips som hjälper dig att fatta ett välgrundat beslut på ett enklare sätt. Det hjälper dig att förstå hur VoIP-telefonsystem fungerar, hur man väljer en VoIP-leverantör, och om detta är att föredra framför vanlig telefontjänst. Klicka bara för att ladda ner!
