Vad är en anställd fil?
arbetsgivare bör använda en anställd fil för att fånga och underhålla alla HR, löner, förmåner och efterlevnad dokument på en plats. Med utvecklingen av HR-teknik bör arbetsgivare lagra alla viktiga personaldokument för varje anställd inom sitt HR-system. Underlåtenhet att korrekt underhålla och producera dokumentation kan leda till överträdelser eller potentiella böter.
dokument som skyddas av sekretesslagar, såsom medicinska/försäkringsregister och referens – /bakgrundskontroller, bör inte ingå i en anställds grundläggande personalfil.
här är en ögonblicksbild av de objekt som kan ingå i en grundläggande anställd fil:
-
arbetsbeskrivning
-
jobbansökan och / eller CV
-
jobberbjudande
-
IRS Form W-4
-
kvitto eller undertecknad bekräftelse av medarbetarhandbok
-
prestationsbedömningar
-
blanketter för ersättningar till anställda
-
formulär som ger nödkontakter
-
kunder och / eller medarbetare klagomål
-
utmärkelser eller citat för utmärkt prestanda
-
registrering av närvaro eller slutförande av träningsprogram
-
varningar och/eller andra disciplinära åtgärder
-
anteckningar om närvaro eller tardiness
-
varje kontrakt, skriftligt avtal, kvitto eller bekräftelse mellan arbetstagaren och arbetsgivaren
-
dokument som rör arbetstagarens avgång från företaget
Paycors HR-lösning erbjuder enhetlig personalregistrering och mycket mer. Utforska vår HR-produktsida för att lära dig hur vi eliminerar pappersfiler och håller din information säker. Läs mer om nyanställda onboarding och hur man fil skatter utan W2.