citační dopis je napsán společností s úmyslem poskytnout cenovou nabídku pro své produkty nebo služby. Citační dopis by měl jasně popisovat uváděné produkty nebo služby, aby příjemce mohl učinit informované rozhodnutí o nákupu. Například váš příjemce může učinit lepší rozhodnutí znát přesné materiály potrubí, které chcete nainstalovat v domácnosti. Když potenciální zákazník porovnává tři instalatérské nabídky, znalost použitého materiálu je stejně důležitá jako znalost ceny.
vaše nabídka může být jednoduchá nebo složitá. Můžete zvážit nabídku kvalitnějších materiálů za vyšší cenu a standardních materiálů za standardní cenu. Například nabídka dřevěného plotu s kovovými podpěrami nebo dřevěnými podpěrami umožňuje zákazníkovi několik možností za různé ceny. Umožnění volby zvyšuje pravděpodobnost, že vaše společnost zajistí práci.
co je třeba zvážit při psaní citačního dopisu
svou nabídku můžete nabídnout poštou (dopisem) nebo e-mailem. Ať tak či onak, měl by obsahovat název a logo vaší společnosti, adresu a kontaktní informace.
citační dopis je profesionální dokument a měl by být napsán formálním tónem. Nabídněte své produkty nebo služby v přehledném a snadno čitelném formátu hlavičkového papíru. Použití odrážek a tabulek je běžné v uvozovkách, protože usnadňují pochopení rozdílů mezi poskytovanými službami nebo poukazují na vlastnosti vašich produktů.
vaše materiály, služby nebo produkty by měly být popsány co nejpodrobněji, aniž by nabídka zněla jako reklama. Váš potenciální zákazník již ví něco o tom, co potřebují. Buďte jasní, ale nevytvářejte prodejní hřiště.
co zahrnout do citačního dopisu
vaše nabídka musí mít určité prvky, aby byla účinná. Zde je to, co musíte zahrnout:
- základní informace o společnosti
- projev vděčnosti za zvážení
- seznam produktů a / nebo služeb
- vaše cenové nabídky
- celková cena balíčku
- možnosti, pokud je to možné
- informace o záruce
- kontaktní informace
Tip: projev vděčnosti je jedním z nejdůležitějších prvků v jakékoli profesionální korespondenci. Vždy dejte svému zákazníkovi vědět, že si jich vážíte
Formát citačního dopisu
{vaše jméno}
{název a logo vaší společnosti}
{adresa vaší společnosti}
{vaše e-mailová adresa}
{Datum}
{jméno příjemce}
Vážený{příjemce}:
děkuji za zvážení nás pro vaše potřeby {produktu nebo služby}. Zde je nabídka, kterou jste požadovali.
nabídka pro {produkty nebo služby}
| {produkt nebo služba} | popis | množství | Cena | celkem |
{tato oblast může být použita pro informace o záruce a zřeknutí se odpovědnosti, pokud existuje}
jsem rád, že s vámi prodiskutuji tuto nabídku a zodpovím všechny otázky, které byste mohli mít. Můžete mě kontaktovat na mém mobilním telefonu na {telefonní číslo} nebo e-mailem na {e-mailová adresa}.
ještě jednou děkuji za vaši žádost o cenovou nabídku.
S pozdravem
{váš podpis}
{vaše jméno}
ukázkové citační písmeno
zde je ukázkové písmeno založené na výše uvedeném základním formátu. Citující společnost dělá část výroby. Ucházejí se o zakázku na více dílů, které vytvoří pomocí svého obráběcího zařízení s vodním paprskem.
Jason Mitford
Allied Manufacturing, Inc.
2000 West Highland
Bedford, MI 90776
25. června 2022
Jessica Morant
Total Aircraft Manufacturing, Inc.
3046 South Ford Street
Bedford, MI 90775
Vážená Jessico:
Děkujeme, že jste nás zvažovali pro vaše potřeby obrábění vodním paprskem. Zde je nabídka, kterou jste požadovali.
nabídka pro výrobu letadlových dílů
| produkt | popis | množství | Cena | celkem |
| Titanová část | „zadní vzpěra“ podle výkresu č. 78996 a specifikace | 82 | $47.00 | $3,854.00 |
| Titanová část | „přední ortéza“ podle výkresu č. 78997 a specifikace | 82 | $47.00 | $3,854.00 |
| nerezová část | „levý Detail“ podle výkresu č. 89564 a specifikace | 46 | $26.00 | $1,196.00 |
| Stainless Steel Part | „pravý Detail“ podle výkresu č. 89565 a specifikace | 46 | $26.00 | $1,196.00 |
| celková cena | $10,100.00 |
dodáme suroviny podle vašich specifikací. Každá část podléhá schválení kontroly kvality ve vašem zařízení.
Poznámka: Nezahrnuli jsme žádné požadavky na dokončení jiné než ty, které jsou uvedeny ve vašich výkresech.
rád s vámi prodiskutuji tento citát a zodpovím všechny vaše dotazy. Můžete mě kontaktovat na mém mobilním telefonu na čísle (382) 977-6558, nebo e-mailem na adrese mohu se snadno zastavit, abych vás viděl a mluvil o vašich výrobních potřebách.
ještě jednou děkuji za vaši žádost o cenovou nabídku.
S Pozdravem
Jason Mitford
Důležité: Jak vidíte, tento vzorový dopis obsahuje předpokládanou záruku na díly – “ každá část podléhá schválení kontroly kvality ve vašem zařízení.“Pokud je část odmítnuta, může ji příjemce poslat zpět, aby byla přepracována nebo sešrotována, a to bez nákladů příjemci.
společnost rovněž poznamenala, že nejsou zahrnuty žádné jiné požadavky na konečnou úpravu než ty, které jsou uvedeny na dodaných výkresech. Jinými slovy, pokud některá z částí musí být natřena, eloxována nebo dokončena jiným způsobem, než je uvedeno na výkresech, tato úprava není zahrnuta v nabídce.
šablona citačního dopisu
- MS Word
cenový dopis produktu
- MS Word
cenová nabídka služby
- MS Word
dopis s žádostí o nabídku
- MS Word
závěr
všechny společnosti by měly mít formát, nebo šablona, použít pro kotace. Výše uvedený formát funguje pro nabídky služeb nebo produktů. Nejdůležitějšími částmi každého citačního dopisu jsou projev vděčnosti a ochoty diskutovat o citaci. Produkty a služby a jejich ceny by měly být jasné, popisné a snadno pochopitelné.