jasné definování rozsahu projektu pomáhá efektivně řídit očekávání zúčastněných stran a zajišťuje, že všechny prvky projektu jsou v souladu s cíli-zvyšuje šance na úspěch. Zde je to, co potřebujete vědět o definování rozsahu projektu.
definice rozsahu projektu
rozsah projektu je podrobný přehled všech aspektů projektu, včetně všech souvisejících činností, zdrojů, časových os a výstupů, jakož i hranic projektu. Rozsah projektu také popisuje klíčové zúčastněné strany, procesy, předpoklady a omezení, stejně jako to, o čem projekt je, co je zahrnuto a co není. všechny tyto základní informace jsou dokumentovány v prohlášení o rozsahu.
prohlášení o rozsahu projektu
prohlášení o rozsahu projektu je klíčovým dokumentem, který poskytuje všem zúčastněným stranám jasné pochopení toho, proč byl projekt zahájen, a definuje jeho klíčové cíle. Většina prohlášení o rozsahu projektu bude obsahovat tyto prvky.
- prohlášení o práci projektu (SoW), které je podrobným rozpisem všech prací, které mají být provedeny projektovým týmem, a všech důležitých prvků, které mohou ovlivnit výsledek
- omezení, která by mohla omezit nebo negativně ovlivnit výsledek projektu, včetně zdrojů, otázek zadávání veřejných zakázek, načasování nebo nedostatku informací
- vyloučení rozsahu, což může být cokoli, co nebude součástí projektu nebo jeho výstupů
- milníky, které poskytují přesné datum že něco bude doručeno nebo dokončeno
- konečné výsledky, které budou produktu nebo služby, které zákazník potřebuje
- kritéria přijetí, která přesně určují, jak bude měřen úspěch
- konečné schválení, kdy zákazník podepíše prohlášení o rozsahu a potvrdí, že byly zahrnuty všechny parametry a dokument je úplný a přesný
klíčové kroky pro definování rozsahu projektu
správné definování rozsahu projektu projektu je klíčem k úspěšné správě vašeho projekt. Zde jsou kroky, kterými můžete definovat rozsah projektu.
- Spolupracujte s klíčovými zúčastněnými stranami na definování a vytvoření prohlášení o rozsahu určením toho, co je v rozsahu a mimo rozsah. Spolupráce se zúčastněnými stranami pomáhá zajistit, aby základní věci nepropadly trhlinami.
- Identifikujte, dokumentujte a sdělujte předpoklady. Předpoklady jsou ty prvky, které se vztahují k projektu, o nichž se předpokládá, že jsou pravdivé po celou dobu trvání projektu. Předpoklady jsou nezbytné k poskytnutí odhadu nákladů a harmonogramu pro dosažení rozsahu projektu během fáze plánování projektu.
- získejte buy-in pro prohlášení o rozsahu se zúčastněnými stranami, které jsou nejvíce ovlivněny, aby zajistily, že všichni jsou na stejné stránce.
příklad rozsahu projektu
Řekněme, že jste projektový manažer definující rozsah pro projekt marketingu obsahu. Velmi jednoduché prohlášení o rozsahu projektu může zahrnovat následující.
Úvod
tento projekt marketingu obsahu se provádí pro společnost XYZ za účelem vytvoření článku, který bude zveřejněn na jejich stránkách, aby se vytvořilo povědomí o značce.
rozsah projektu
tento projekt bude zahrnovat výzkum, obsahovou strategii, psaní článku a jeho zveřejnění na webových stránkách XYZ pod blogem XYZ. Součástí bude i sdílení článku na sociálních sítích za měsíc Duben 2020. Všechny aktivity bude provádět Joe Smith ze společnosti ABC.
výstupy projektu
výstupy projektu budou obsahovat jeden dobře prozkoumaný písemný článek až o 1000 slovech, které budou doručeny e-mailem na adresu [email protected] nejpozději do _ _ _ datum.
kritéria pro přijetí projektu
Jane ve společnosti XYZ před zveřejněním zkontroluje a schválí konečnou verzi článku.
vyloučení projektu
tento projekt nebude zahrnovat platby externím dodavatelům za výzkum nebo outsourcované služby.
omezení projektu
omezení mohou zahrnovat zpoždění komunikace, změny rozsahu nebo technické potíže.
jakmile je prohlášení o rozsahu projektu dokončeno a schváleno a projekt probíhá, bude třeba pečlivě řídit rozsah projektu, aby se zabránilo tečení rozsahu.
co je scope creep?
Scrope creep označuje scénář, kdy ke změnám dochází po zahájení projektu a změny nejsou definovány ani předvídány v rámci prohlášení o rozsahu. Když dojde k tečení rozsahu, může to negativně ovlivnit časovou osu projektu, dosažitelnou kvalitu, zdroje, rozpočet, a další aspekty. Správa rozsahu vašeho projektu může pomoci vyhnout se nevítaným překvapením.
řízení rozsahu projektu
kromě průběžného přezkumu a sledování projektových činností je třeba podniknout kroky k řízení rozsahu projektu, aby se zabránilo tečení rozsahu.
- zjistěte, zda došlo ke změnám požadavků na váš projekt. Jedná se o zásadní krok, protože tyto změny přímo ovlivňují cíle projektu a všechny související činnosti.
- Určete, jak změny ovlivní projekt. Než budete moci provést úpravy rozsahu projektu, musíte pochopit, kde a jak změny ovlivňují výsledek.
- získejte souhlas se změnami, než budete pokračovat se změnou činnosti nebo směru.
- proveďte schválené změny včas, abyste snížili zpoždění a rizika.
šablona rozsahu projektu
Úvod
Úvod poskytuje přehled o projektu na vysoké úrovni.
rozsah projektu
uveďte rozsah projektu. To by mělo zahrnovat to, co projekt dělá a nezahrnuje. To pomůže objasnit, co je součástí projektu, a pomůže vyhnout se nejasnostem ze strany členů projektového týmu a zúčastněných stran.
výstupy projektu
uvádějí plánované výstupy projektu.
kritéria pro přijetí projektu
Definujte kritéria pro přijetí. Jaké cíle budou splněny a jak bude měřen úspěch?
vyloučení projektu
co není zahrnuto do rozsahu tohoto projektu.
omezení projektu
poskytují jakákoli omezení týkající se projektu, tvrdých dat, omezení zaměstnanců nebo zařízení, finančních nebo rozpočtových omezení nebo jakýchkoli technických omezení.
rozvíjením solidního porozumění účelu projektu a jasným definováním, dokumentováním a řízením rozsahu projektu můžete zajistit, že máte dobrou pozici pro úspěšný projekt, aniž byste se museli vypořádat s scope creep.