Co je VoIP? Úplný průvodce pro pochopení VoIP telefonní systémy

hladké vnitřní a vnější komunikace je jedním ze základních kamenů každodenní obchodní operace. V dnešní době se Voice over Internet Protocol (VoIP) stále více stává zlatým pravidlem moderní firemní komunikace. Jednoduše řečeno, jedná se o osvědčenou technologii, která umožňuje lidem telefonovat přes připojení k internetu. Byl vyvinut v roce 1995 a vyvinul se, aby se stal stabilnějším a spolehlivějším s rozvojem širokopásmového připojení, a při modernizaci svých telefonních systémů se stal řešením go-to pro stále více podniků.

tento podrobný průvodce vás provede v podstatě vše o VoIP a pomůže vám co nejlépe využít.

Rychlé odkazy

• co je VoIP?
• jak funguje VoIP?
• jaké jsou výhody VoIP?
• “ potřebuje Moje firma telefonní systém VoIP?“
• co je třeba zvážit při výběru systému VoIP?
• VoIP telefonní systém Kupující průvodce

co je VoIP (Voice Over Internet Protocol)?

tradičně starší telefonní systémy přenášejí hlasové signály pomocí analogových telefonních linek, takže pro uskutečňování a přijímání hovorů vyžaduje nastavení zapojení obvodu. Za těchto okolností se k připojení Interních telefonních rozšíření k veřejné telefonní síti používá specializované hardwarové vybavení zvané soukromá Pobočková Ústředna (PBX).

spíše než odesílání datových paketů přes tradiční síť s přepínáním obvodů, VoIP, zkratka pro Voice over Internet Protocol, někdy také označovaná jako IP telefonie, je technologie, která převádí hlas na digitální signály, které mohou být přenášeny přes internetové digitální datové pakety prostřednictvím místní sítě / WAN / jiné infrastruktury pro umožnění telefonních hovorů. VoIP používá RTP (real-time protocol), aby zajistily, že tyto pakety dostat doručena včas. Pro VoIP můžete použít buď ethernetový kabel nebo vysokorychlostní WiFi připojení.

zde je krátké video, které vám pomůže pochopit, co je VoIP za minutu.

Jak Funguje VoIP?

jak bylo uvedeno výše, VoIP v podstatě funguje tak, že převádí analogové telefonní signály na digitální signály, aby usnadnil telefonování přes Internet. Nyní se ponoříme trochu hlouběji do detailu do procesu.

SIP protokol a SIP Trunking

Voice over IP funguje pomocí protokolových technologií a SIP je jeden protokol, který umožňuje VoIP. Session Initiation Protocol (SIP) je komunikační protokol pro VoIP hovory a další textové a multimediální relace,jako jsou instant messaging a video. SIP trunking, založený na protokolu SIP, je v podstatě služba vytvořená prakticky přes vaše připojení k internetu a poskytovaná poskytovateli internetových telefonních služeb (ITSP), což eliminuje fyzické připojení k telefonní společnosti.

zařízení, které budete potřebovat, abyste mohli používat VoIP

VoIP telefonní systémy (PBX)

VoIP PBX (Private Branch Exchange) je obchodní telefonní systém, který usnadňuje telefonní hovory přes datovou síť LAN nebo WAN společnosti spíše než prostřednictvím sítí s přepínáním obvodů.

VoIP PBX je k dispozici ve dvou možnostech nasazení – na místě a cloud-based. S hlasovým řešením na místě, hardware je nainstalován a běží na místě ve vaší kanceláři nebo datovém centru, zatímco systém Cloud PBX je dodáván výhradně přes Internet a spravován zcela mimo lokalitu poskytovatelem služeb.

VoIP telefony nebo IP telefony

VoIP telefony nebo IP telefony jsou fyzické kancelářské telefony, které můžete použít s telefonním systémem VoIP. Vizuálně se příliš neliší od tradičních stacionárních telefonů, které najdete u vás doma nebo na pracovním stole. Z tohoto důvodu je pro zaměstnance poměrně snadné přizpůsobit se novějším telefonům VoIP. Jedním zásadním rozdílem je, že jsou povoleny k internetu, ať už přes WiFi nebo Ethernet. Jsou jim přiřazeny IP adresy, které usnadňují volání po síti.

mobilní telefony, počítače, zařízení připravená k síti

kromě IP telefonů můžete také přistupovat k telefonním systémům VoIP pomocí vlastního mobilního zařízení, počítače a dalších síťových zařízení s nainstalovanými aplikacemi VoIP nebo aplikací softphone. Dnes můžete volat a přijímat obchodní telefonní hovory kdykoli a kdekoli pomocí vlastních zařízení připojených k internetu, aniž byste se museli obávat ztráty kvality VoIP hovorů. Zaměstnanci již nejsou vázáni na stolní telefon a mohou používat jakékoli zařízení podle svého výběru.

VoIP brány

VoIP brána je hardwarové zařízení, které převádí tradiční telefonní provoz (analogový nebo digitální) na pakety dat, což umožňuje spojení mezi starší telefonní infrastrukturou a komunikací založenou na IP, která funguje jako most mezi IP sítí, PSTN (Public Switched Telephone Network) a celulární sítí.

jaké jsou výhody VoIP?

moderní podniky si pomocí VoIP telefonní služby přes tradiční telefonní linky, protože mohou získat mnohem větší hodnotu, než jen zlepšení firemní komunikace. Níže jsou uvedeny některé z mnoha způsobů, jak VoIP výhody podniky.

Úspora nákladů

VoIP je rozpočet příjemný způsob, jak nastavit obchodní komunikační systém. Služby VoIP mohou být založeny na přímém připojení IP k poskytovateli telefonních služeb, jednoduše na vašem stávajícím připojení k internetu nebo na kombinaci obou. Proto, snižuje náklady na interní hovory ve vaší organizaci prakticky na žádné, výrazně snižuje náklady na externí a mezinárodní obchodní hovory, šetří značné množství investic do nákupu tradičních telefonních linek, instalace, a průběžná údržba.

On-premises a cloud-based VoIP systémy jsou oba nákladově efektivní, ale mají určité rozdíly, pokud jde o náklady. I když musíte zaplatit plně předem za systém op-prostory, chrání vás před rizikem zvýšení poplatků a znamená nižší měsíční náklady po pokrytí nákladů. Pokud jde o cloudové hostované služby VoIP, obvykle jdete s modelem OpEx s dostupnějšími měsíčními nebo ročními poplatky a nízkými počátečními náklady na zařízení.

pokud jsou vaše hlasová a datová řešení v současné době oddělená, můžete ušetřit peníze kombinací dvou pod jedním poskytovatelem. Kromě úspor nákladů budete také moci konsolidovat jak internetovou službu, tak telefonní podporu.

snadná instalace

ve srovnání s tradičními telefonními systémy může být instalace a konfigurace systémů VoIP velmi snadná. Tradičně, s pevným systémem, kancelářské telefony vyžadují fyzické linky pro příjem telefonních služeb. VoIP telefonní systémy eliminují potřebu instalovat žádné fyzické telefonní linky. Vše, co musíte udělat, je připojit IP telefony k podnikové síti prostřednictvím ethernetových linek.

ještě lepší je, pokud potřebujete, aby vaši IT pracovníci upřednostňovali důležitější a výnosnější projekty namísto správy telefonního systému, hostované telefonní služby nechávají práci na poskytovateli služeb a není třeba se obávat žádných problémů se sítí. Bylo by to výhodné i pro malé podniky a začínající podniky, které postrádají technické znalosti nebo zdroje.

jasná kvalita hlasu

když byl poprvé představen hlas přes IP, jeho kvalita hovoru byla skutečně neuspokojivá. Dávno pryč jsou ty dny díky rozvoji širokopásmového připojení a hlas přes Internet protokol technologie sama. „Špatná kvalita hovoru“ je pravděpodobně největší mylná představa o VoIP nyní.

buďte si jisti, pokud máte rychlé a stabilní připojení k internetu. Většina poskytovatelů VoIP nabízí obrovské množství různých protokolů a kodeků, které zajišťují kvalitu zvuku HD. Díky robustnímu řešení a správné implementaci může být kvalita hlasu VoIP stejně dobrá nebo dokonce lepší než hovory na pevné lince. Ani nepoznáš rozdíl.

mobilita & Geografická flexibilita

VoIP umožňuje podnikům rozšířit svůj komunikační systém na vzdálené kanceláře a pracovníky na cestách přes zařízení SIP. Pro vzdálené pracovníky je kancelář všude tam, kde ji dělají, pokud je k dispozici připojení k internetu.

nasazení multi-site VoIP systému může nejen udržet všechny rozptýlené větve připojené hladce, ale také snižuje spirálovité náklady inter-office volání. Softphony umožňují zaměstnancům, aby se jejich rozšíření office mobilní s širokou škálou funkcí pro zpracování hovorů na dosah ruky. Cloudové telefonní systémy navíc usnadňují připojení geograficky rozptýlených kanceláří pod jeden telefonní systém a správce IT jej může snadno spravovat z libovolného místa.

škálovatelnost

škálovatelnost, jako jedna z nejcennějších vlastností pro podniky, označuje schopnost systému zvládnout rostoucí množství pracovní zátěže, obvykle přidáním zdrojů do systému, aniž by to ovlivnilo jeho celkový výkon nebo efektivitu.

VoIP je škálovatelné řešení, které může růst s vaší firmou, zejména cloudová služba VoIP, která nabízí větší flexibilitu pro podniky s růstem nebo snížením počtu zaměstnanců. Zvýšení a snížení rozšíření telefonu lze provést okamžitě a podniky platí pouze za to, co potřebují, bez nákupu dalšího hardwarového vybavení nebo nových vyhrazených linek. To vše lze provést prakticky v reálném čase. Pokud jste sezónní firma s kolísavými komunikačními potřebami nebo zažíváte rychlý růst, hostovaný model se pro vás může dokonale hodit.

množství funkcí

VoIP služby poskytují řadu funkcí, které buď nejsou podporovány tradičními telefonními systémy, nebo jsou k dispozici pouze za příplatek. Tyto funkce jsou více než „doplňky“. Mnoho podniků zjistilo, že je snadné používat VoIP a stal se více konkurenceschopný s kompletní sadou vestavěných funkcí. Některé funkce mohou společnostem pomoci splnit důležité bezpečnostní a bezpečnostní potřeby, včetně možnosti připojení k tísňovým službám při používání internetového VoIP.

níže je uveden seznam musíte mít VoIP funkce, které zvýší efektivitu vaší obchodní komunikace:

• přesměrování hovorů

pokud volaná strana není k dispozici, přesměrování hovorů pomáhá přesměrovat příchozí hovory na jiné požadované místo určení, například číslo mobilního telefonu nebo jiná telefonní čísla. Můžete také nastavit různá pravidla pro různé scénáře. Například automaticky přeposílejte telefonní hovory na jiné rozšíření, když jste zaneprázdněni, zazvonte na mobilní telefon, když nikdo neodpovídá na hovory na váš stolní telefon, a požádejte volající, aby zanechali hlasové zprávy, když jste na dovolené. Prodejní personál a terénní pracovníci se již nemusí obávat, že budou pryč od svých stolů.

• Interactive Voice Response (IVR)

IVR pomáhá i malým podnikům nabízet 24/7 zákaznické služby bez nákladných lidských zdrojů. Když zákazníci zavolají, předem nahrané pozdravy je nasměrují na nejvhodnější místo určení s minimální čekací dobou. S IVR, jste schopni automatizovat zákaznický servis, poskytovat uspokojivé odpovědi včas, zanechat dobrý dojem na své zákazníky, a budovat profesionální image společnosti.

• skupina prstenů

zahrňte skupinu rozšíření do skupiny vyzvánění, takže při příchozím hovoru budou všechna dostupná rozšíření zvonit současně nebo postupně až do různých strategií vyzvánění, které jste nastavili. Je velmi užitečné efektivně sdílet a distribuovat hovory mezi zaměstnanci v jednotlivých odděleních. V důsledku toho se zvýší celková produktivita vašeho týmu a zaručí se nejrychlejší reakce na volání zákazníků.

• fronta

je to chytrý tah nechat frontu příchozích hovorů při čekání na dostupného agenta. Lepší než být v pohotovosti, jít do hlasové schránky, nebo získání rušného tónu, zákazník je informován, že v současné době není k dispozici žádný agent, který by hovor přijal, a právě teď stojí ve frontě. Snižuje počet zmeškaných hovorů a negativní vliv rušných signálů na zkušenosti zákazníků. Segmentací agentů do několika front můžete dokonce poskytnout různé úrovně služeb pro různé skupiny zákazníků.

• Hudba pozastavena

telefonní hovory mohou být někdy pozastaveny, například intervaly při přenosu hovoru na jiné číslo, nebo čekací doba, kdy se lidé účastní konferenčního hovoru, nebo nikdo nemá rád trapné ticho, takže stačí nahrát některé zvukové soubory a přizpůsobit hudbu, která je v pohotovosti, aby potěšila vaše zákazníky a vylepšila vaši firemní image.

• nahrávání hovorů

VoIP telefonní systémy lze nastavit tak, aby automaticky detekovat a zaznamenávat každý telefonický rozhovor přes systém, včetně příchozích a odchozích hovorů. Podniky obvykle využívají záznamy hovorů jako školicí nebo koučovací nástroj, aby pomohly vyřešit spory, za účelem kontroly a potvrzení, dodržování jejich předpisů a sledování, zda jsou zákazníci spokojeni. Technologie VoIP je všechny zjednodušuje.

“ potřebuje Moje firma telefonní systém VoIP?“

chápeme, že některé podniky mohly používat tradiční telefonní systémy po dlouhou dobu a nejsou si jisti, zda telefonní systém VoIP má smysl pro jejich podnikání. Mezi VoIP a tradiční pevnou linkou skutečně existují významné rozdíly. Zde je několik otázek, které byste si mohli položit, než učiníte informované rozhodnutí.

1) zažívá vaše země vypnutí ISDN?

jak technologický pokrok a nároky na obchodní komunikaci rychle rostou, tradiční linky PSTN a ISDN mohou sotva splnit očekávání dnešních podniků a postupně sklouzávat dále a dále do zastarávání. Nyní se vypínání ISDN děje po celém světě. Vzhledem k tomu, že velké telekomunikační společnosti postupně oznamují vypnutí ISDN a PSTN, Německo, Austrálie,Itálie a mnoho dalších zemí po celém světě zažívají transformaci z tradičních pevných linek na všechna řešení IP.

pokud patříte mezi trend, je důležité najít bezproblémové a spolehlivé řešení VoIP v reakci na vypnutí. V opačném případě byste mohli ztratit telefonní službu. Pokud nečelíte okamžitému vypnutí ISDN, věnujte pozornost tomuto problému, protože možná zjistíte, že to váš vlastní národ v budoucnu nařizuje. Můžete získat náskok před budoucím vývojem plánováním implementace technologie VoIP dříve než později.

2) máte zaměstnance pracující z domova?

od vypuknutí COVID-19 mnoho podniků, které byly dříve omezeny na tradiční pevné linky, upgradovalo na telefonní systémy VoIP, aby usnadnilo prostředí pro práci na dálku. Díky VoIP může vzdálená pracovní síla uskutečňovat a přijímat obchodní hovory se stejným číslem, jaké mají v kanceláři, s vlastními zařízeními a přistupovat ke stejným schopnostem volání.

VoIP se stal nezbytným nástrojem pro vzdálenou práci a také významným krokem k digitální transformaci. Navíc pomocí připojení VPN (virtual private network) spolu s řešením VoIP bude vaše konverzace chráněna tunelem šifrování. Spolehlivý poskytovatel služeb VoIP by měl být schopen poskytnout podrobné informace o tom, jak zabezpečují vzdálenou a dálkovou komunikaci pro zákazníky pomocí jejich obchodních řešení VoIP.

3) může váš současný analogový systém řešit vaše potřeby?

existuje několik hlavních problémů sužujících tradiční telefonní služby.

za prvé, tradiční ústředny vyžadují vysokou počáteční investici, včetně nákupu telefonních linek a hardwaru (který musí také instalovat zkušení technici), stejně jako průběžné poplatky za údržbu. Po instalaci může být také nákladné a obtížné škálovat systém, když pocítíte potřebu rozšíření, jako je výrazný nárůst zaměstnanců nebo další umístění poboček.

kromě toho tradiční telefonní systémy obecně poskytují pouze základní funkce volání a nemohou se vyrovnat se sofistikovanějšími scénáři obchodní komunikace. S rostoucím počtem mobilních a vzdálených pracovních sil se nedostatek mobility stává jednou z jeho hlavních nevýhod. Analogové telefonní služby se spoléhají na fyzické linky pro přenos hlasového provozu, který řetězí zaměstnance u stolů, aby zvládli obchodní hovory.

na rozdíl od moderní možnosti, jako je VoIP, přizpůsobení a integrace jsou na starších telefonních systémech poměrně omezené. Nejsou schopni se integrovat do dnešního ekosystému obchodní komunikace, který se skládá ze složité řady pokročilých aplikací, takže hlasové hovory zůstávají v půdě od zbytku podnikových informačních systémů.

Pokračujte ve čtení a zjistěte více o tom, zda má telefonní systém VoIP smysl pro vaše podnikání.

co je třeba zvážit při výběru služby VoIP?

mohlo by to mít obrovský dopad na vaše podnikání při rozhodování o řešení obchodní komunikace. VoIP může být nejlepším řešením, ale je důležité nejprve provést aktuální stav a analýzu potřeb. Pak můžete zjistit, zda obchodní VoIP pracuje pro vás. Zde je několik tipů, které vám pomohou určit vaše potřeby a učinit inteligentní rozhodnutí.

1) Chcete zachovat stávající zařízení? Podporuje vaše potřeby?

pokud používáte tradiční ústřednu a s omezeným rozpočtem na kompletní výměnu stávajícího zařízení, ujistěte se, že jste vybrali řešení VoIP, které vám umožní provést postupný přechod. Zda je nový systém VoIP kompatibilní s vaším tradičním telefonním systémem, jak je propojit, jak zajistit, aby upgrade neovlivnil kontinuitu podnikání atd. Je také důležité ověřit, že poskytovatelé služeb VoIP, o kterých uvažujete, budou toto zařízení podporovat. Toto je fáze, kdy je klíčová přímá komunikace s poskytovatelem VoIP.

2) Jaké možnosti sjednocené komunikace nabízí?

VoIP telefonní systémy nabízejí řadu telefonních funkcí pro zpracování zvukových hovorů, ale komunikace s kolegy a zákazníky není omezena pouze na hlas. To je důvod, proč je sjednocená komunikace zavedena do prostředí obchodní komunikace a také proč by UC měla být jednou z hlavních priorit při hodnocení možností VoIP.

Unified communications v jeho nejjednodušší je především o tom, že nepřeberné množství komunikačních kanálů a možností do jediného přístupového bodu. Ve skutečnosti většina UC produkty odpověď na VoIP jako základní základ, a mnoho poskytovatelů VoIP se nabízejí některé funkce UC ve svých portfoliích dále rozšířit možnosti a flexibilitu.

mezi běžné funkce UC patří:

• Unified Messaging
• Instant Messaging (chat)
• Presence
• Corporate Directory
• videokonference
• týmová spolupráce

3) je možné integrovat se do jiných platforem a nástrojů?

je důležité, aby podniky zůstaly agilní a připravené v tak rychle se měnícím světě. Na pracovišti se objevuje stále více systémů, platforem a softwaru, manažeři i zaměstnanci očekávají, že budou mít jednotné a integrované řešení pro zvýšení efektivity, a proto se schopnost VoIP systému integrovat a hladce pracovat s jinými řešeními stává mnohem důležitější než kdy jindy.

s telefonním systémem připojeným k dalším nástrojům zvyšujícím podnikání bude pro vás a váš tým snazší komunikovat, spolupracovat, spolupracovat a zefektivnit celkový pracovní postup. Naštěstí existují poskytovatelé VoIP, kteří zajišťují, že jejich telefonní služba je kompatibilní s některými populárními nástroji pro spolupráci a komunikaci.

VoIP telefonní systém Kupující průvodce

při nákupu VoIP, zjistíte, že je seznam poskytovatelů VoIP služeb soutěžit o vaši pozornost. Pokud potřebujete více informací, které vám pomohou zjistit, jaký druh telefonního systému je pro vaši organizaci nejvhodnější. Zde je průvodce pro vás!

tato příručka obsahuje všechny klíčové informace a užitečné tipy, které vám pomohou učinit informované rozhodnutí jednodušším způsobem. Pomůže vám pochopit, jak fungují telefonní systémy VoIP, jak vybrat poskytovatele VoIP a zda je to lepší než běžná telefonní služba. Stačí kliknout ke stažení!