všichni používáme e-mail, ale kolik vlastně ví, jak dobře řešit e-mail? Znalost etiky a správného způsobu řešení e-mailů je zásadní, pokud jde o oficiální podnikání, kde by vás nesprávné oslovení příjemce mohlo diskvalifikovat nebo způsobit, že se zdáte nekompetentní.
nejprve se podíváme na etiku zapojenou do e-mailové komunikace, než se ponoříme do toho, jak správně oslovit neznámého příjemce v e-mailu. Mít základy e-mailové etikety vám pomůže plně ocenit správný formát adresování.
obsah
etika zvážit v profesionálním e-mailu
pokud jde o profesionální e-mail, musíte být mnohem formálnější než při psaní běžných e-mailů. Pravidlo, které upravuje typ e-mailů, které odesíláte, se nazývá E-mailová etiketa. Pomáhá vám vyhnout se odesílání cizích a irelevantních informativních e-mailů. Jinými slovy, učí vás, jak správně komunikovat.
s těmito jednoduchými pravidly níže, byste znát Dos a nedělat v profesionálním e-mailu.
1. Použijte Profesionální E-Mailovou Adresu.
pokud používáte svou osobní e-mailovou adresu pro pracovní činnosti, ujistěte se, že e-mail obsahuje vaše celé jméno; příkladem je [email protected]
je vhodnější pro profesionální použití. Na rozdíl od použití přezdívek, úchytů, nejasných odkazů nebo iniciál, jako jsou [email protected] nebo [email protected].
pokud pracujete ve společnosti, měli byste použít e-mailovou adresu společnosti. Je dobré mít dvě samostatné e-mailové adresy, jednu pro osobní potřebu a druhou pro obchodní nebo pracovní účely. Umožní vám uchovávat nesouvisející a osobní e-mailové zprávy z obchodní korespondence.
pro profesionální použití se ujistěte, že je váš e-mailový účet podepsán na Gmail, Yahoo nebo Hotmail, protože jsou nejoblíbenější.
2. Vyberte si správné e-mailové pozdravy
Vyhněte se hovorovým stylům pozdravů, jako byste doháněli starého přítele, zejména v e-mailech. To zahrnuje neformální pozdravy ,jako je “ Hej „“What sap“ nebo “ Yo “ v profesionálním nastavení e-mailu. Jsou příliš uvolněné a nevhodné. Taky, váš příjemce by o vás měl špatný dojem.
pokud chcete jít trochu bezstarostně, můžete při oslovení příjemce použít „Ahoj“ nebo „Ahoj“. Existuje více e-mailových pozdravů než jen ahoj nebo ahoj a tak dále. Jak budete číst dále do článku, oslovili bychom, které e-mailové pozdravy byste měli použít.
3. Udržujte profesionální tón
pokud jde o e-maily, je těžké vědět, jak jste vnímáni. Můžete být sympatický, ale stále zůstat profesionální. Musíte se vyhnout situacím, kdy by vaše slova mohla být nesprávně interpretována nebo nesprávně komunikována kvůli kulturním rozdílům, zejména ve vašich e-mailech.
vyhněte se také humoru, pokud chcete, aby vaše zpráva byla brána vážně. Vaše zpráva by mohla být ztracena bez správného tónu nebo výrazů obličeje. Často, slova mluvená a vnímaná jako vtipná se při psaní liší. Vyhněte se také používání negativních frází nebo extrémních slov, zejména pokud jsou zamýšlena jinak, protože vás nutí vypadat naštvaně, ustaraně nebo úzkostně.
4. Použijte dobře definované a krátké řádky předmětu
doporučuje se mít jasný popisný řádek předmětu. Odliší váš e-mail od ostatních. A také poskytuje příjemci informace o tom, o čem je váš e-mail, než si přečtou vaši zprávu.
měl by mít maximálně šest slov a musí být velmi krátký. Váš předmět musí být napsán s přesností a bez humoru.
řádky předmětu musí být napsány odvážně. To pomáhá při snadné identifikaci, zejména pokud má příjemce spoustu e-mailů zaplavujících doručenou poštu. Pokud nemáte předmět nebo máte, ale nedává příjemci představu o obsahu vašeho e-mailu, existuje vysoká šance, že váš e-mail nebude přečten.
5. Zkontrolujte Délku Odstavce.
délka e-mailu může být velmi náročná, zejména pokud není počet znaků. Vyhněte se zdlouhavým odstavcům, jako takovým šest až deset odstavců. Maximálně pět odstavců by měla být vaše e-mailová zpráva. Se čtyřmi větami v každém odstavci.
a ujistěte se, že e-mail jasně uvádí účel vaší zprávy. Vzhledem k tomu, že váš předmět dává čtenáři nápovědu, účel těla e-mailu by poskytoval pouze definované a přesné vysvětlení.
Všimněte si, že pokud máte co říct, sdělte to prostřednictvím jiných kanálů. E-mailová zpráva není telefonický chat, o kterém můžete mluvit celé hodiny, dokud telefon nezmizí.
když je to příliš zdlouhavé, odkládá příjemce. Buďte informativní a vyvarujte se emocí.
6. Vyberte Si Interpunkce Pečlivě.
dbejte na Interpunkce, které používáte ve svém e-mailu. Každá věta by měla mít příslušné interpunkční znaménka; ať už je to otazník (?), tečka (.), Čárka (,), vykřičník (!), nebo středník (;).
používejte vykřičníky stejně střídmě, jako používáte otazníky. Vykřičníky jsou považovány za neprofesionální. Takže je nejlepší se jim vyhnout.
použijte středníky (;), kde chcete připojit dvě věty Související a čárku (,) jako spojku pro připojení nezávislých vět.
otazníky (?) se používají na konci sporných výroků a na konci každé věty tečka.
příklad: mluvili jste s personálním oddělením? Pokud by byli ochotni jednat o podmínkách, došlo by ke zvýšení jejich příspěvků.
7. Před Odesláním E-Mailu Si Přečtěte Zprávu.
před stisknutím tlačítka Odeslat zkontrolujte pravopisné chyby, dohodu mezi předmětem a slovesem a další gramatické chyby.
zkontrolujte případ věty. Použijte standardní velikost písma 12 a typ písma Calibri, Times New Roman nebo Arial. Vyhněte se nezvyklým nebo vícebarevným písmům s barvami, které by zranily oči, které vyžadují brýle, než si mohou přečíst zprávu.
vždy používejte standardní barvu, která je černá, nepoužívejte často tučné nebo kurzívu. Vyhněte se chybám, které váš čtenář určitě chytí. Nepoužívejte emodži, zkratky Ani nepřidávejte upozornění „odesláno z mého telefonu“ do svého e-mailu. Je to velmi neprofesionální a dává špatné vnímání vás.
nakonec zkontrolujte, zda existuje blok podpisu, pokud jste zadali správné jméno a e-mailovou adresu příjemce, než stisknete tlačítko „Odeslat“.
jak adresovat E-Mail neznámé osobě
ať už znáte jméno nebo pohlaví příjemce, je důležité vědět, které oslovení je vhodné. Určí, zda příjemce stále čte váš e-mail nebo ne. V této části článku bychom identifikovali nejlepší způsoby, jak v takových situacích postupovat, a vyhnuli se případu zaslání toho, co jste neměli v úmyslu, neznámé osobě.
zde je několik tipů, které je třeba zvážit při odesílání e-mailu neznámé osobě;
1. Oslovte příjemce jménem
nejlepší pozdrav, který můžete použít při psaní profesionálního e-mailu, je oslovit příjemce jeho jménem. Pokud neznáte pohlaví dané osoby, můžete zkusit zjistit podrobnosti o osobě, které posíláte svůj e-mail od společnosti.
můžete například použít „Dear“ nebo „Dear“, ale ne po několika výměnách e-mailů. Taky, je to trochu staromódní a méně formální. Proto, zdvořilý a modernizovaný způsob, jak oslovit příjemce, by měl být, „drahé křestní jméno „nebo“ drahé příjmení.“
jinými slovy „Vážená paní Catherine „nebo“ Vážený pane Jonesi. Tímto způsobem zníte formálněji než staromódní tón.
pro výměnu e-mailů můžete odpovědět adresováním jména, které použili ve svém předchozím e-mailu.
2. Pro neznámé pohlaví
je to nejtěžší část při psaní formálního e-mailu. Pokud nemůžete získat jméno příjemce, můžete použít „Vážený pane / Madam“, protože je méně osobní a zdvořilý. To bylo často používáno v africkém kontextu. Je neutrální, takže jej lze použít, i když neznáte pohlaví příjemce.
ale pokud znáte pohlaví příjemce, můžete použít „DearMadam nebo DearSir“ v závislosti na tom, zda je to on nebo ona. Je to také jedna z nejlepších možností použití, pokud jde o profesionální e-maily i formální dopisy.
3. Použití názvů úloh
to platí, pokud znáte název úlohy příjemce. Měli byste využít názvy úloh, které odpovídají pozici příjemce. Například „Vážený manažerovi lidských zdrojů „nebo“ HR manažerovi“. To říká příjemci, že jste si dobře vědomi pozice, kterou zastávají, a dává vám další kredit, pokud jde o žádosti o zaměstnání.
můžete také použít název společnosti, pokud neznáte název příjemce. Jasným příkladem je, “ drahá společnost Incorp.“To ukazuje, že e-mail je určen pro společnost. To zobrazuje zprávu, kterou víte o společnosti příjemce, a to vám také dává skóre, zejména pokud jde o žádost o zaměstnání.
4. Obecná e-mailová adresa
v případě, že posíláte e-mail na obecnou e-mailovou adresu, můžete použít „koho se to může týkat“. Zní to pasivně a trochu agresivně; v závislosti na kontextu, který byl použit. V některých případech může příjemce věřit, že se jich to netýká, a přerušit čtení.
je v pořádku jej použít při psaní průvodních dopisů pro aplikace pracovních míst, protože je velmi neosobní. Pokud je však určen pro kancelářské e-maily, možná budete chtít do věty přidat „Thankyouforyourtime“, abyste zmírnili tón.
5. Použití méně formálních pozdravů
za žádných okolností byste neměli používat „Ahoj“, „pozdravy“ nebo „Ahoj“ nebo „Ahoj“, Nejedná se o nejlepší možnosti adresování e-mailů neznámé osobě, zejména pokud se snažíte zůstat formální. Můžete je použít, pokud znáte příjemce a pokud jde o neformální obsah.
pokud chcete zůstat méně formální nebo přísní, měli byste jít s „Hello Name“ nebo Hi Name.“Jinými slovy, „HelloMrJames“ nebo “ HiMrsLaura.“Jedná se o jednoduché a lehké způsoby, jak začít své e-mailové zprávy. Pokud je vaším příjemcem žena a nejste si jisti, zda je vdaná, abyste věděli, který titul použít, nejlépe použijte ‚Ms, to se týká ženatých i nesezdaných žen.
závěr
použití profesionálních pozdravů je velmi důležité, protože je to první věc, kterou příjemce vidí ve vašem e-mailu. To neznamená, že byste měli svůj e-mail začít krásně a strašně ho ukončit, zanechávající kyselou chuť v ústech příjemce. Použití správného uzavíracího řádku e-mailu a odhlášení ponechává správné dojmy, protože je to poslední věc, kterou si příjemce přečte.
můžete skončit slovy „Děkuji“, „Děkuji za Váš čas“, „těšíme se na spolupráci s vámi“, „přeji krásný den „nebo“ těšíme se na náš další rozhovor“, jako vaše závěrečné řádky. A s dobrými podpisy, jako je „S pozdravem“, „S pozdravem nebo S pozdravem“, „S pozdravem“, „S úctou“ nebo “ srdečně, pak váš podpisový blok a vaše celé jméno.
použití kteréhokoli z těchto závěrečných řádků a odhlášení by doplnilo vaši pozdrav a e-mailovou zprávu. A pravděpodobně to ovlivní rychlou a pozitivní reakci.
jaké jsou vaše tipy na e-mailovou etiketu a jak adresujete e-maily neznámému publiku?
pět klíčových stánek s jídlem;
- vyberte si předmět moudře. Musí to být krátké a stručné.
- použijte profesionální pozdrav, uzavírací řádky a odhlášení.
- Zůstaňte přátelští, formální a vyhněte se sarkasmu v celé své zprávě.
- zkontrolujte gramatiku, interpunkci a hláskování.
- často kontrolujte a odpovídejte na své e-maily okamžitě.