aktualizováno září 2020
HR otázka:
v poslední době jsme obdrželi mnoho životopisů – některé byly pro pozice, které jsme zveřejnili, a některé jsou nevyžádané. Musíme si všechny tyto životopisy uchovat, a pokud ano, jak dlouho musíme životopisy a žádosti uchovat?
HR odpověď:
nejprve se pojďme zabývat tím, co dělat s nevyžádanými životopisy. Nejste povinni ukládat nevyžádané životopisy; je však důležité být v souladu s vaším přístupem. Pokud existují nějaké nevyžádané životopisy, které jste si ponechali pro další zvážení, nejlepším přístupem je uchovat všechny nevyžádané životopisy po stejnou dobu, po kterou si ponecháte Vyžádané životopisy.
u životopisů a žádostí, které jste obdrželi v souvislosti s otevřením zaměstnání, existuje několik federálních zákonů, které vyžadují, aby zaměstnavatelé uchovávali žádosti o zaměstnání a související dokumenty po dobu jednoho až dvou let od data rozhodnutí o náboru (datum, kdy byla pozice obsazena, nebyla zveřejněna). Zaměstnavatelé jsou odpovědní za dodržování federálních zákonů, podle kterých se na ně vztahují, jakož i za jakékoli smluvní požadavky, které mohou mít (tj.
další důležitou položkou, kterou je třeba poznamenat, pokud jde o evidenci uchazečů, je to, že jste povinni udržovat nejen žádosti o zaměstnání na pozici,ale celý záznam o náboru. Záznamy o pronájmu by mohly zahrnovat takové věci, jako jsou aplikace, životopisy, screeningové nástroje a hodnocení, kontroly na pozadí, a referenční kontroly. Cokoli, co používáte při pomoci s rozhodnutím o zaměstnání, je považováno za součást vašich záznamů o náboru.
hlavní federální zákony, které se zabývají požadavky na uchovávání záznamů o zaměstnání, zahrnují:
- Hlava VII zákona o občanských právech z roku 1964-vyžaduje, aby zaměstnavatelé vedli různé záznamy o zaměstnání, včetně žádostí o zaměstnání, po dobu jednoho roku ode dne přijetí žádosti.
- Věková diskriminace v zákoně o zaměstnanosti-vyžaduje, aby zaměstnavatelé uchovávali žádosti o zaměstnání po dobu jednoho roku. Existuje jazyk, nicméně, to znamená, že pokud víte, že žadatel je starší 40, měli byste si to ponechat po dobu dvou let.
- Američané se zdravotním postižením zákon-vyžaduje, aby zaměstnavatelé uchovávat žádosti o zaměstnání a dokumenty po dobu jednoho roku. Existují určité rozdíly založené na tom, zda jsou žádosti vyžádány nebo nevyžádány, ale maximální zadržení je dva roky.
- Executive Order 11246-pokud jste vládní dodavatel a máte méně než 150 zaměstnanců nebo smlouvu ve výši nejméně 150 000 USD, musíte tyto záznamy uchovávat po dobu jednoho roku. Pokud máte alespoň 150 zaměstnanců nebo více a smlouvu ve výši $ 150,000, jste povinni vést záznamy po dobu dvou let. Pokud máte po ruce životopis z předchozího vyhledávání a rozhodnete se jej zvážit na novou pozici měsíce po silnici, budete muset tento životopis nebo žádost uchovat po dobu potřebnou na základě posledního zobrazení dokumentu (tj., 1-2 roky po datu vyplnění druhé pozice).
slovo opatrnosti – pokud je proti zaměstnavateli vznesen diskriminační poplatek nebo nezákonná pracovní praxe, musí být žádosti o zaměstnání uchovány, dokud záležitost nedosáhne vyřešení. To může být obtížné, pokud někdo tvrdí diskriminaci, protože nedostal povýšení; zaměstnavatel je poté povinen uchovat všechny žádosti obdržené pro tuto propagaci, dokud nebude nárok vyřešen. Při zdlouhavém soudním sporu a soudních sporech by to mohlo být prodloužené množství času.
obecně lze říci, že dobrou praxí je uchovávat životopisy a žádosti nezaměstnaných osob po dobu dvou let ode dne dokončení procesu náboru na pozici(tj. od okamžiku, kdy nový zaměstnanec začne pracovat). Nezapomeňte konzultovat státní zákony kromě federálních předpisů při určování, jak dlouho uchovávat záznamy o zaměstnancích.
Vedení záznamů může být skličující úkol, zvláště když se snažíte vyčistit staré záznamy a udržovat příslušné záznamy, aby zůstaly v souladu. strategic HR inc. chápe vaši frustraci a má mnoho osvědčených tipů na vedení záznamů-včetně praktického odkazu na plochu pro vedení záznamů, který vám pomůže rozhodnout, co si ponechat a co hodit. Navštivte naše služby pro dodržování právních předpisů & Vedení záznamů a dozvíte se více o způsobech, jak vám můžeme pomoci získat záznamy o zaměstnání v pořádku.