od neziskového centra řízení rizik
v případě, že potřebujete podat žalobu, mohli byste rychle položit ruce na všechny pojistné smlouvy, které by mohly pokrýt incident, včetně prošlých nároků?
pojistné smlouvy pokrývají události, které jsou řešeny pohledávkami předloženými dopravci někdy v budoucnu. V době, kdy dojde k události vyvolávající nárok, původní pojistná smlouva pokrývající tuto událost mohla vypršet, a nová pojistka může obsahovat různá ustanovení. Otázky, které si musíte položit, jsou: „která politika platí—stará nebo Nová? A co přesně poskytuje příslušná politika?“
někdy nárok na odpovědnost, ke kterému dojde během období politiky, nebude objeven až poté, co politika vyprší, možná o několik let později. Ukázkovým příkladem takového dlouhodobého nároku je ztráta z podvodu, na kterou se vztahuje pojistná smlouva o trestném činu. K podvodu může dojít po dobu několika let a může být objeven až dlouho po vypršení platnosti politiky.
chybějící zásady
co když jste nemohli najít své prošlé zásady? Mohli byste počítat s tím, že váš makléř nebo agent bude mít kopii po ruce? V překvapivém počtu případů ani pojišťovny nemohou najít kopii prošlých pojistek. Podniky, které nedělají nic jiného než archeologii, aby našly papírovou stopu na podporu takových tvrzení, si vedou docela dobře. Ale proč utrácet peníze poté, co skutečnost, kdy si můžete dát jednoduchý systém na místě, které udrží vaše politiky organizované a dostupné?
zásady podání
řádný postup řízení rizik mandát mít systém pro podávání prošlých zásad, ale jak dlouho by měly být prošlé zásady uchovávány v kartotéce?
státní zákony
státní zákony se liší, ale obecně vyžadují, aby pojišťovací agenti uchovávali kopie zásad svých zákazníků po dobu 6-7 let. Vzhledem k tomu, že nezisková organizace nemůže vždy počítat s přístupem k souborům pojišťovacího agenta v případě potřeby, měla by každá nezisková organizace také udržovat kopie prošlých pojistek.
doporučení NRMC
neziskové Centrum pro řízení rizik doporučuje, aby zásady uchovávání dokumentů neziskové organizace vyžadovaly trvalé zachování všech zásad kromě nároků. Nyní, že politiky jsou k dispozici elektronicky (můžete buď skenovat své politiky do vašeho počítačového systému, nebo požádat, aby pojištění dopravce poskytnout politiku v elektronické podobě), úložiště zabírá mnohem méně fyzické místnosti. Namísto přetékání kartoték nebo knihoven naplněných 3-kroužkovými pojivy můžete zásady uložit na server. Samozřejmě budete mít zvukový záložní systém na místě, bude archivovat tištěné kopie politik mimo pracoviště a informovat klíčové pracovníky kanceláře nebo klíčové dobrovolníky, kde jsou zachovány zálohy a tištěné kopie. Budete také chtít spustit testy záložního média, abyste se ujistili, že jsou v nouzové situaci schopni obnovit.