daňová sezóna přichází na nás a mnoho zaměstnanců se zajímá, jak dlouho jejich současní nebo předchozí zaměstnavatelé uchovávají své formuláře W-2 v souboru. Uchovávání záznamů se liší v závislosti na dokumentaci, o kterou se jedná, ale existují zvláštní předpisy týkající se uchovávání W-2. Služba Internal Revenue Service (IRS) může ve skutečnosti provádět audit malých podniků až tři roky před aktuálním zdaňovacím rokem. To je důvod, proč je nutné se naučit předpisy o uchovávání zaměstnavatele, ať už jste zaměstnavatel nebo zaměstnanec.
pokud hledáte formuláře W-2 před několika lety, máte štěstí. Finanční úřad nařizuje živnostníkům, aby tyto dokumenty uchovávali v evidenci až čtyři roky. Mnoho zaměstnavatelů se rozhodlo ponechat je déle jen pro případ, ale federální požadavek, pokud jde o kopírování d (zaměstnavatel kopie) W-2 formuláře, obecné pravidlo je minimálně čtyři roky. Pokud chcete v této lhůtě získat kopie formulářů W-2, váš zaměstnavatel by vám je měl být schopen zaslat do 30 dnů od vaší žádosti.
pokud jste nikdy neobdrželi W-2, když jste měli, váš zaměstnavatel by měl mít kopii vašeho W-2 pro daný rok až šest let před. Některé W-2 se nakonec vrátí jako „nedoručitelné“, a IRS vyžaduje, aby tyto W-2 byly uchovávány po dobu šesti let. Šest let by mělo začít po počátečním datu dodání. Pokud jste změnili svou adresu, nebo se formulář ztratil v poště, stále budete mít přístup k dotyčným formulářům, pokud je to v tomto šestiletém časovém rámci.
podání daní je pro mnohé hektický proces, takže není neobvyklé, že daňové formuláře budou nějakým způsobem umístěny. Díkybohu, bez ohledu na to, jak malá je společnost, pro kterou pracujete, jsou stále povinni uchovávat formuláře W-2 po dobu čtyř let. Kontaktováním svého zaměstnavatele a vyžádáním kopie jeho formuláře Copy D budete připraveni na jakékoli budoucí jednání týkající se těchto konkrétních W-2.