papírování může být taková bolest hlavy. Je však také nedílnou součástí provozování vlastní zubní praxe.
musíte se vypořádat s běžnými papírovými úkoly při podnikání. Navíc vyřizujete lékařské záznamy svého pacienta. To může být obtížné při zvažování státních předpisů a zákonů na ochranu soukromí.
jak vypadá dodržování předpisů? Jak dlouho musí zubní ordinace vést záznamy o pacientech? Kde je můžete mít? Když se jich můžete zbavit, jak to děláte?
Chcete-li odpovědět na tyto otázky, pojďme se podívat.
Proč Jsou Zubní Záznamy Důležité?
kompletní a přesný zubní záznam je pro pacienta velmi prospěšný. S informacemi v záznamu, zubní lékaři mohou poskytnout nejlepší možnou péči-i když pacienta nikdy předtím neviděli.
zubní záznamy jsou také důležité pro vás jako zubaře. Pokud se někdy ocitnete na špatném konci žaloby o zanedbání povinné péče, můžete tyto záznamy předložit jako důkaz k obraně.
pokud jste někdy sledovali kriminální drama v televizi, budete to vědět. Zuby každého člověka jsou pro ně jedinečné. Úřady tak mohou používat zubní záznamy k identifikaci těl a pohřešovaných osob.
jak dlouho musí zubní ordinace vést záznamy o pacientech?
bylo by hezké, kdyby na tuto otázku byla rychlá a snadná odpověď. Bohužel není.
zákony se liší nejen podle státu, ale také se liší v závislosti na pacientovi. Chcete-li zjistit konkrétní informace pro váš stát, měli byste se obrátit na stomatologickou radu pro váš stát.
obecně platí, že většina států vyžaduje, abyste uchovávali záznamy po dobu 5 až 7 let. Skutečný požadavek však může být až 2 roky až 10.
mějte na paměti, že Medicare / Medicaid vyžaduje 5 let uchovávání pro účely fakturace. Tedy, i když je váš státní požadavek menší, budete muset vést záznamy o pacientech využívajících tyto služby nejméně 5 let.
Mezi další zvláštní okolnosti patří:
- nezletilí: obvykle musíte vést záznamy po určitou dobu po dosažení plnoletosti
- nekompetentní pacient: obvykle až po smrti pacienta
- servisní spor: Nezničte záznam, dokud nebude spor vyřešen, i když doba uchovávání uplynula
jakmile budete mít informace o uchovávání pro svůj stát, ujistěte se, že celý váš personál rozumí a dodržuje správný protokol pro každý typ záznamu. Nechcete se dostat do problémů za to, že necháte rekord spadnout mezi trhliny.
Jak By Měly Být Zubní Záznamy Uloženy?
kvůli obavám o soukromí byste neměli ukládat zubní záznamy, kde k nim mají přístup jiní lidé. Přístup k těmto záznamům může mít pouze oprávněný personál, například zaměstnanci vaší kanceláře.
většina zubních ordinací je dostatečně malá, že ukládání záznamů na místě v papírové podobě je snadné a praktické. Musí však být uloženy na bezpečném místě.
zákony na ochranu osobních údajů nestanoví, že záznamy musí být uloženy v uzamykatelných skříních. Mějte však na paměti, že je vaší odpovědností zajistit, aby neoprávněné osoby neměly přístup k záznamům.
velké instituce tak mohou určit, že je bezpečnější ukládat záznamy v uzamčených skříních. Většina zubních ordinací, nicméně, jsou malé a jen málo lidí má přístup do záznamových místností. Můžete provést vlastní posouzení rizik a určit, jaký způsob ukládání je pro vaši praxi vhodný.
Co Když Mi Dojde Místo?
poté, co jste v podnikání několik let (nebo pokud je vaše praxe senzační úspěch!) můžete začít vyčerpat úložný prostor. V takovém případě máte několik možností, jak vytvořit další prostor.
první a nejjednodušší je jednoduše pronajmout skladovací jednotku mimo pracoviště. Ujistěte se, že zařízení, které si vyberete, je bezpečné a dostatečně blízko pro snadný přístup. Tam můžete ukládat neaktivní záznamy o pacientech, abyste uvolnili místo pro aktivní v úložišti na místě. Klikněte pro více informací.
dalším způsobem, jak ušetřit místo, je převést záznamy na mikrofilm. Mikrofilm (nebo mikrofiš) zabírá mnohem méně místa než papírové záznamy.
můžete se také rozhodnout pro službu ukládání záznamů. Tato metoda vás bude v průběhu let stát docela dost peněz. Navíc budete muset zajistit, aby byly vyplněny správné formuláře a dohody, aby byly v souladu se zákony na ochranu soukromí.
elektronické úložiště je další skvělá volba. Budete muset zajistit, abyste si pečlivě vybrali službu úložiště. Nikdy nenechávejte záznamy svého pacienta zranitelné hackerským útokem. Pamatujte, že jste zodpovědní za jejich důvěrnost a integritu.
jak se zbavit zubních záznamů
kvůli obavám o soukromí nemůžete jen házet zubní záznamy do koše a nazývat je dobrými. Musíte dodržovat určitý protokol a zajistit, aby informace o vašem pacientovi byly důvěrné. To platí i v případě, že pacient, jehož záznamy se zbavujete, je mrtvý.
nejběžnějším způsobem, jak zajistit bezpečné zničení záznamů, je jejich skartování. Některé postupy se rozhodnou to udělat sami, zatímco jiné zadávají práci profesionální skartovací společnosti. Mějte na paměti, že stejně jako u skladovací společnosti budete potřebovat dohodu o ochraně osobních údajů.
jen v případě, že si myslíte, že táborák na zahradě je dobrá metoda ničení, dáme vám vědět, že to není. Rentgenové snímky v zubních záznamech uvolňují kovy při spálení a to není zdravé pro vás ani pro životní prostředí.
místo toho Vydělejte trochu peněz navíc získáním a prodejem obsahu stříbra z těchto starých rentgenových paprsků.
balení
jak dlouho musí zubní ordinace vést záznamy o pacientech? Doufáme, že jsme z toho pomohli odstranit záhadu.
zjistěte konkrétní časové osy z vašeho státu a postupujte podle našich praktických tipů pro uchovávání a skladování. Správný protokol zajistí, že neotevřete zubní ordinaci problémům s obavami o soukromí.
nezapomeňte se podívat na zbytek našeho blogu, kde najdete další skvělé tipy a triky pro provozování nejlepší možné zubní praxe!