je důležité vést záznamy o majetku z mnoha finančních a právních důvodů. Ať už se jedná o daňové doklady, budoucí žádosti o půjčku nebo právní dokumenty, musíte se ujistit, že máte přístup k fyzické kopii příslušných informací. Neexistuje však žádná definitivní politika, jak dlouho uchovávat záznamy o majetku: existuje mnoho různých typů dokumentů a některé, které si musíte uchovat pouze po určitou dobu.
jaké typy záznamů byste měli uchovávat?
existují dvě hlavní kategorie majetkových záznamů, které by měly být zachovány: trvalé a dočasné záznamy.
trvalé záznamy
trvalé záznamy jsou ty, které je třeba uchovávat po dobu Vašeho pobytu v objektu. Tyto druhy dokumentů zahrnují:
- kolkovná daň z pozemků
- daň z transakcí s pozemky (k dispozici pouze ve Walesu)
- kupní smlouva
- dopisy a dokumenty advokáta
- hypoteční dokumenty
- kupní smlouva
dočasné záznamy
dočasné záznamy se týkají chodu nemovitosti, jakož i účtů, příjmů a faktur na nemovitosti. Patří mezi ně:
- poplatky advokáta
- bezpečnostní kontroly plynu a elektřiny
- hypoteční úroky
- obecní daně a účty za energie
- dokumenty o pojištění majetku
- všeobecné opravy a údržba
pokud používáte budovu pro jiné než domácí účely (například jako obchod, kancelář nebo sklad), budete pravděpodobně muset platit obchodní sazby. Jedná se o daňové záznamy, které se také vyplatí držet po dobu užívání nemovitosti.
jak dlouho byste tedy měli uchovávat záznamy o majetku?
dočasné záznamy by měly být uchovávány po dobu tří až sedmi let, protože to vám pomůže udržet na vrcholu správy hypotéky (pokud ji máte) a vašeho majetku obecněji.
může být lákavé ukládat všechny vaše záznamy digitálně, ale je důležité uchovávat originály ve formátu tištěné kopie. Pokud se musíte obrátit na soud, abyste měli něco společného s majetkem, budete potřebovat tištěné kopie všech těchto záznamů.
je také velmi důležité ukládat všechny tištěné kopie na bezpečném místě, které zahrnuje poplachy vetřelců, detekci požáru a CCTV. Pokud to není zařízení, které máte okamžitě k dispozici, můžete získat právní zástupce, aby vaše dokumenty uložili do bezpečného úložiště, nebo můžete zadat službu správy záznamů. Měly by být také uchovávány v chronologickém pořadí pro snadnější vyhledávání.
Správa záznamů o majetku
získání zvyku dobré správy dokumentů může nějakou dobu trvat. Budete muset vytvořit úložný prostor pro své záznamy a plán pro uchovávání a případné zničení. Na začátku každého měsíce si udělejte čas na třídění a podávání nových záznamů, s ohledem na to, zda jsou trvalé nebo dočasné, a zda je lze uložit na dobu neurčitou nebo zda je bude třeba pravidelně načíst.
pokud se chystáte ukládat své záznamy po dlouhou dobu, vyplatí se investovat do specializovaných archivních schránek, které chrání vaše dokumenty. Pokud budete vytvářet pouze elektronické kopie, přinejmenším se ujistěte, že vytvoříte více záloh svých souborů. Opakuje se však, že byste si měli ponechat fyzické kopie originálních dokumentů, kdykoli je to možné.
Chcete – li získat více informací o správě záznamů o majetku, kontaktujte naše odborníky na správu záznamů a skenování dokumentů na adrese Access Records Management ještě dnes. Můžeme vám pomoci spravovat a ukládat všechny vaše záznamy, od majetku přes podnikání až po osobní.
říjen 24, 2019
Říjen 21, 2019
Říjen 14, 2019
Září 27, 2019