Jak posílat šifrované a heslem chráněné e-maily? Nejlepší průvodce

e-maily usnadnily způsob, jakým profesionálně komunikujeme. Jsou možná nejpoužívanějším kanálem pro interní a externí komunikaci napříč všemi velkými i malými organizacemi. Často se zabýváme důvěrnými nebo citlivými informacemi v podnikovém světě. Například finanční poradce možná bude muset zaslat nejnovější zprávy o auditu tajemníkovi společnosti. Podobně, možná budete muset někomu sdílet důvěrnou zprávu prostřednictvím e-mailu. Jak zajistíte zasílání takových důvěrných e-mailů správným příjemcům? Řešením je zašifrovat nebo chránit vaše e-maily heslem. V tomto příspěvku se dnes podělím o to, jak snadno odesílat šifrované e-maily s ochranou heslem!

rozdíl mezi šifrováním a ochranou heslem

v tomto příspěvku budu používat výrazy „šifrování“ a „Ochrana heslem“, takže nejprve pochopíme rozdíl mezi těmito dvěma termíny.

šifrování e-mailu je převést obsah e-mailové zprávy z prostého, čitelného textu na text cypher (algoritmické kódy), který nemůže dešifrovat nikdo jiný než zamýšlení příjemci. Tím se zabrání tomu, aby obsah vaší e-mailové zprávy viděl jakýkoli neoprávněný příjemce. Zatímco u příloh e-mailů obvykle používáme ochranu heslem, aby si takové důvěrné přílohy mohli prohlížet pouze oprávnění příjemci.

kdy byste měli posílat šifrované e-maily?

nejlepší je zašifrovat e-maily, když ve své e-mailové zprávě řešíte cokoli důvěrného / citlivého. Podívejte se například na toto krátké video od společnosti Microsoft a pochopte kontext, kdy je šifrování e-mailu užitečné!

kdy byste měli posílat e-maily chráněné heslem?

nejlepší je použít ochranu heslem, když místo psaní něčeho důvěrného ve své e-mailové zprávě dáváte přednost sdílení důvěrných informací jako příloha e-mailu.

obecně platí, že pokud máte soubory spadající do některé z následujících kategorií, zvažte odesílání e-mailů chráněných heslem:

• obchodní jednání / nabídky
• prezentace / pracovní listy klientů
• důvěrné dokumenty
• právní komunikace
• finanční informace
• informace týkající se správy nebo vlastnických informací

Or…as profesionál, který možná víte nejlépe, jaké přílohy mohou být pro vaše podnikání důvěrné!

Nyní pojďme pochopit, jak posílat šifrované a heslem chráněné e-maily na populárních e-mailových klientů, jako je Outlook a Gmail.

odesílání důvěrných e-mailů v aplikaci Outlook:

jak posílat šifrované e-maily v aplikaci Outlook?

bezplatná verze aplikace Outlook vám neumožňuje šifrovat e-maily. Chcete-li použít funkci šifrování, musíte upgradovat na plán Microsoft Office365 E3. Jakmile upgradujete, postupujte podle těchto kroků a zašifrujte své e-maily:

• přihlaste se do aplikace Outlook (webová aplikace) na ploše.
• vytvořte novou zprávu, z nabídky možností vyberte možnost šifrování a vyberte typ omezení, která chcete vynutit: šifrování pouze nebo šifrování pomocí nepředávejte.

jak posílat e-maily chráněné heslem v aplikaci Outlook?

šifrování a ochrana heslem vašich příloh pomáhá omezit neoprávněný přístup k vašim důvěrným informacím. V závislosti na typu souboru může být v aplikaci Outlook několik způsobů šifrování a ochrany heslem vašich e-mailových příloh. To však zvyšuje složitost a je často matoucí.

nejlepší způsob je proto archivovat jakýkoli typ souboru pomocí 7Zip (svobodný software)a poté přidat 256bitové AES šifrování chráněné heslem.

Takto můžete šifrovat a chránit heslem jakýkoli typ souboru pomocí 7zip:

• klepněte pravým tlačítkem myši na soubor, který chcete připojit ve svém e-mailu.
• v nabídce 7zip vyberte možnost „Přidat do archivu“
• nyní v nastavení „archiv“ zadejte požadované heslo a nastavte metodu šifrování na „AES-256“

to je ono. Jakmile bude váš soubor zašifrován .formát zip, můžete jej připojit a odeslat důvěrný e-mail. Chcete-li tento soubor otevřít a zobrazit, budou jej příjemci muset rozbalit pomocí nastaveného hesla. Toto heslo můžete sdílet buď v textové zprávě, nebo je osobně informovat.

odesílání důvěrných e-mailů v Gmailu:

pro odesílání šifrovaných e-mailů v Gmailu použijte při vytváření e-mailové zprávy speciální „důvěrný režim“. Když odešlete e-mail v Gmailu se zapnutým důvěrným režimem, příjemci nebudou mít možnost předávat, kopírovat, tisknout nebo stahovat přílohy.

protože stahování příloh není povoleno, nebudete moci v e-mailu připojit nic, když je zapnutý důvěrný režim. A co víc? Můžete nastavit čas vypršení platnosti e-mailu a SMS přístupové kódy pro ověření tak, aby obsah vaší e-mailové zprávy mohli zobrazit pouze autorizovaní příjemci.

zde je podrobný průvodce pro odesílání šifrovaných e-mailů v Gmailu:

• kliknutím na „Compose“ spustíte novou zprávu
• v okně compose najdete ikonu zámku na spodním panelu nástrojů.
• klikněte na ikonu zámku (zvýrazněnou na obrázku níže) a zapne důvěrný režim v Gmailu.
• vaši příjemci nebudou moci váš e-mail předávat, kopírovat, tisknout ani stahovat.
• nyní můžete nastavit čas vypršení platnosti a ověření přístupového kódu SMS tak, aby váš e-mail mohli zobrazit pouze oprávnění příjemci a váš e-mail automaticky zmizí z doručené pošty, jakmile překročí stanovený časový limit.

odesílání příloh chráněných heslem v Gmailu

proces odesílání příloh chráněných heslem v Gmailu je přesně stejný jako proces vysvětlený pro Outlook v příspěvku výše. Jediné, co musíte udělat, je použít 7zip k archivaci a ochraně heslem jakýkoli soubor, který chcete odeslat jako přílohu.

chcete ještě větší bezpečnost a soukromí? Zkuste Proton Mail

Pokud nejste omezeni aplikací Outlook a Gmail pro práci, doporučuji vám podívat se na proton Mail. Chcete-li odesílat důvěrné e-maily, musíte nakonfigurovat různá nastavení v aplikaci Outlook a Gmail. Nicméně, s Proton Mail, Vaše e-maily jsou vysoce bezpečné a soukromé hned po vybalení z krabice.

• 

• 

z mé zkušenosti, zde je důvod, proč je proton Mail vynikající alternativou k Gmailu a Outlooku pro celkové zabezpečení e-mailu a soukromí:

funkce	Outlook / Gmail	Proton Mail
šifrování e-mailů	je třeba nakonfigurovat	hned po vybalení z krabice
sledování	Microsoft a Google sledují veškerou aktivitu uživatelů, včetně IP adresy	žádné sledování a protokolování
	Ano	ne
End-to-end šifrování	ne	Ano
bezpečnost v případě porušení dat	vaše e-maily jsou nejpravděpodobněji se vystaví v případě, že Gmail / Outlook utrpí útok na narušení dat	žádná možnost vystavení e-mailů komukoli i v případě narušení dat, protože Proton Mail ukládá pouze šifrované zprávy
zákony na ochranu soukromí	USA	švýcarské a Evropské

Další e-mailové tipy:

• jak poslat anonymní e-mail?
• co je CC a BCC v e-mailu? Jak je používat?
• jak vytvořit profesionální e-mailový podpis?
• jak ukončit obchodní e-mail? Profesionální uzavření e-mailů, které fungují!
• tipy, jak vybrat dobré názvy e-mailových adres-nápady, které stále fungují v roce 2020!

jak posíláte důvěrné e-maily?

poslat někomu e-mail je snadné, ale ochrana vašich důvěrných údajů před nevyžádanými nebo zvědavými očima je v dnešní době nejobtížnější. Jak chráníte svá data při zasílání e-mailů někomu? Prosím, podělte se o své myšlenky v komentářích níže.