jedním z jistých způsobů, jak zlepšit efektivitu vaší rady, je lepší minuty. Co dělá minuty dobrými? Od režisérů slyšíme, že dobré minuty jsou krátké, snadno se skenují a odkazují zpět.
jasné a stručné poznámky ke schůzce jsou zásadní pro účely dodržování předpisů a také pro budoucí použití členů vaší rady. Po všem, zápis z jednání rady nejen shrnuje schůzky – jsou to písemné záznamy, které také poskytují účastníkům pochopení akcí, které mají být v důsledku toho podniknuty.
ale pokud jste ve své roli příjemce minut nováčkem nebo chcete zlepšit efektivitu zápisů ze schůzky, může být těžké vědět, kde začít. Naučte se, jak vytvářet jasné, stručné a cenné zápisy ze schůzky s naším kompletním průvodcem, který zahrnuje:
- 10 jednoduché kroky, jak si vzít minuty na zasedání správní rady
- šablona zasedání správní rady
- ukázkové zápisy ze zasedání správní rady
- 6 praktických tipů pro efektivnější minuty správní rady
10 jednoduché kroky, jak si vzít minuty na zasedání správní rady
pochopte svou roli & zásady vaší rady
před začátkem byste měli mít jasnou představu o očekáváních vaší role příjemce schůzky. Přečtěte si Robertova pravidla pořádku a konkrétní zásady vaší rady a poté objasněte vše, o čem si nejste jisti, s předsedou představenstva nebo manažerem.
připravte si šablonu minut předem
Příprava šablony předem vám může pomoci zůstat organizovaná a během zasedání správní rady si vzít minuty. To může dělat schůzky poznámky mnohem jednodušší a pomůže vám ušetřit čas tím, že ví, jaké oddíly a informace budou muset být vyplněny. Použití konzistentního formátu také umožňuje stand-in sledovat stejnou efektivní šablonu pro známé minuty na každé schůzce.
Chcete-li připravit šablonu, získejte program zasedání správní rady, pokud je to možné. Poté začněte vytvářet následující oddíly s informacemi, které máte:
- Typ schůze, jako je pravidelná nebo zvláštní
- datum, čas a místo konání schůze
- jméno předsedy představenstva a tajemníka
- jména očekávaných účastníků, včetně řečníků a hostů
- přehled předchozích zápisů a výsledků zasedání Rady
- všechny body programu
- plánovaná hodina odročení
- jakékoli plánované executive/in camera sessions
pokud existují nějaké doplňkové materiály, jako jsou zprávy nebo letáky obsažené v pořadu jednání, poznamenejte si je do příslušných oddílů.
potřebujete šablonu pro spuštění? Stáhněte si minutovou šablonu Aprio board meeting zde.
Přineste materiály, které potřebujete na zasedání správní rady
někteří sekretáři rady dávají přednost použití notebooku k pořizování zápisů ze schůzky, zatímco jiní dávají přednost staromódnímu Peru a papíru. Bez ohledu na vaše preference, ujistěte se, že zabalíte a připravíte potřebné potřeby, včetně notebooku, napájecí kabel, pero, atd. Možná budete chtít zajistit, že máte metodu zálohování pro minuty v případě, že vaše první možnost selže.
jak si vzít minuty na schůzi-během zasedání správní rady
Poznámka účast na schůzi správní rady
v závislosti na preferencích vaší rady se zúčastněte bezprostředně před zahájením zasedání správní rady nebo na samém začátku. Některé běžné metody pro účast zahrnují vyškrtnutí jmen na šabloně zápisů z jednání rady nebo cirkulaci přihlašovacího listu.
nezapomeňte si všimnout všech ředitelů, kteří dorazí pozdě. Je důležité mít přesný počet toho, kdo byl a nebyl přítomen pro každý pohyb.
vyplňte šablonu jak zasedání správní rady postupuje
jak zasedání správní rady postupuje, vyplňte šablonu zápisu ze schůze správní rady. Můžete se rozhodnout uspořádat své poznámky zapsáním čísla položky pořadu jednání, které každá minuta odpovídá. To vám usnadní přípravu dokončeného dokumentu o zápisu ze schůzky po schůzce.
u každého bodu pořadu jednání vyžadujícího rozhodnutí nezapomeňte uvést:
- přijatá opatření a v jakém okamžiku
- přesné znění přijatých návrhů, výsledek a osoba, která podala návrh
- ředitelé, kteří hlasovali pro, proti nebo se zdrželi hlasování o každém z návrhů
- jakékoli střety zájmů a způsob, jakým byly řešeny
nezapomeňte také zaznamenat, zda byl schválen zápis z předchozích schůzí, bodové usnesení a odvolání, jakékoli nové návrhy, které byly předloženy, a obchodní, a jakékoli výkonné zasedání. Všimněte si, že zápisy ze schůzek nejsou přijímány během výkonných zasedání, ale je důležité mít záznam o jejich výskytu.
nechte svou šablonu vést vaše minuty a při psaní se snažte soustředit na kritické body a zároveň být co nejobjektivnější a nejjasnější. Je užitečné zaměřit se spíše na témata a výsledky, než se snažit zaznamenávat diskuse doslovně. Vězte, že je naprosto přijatelné napsat „následovala diskuse o možnostech.“Pokud potřebujete něco objasnit, nezapomeňte se zeptat.
zaznamenejte čas odročení schůze
jakmile schůzka skončí, nezapomeňte zachytit hodinu odročení. Pokud bylo rozhodnuto o datu a čase příštího setkání, uvědomte si to také.
získejte kopie všech zpráv
pokud byly během schůzky předloženy nové zprávy nebo pokud vám chybí nějaké zprávy, promluvte si s osobou, která je předložila, abyste se ujistili, že obdržíte kopii před koncem schůzky.
další informace o Aprio Board Portal Software
po zasedání správní rady
přepište zápis ze zasedání správní rady
pokuste se napsat „dobrou“ kopii zápisu ze schůze správní rady co nejdříve po skončení schůze, když jsou podrobnosti stále čerstvé ve vaší mysli. Udělejte si čas na pečlivou kontrolu zaznamenaných minut a v případě potřeby přidejte další poznámky pro přehlednost. Ujistěte se, že každá akce přijatá Radou obsahuje stručné vysvětlení a zdůvodnění rozhodnutí, a pokud si nejste jisti ničím, zeptejte se předsedy představenstva.
je důležité pomáhat prosazovat organizační a ředitelskou odpovědnost. V dolní části zápisu ze schůze, poznamenejte si závazky vůči činnostem vedoucího týmu a ředitelů, aby je předseda představenstva mohl nést odpovědnost.
nakonec nezapomeňte připojit další dokumenty nebo zprávy s zápisy jako přílohu nebo alespoň vysvětlit, kde je lze nalézt.
distribuovat zápisy ze schůzky
některé desky se rozhodnou distribuovat své dokončené zápisy ze schůzky prostřednictvím e-mailu nebo tištěné kopie. Nicméně, to je nejbezpečnější používat board portal software. Správní portály vám také umožňují bezpečně propojit doplňkové dokumenty z vašich minut a členové správní rady mohou v případě potřeby přímo přidat své komentáře k diskusi.
ukládat minuty pro budoucí použití
Zápis ze zasedání správní rady by měl být vždy uložen někde v bezpečí a přístupný pro budoucí použití. Mnoho desek se rozhodlo ukládat své zápisy ze schůzky online, ale ujistěte se, že zvolená metoda je bezpečná, chráněná heslem, a k dispozici pouze členům správní rady. Mnoho možností deskový portál software vám umožní udělat právě to.
kromě toho nezapomeňte uložit další dokumenty s dokončenými zápisy pro budoucí použití vaší rady a pro členy představenstva, kteří se nemohou schůzky zúčastnit.
šablona minut schůzky rady
ujistěte se, že tyto náležitosti jsou zahrnuty do šablony minut schůzky:
- datum, čas, místo
- Typ zasedání správní rady — pravidelná, zvláštní nebo roční
- účast předsedy správní rady, členů správní rady, tajemníka a dalších hostů
- jsou-li splněny požadavky kvora
- schválení zápisu z předchozí schůze
- zprávy a prezentace včetně jmen a titulů přednášejícího
- požadované akční kroky
- přílohy prezentace nebo dokumenty rozeslané
- závěrečné shrnutí, které obsahuje časové razítko odročení, datum a čas příští schůzky a podpis schválení od prezident
potřebujete šablonu pro spuštění? Stáhněte si minutovou šablonu Aprio board meeting zde.
ukázkové zápisy ze zasedání správní rady
Raynor Inc.
Zápis ze zasedání správní rady: červen 2021
1: 00 PST, Zoom, Vancouver, BC
účastníci správní rady:
současnost: Carol Devoe, Ryan Santos, Nicholas Paulino, Keith Lewis, Diann Wilson, Matthew Lowell, Dean Stephens, Tammy Burke
lituje: Cara Johnson
hosté: Exec. Ředitelka Sheila Swanson, Charles Stallworth, poradenská účetní
přítomno kvorum? Ano
volání na objednávku
- 1:00 p. m. předsedou Carol Devoe
objednávky podnikání
zprávy
zpráva výkonného ředitele poskytnutá výkonnou ředitelkou Sheilou Swanson
- Swanson předložila představenstvu souhrn různých cílů společnosti, včetně aktualizací o marketingových iniciativách, prodeji, nových zaměstnáních a vývoji produktů. Ředitelé položili několik otázek, které byly zodpovězeny k jejich spokojenosti, a následovala diskuse.
zpráva finančního výboru předložená předsedkyní Carol Devoe
- Devoe představila Charlese Stallwortha, který přezkoumal účetní postupy organizace a zjistil, že jsou uspokojivé, v rámci přípravy na nadcházející roční finanční audit. Stallworth doporučuje, aby naše společnost zajistila, že auditor poskytne dopis vedení spolu s finanční zprávou o auditu.
- příští čtvrtletní finanční zpráva bude připravena ke sdílení na zasedání správní rady příští měsíc.
nedokončené podnikání
- zápisy z 14. května 2021 byly změněny a schváleny
nové podnikání
- Devoe oznámila, že nedávno najala novou sekretářku Karlu Porterovou.
- Lewis potvrdil, že Diann Wilson rezignuje z představenstva z osobních důvodů a ponechává mezeru ve finančním výboru. Kromě toho Lewis radil správní radě, že vyhledávací Komise dostává týdenní aktualizace od konzultanta pro vyhledávání a že dotazy od správní rady jsou vítány.
budoucí akční kroky
Devoe odpovědný za přípravu příštího čtvrtletního finančního do 15. července 2021 před dalším zasedáním.
Závěrečná
- schůze odročena ve 2: 30
- další Datum schůze: 26. července 2021 ve 2:00
zápis předložil: Tammy Burke
________________
podpis prezidenta
Nyní, když máte základy a viděli jste příklady zápisů ze zasedání Rady, je zde 6 dalších tipů, jak zefektivnit psaní poznámek.
další informace o softwaru Aprio Board Portal
6 praktických tipů pro efektivnější zápis ze zasedání Rady
příprava je vše.
připravte se na konkrétní zasedání správní rady, pro které si budete dělat poznámky. To vás povede k tomu, abyste věděli, co bude vhodné shrnout a usnadnit úkol. Dopřejte si dostatek času na přezkoumání předchozích zápisů ze zasedání správní rady a nadcházející agendy. Ujistěte se, že znáte nadcházející účel schůzky – je to pravidelné nebo zvláštní setkání, kdo se očekává, že se zúčastní, co bude projednáno a veškeré dokumenty, které budou přezkoumány nebo rozeslány.
usilovat o stručné a přesné.
dobré minuty jsou shrnutím toho, co se stalo a bylo dohodnuto, nikoli záznamem všeho, co bylo řečeno. Takže přeskočte zdlouhavý popis a udržujte minuty krátké a stručné shrnutí faktů a akcí. Například „jmenovali jsme, na, Pro, na“.
Všimněte si nedostatku přídavných jmen, příslovců, emocí nebo barevného jazyka. Vyhněte se zkratkám a žargonu-všichni ředitelé nemusí být obeznámeni s vašimi průmyslovými podmínkami, mluvit legalese a insider. Vyžaduje to praxi a pečlivé úpravy pro ty nové, kteří si berou poznámky. Ujistěte se, že jste znovu zkontrolovali:
- použití jednoduchého jazyka, který je snadno interpretovat
- správná gramatika a interpunkce
- správný pravopis
použijte objektivní hlas.
Zápis ze schůzky musí být stručný, založený na faktech a nezaujatý. Postupujte podle těchto pokynů, abyste se ujistili, že vaše minuty jsou objektivní:
- striktně se držte hlášení faktů a rozhodnutí a zůstaňte neutrální v tónu.
- Udržujte kritiky, osobní argumenty nebo neshody a politiku mimo záznam.
- nechte ze svých minut nečinný chat, vtipy, rekapitulace aktuálních událostí nebo osobní anekdoty. Zatímco chaty mohou pomoci zlepšit zapojení Rady, pokud nemají žádnou hodnotu ve správě, nezdokumentujte.
- odstraňte vše, co by způsobilo nepřiměřenou odpovědnost.
Udržujte členy představenstva odpovědné.
Zápis ze zasedání správní rady slouží jako záznam pro akce a usnesení. Jedním z nejdůležitějších úkolů pro minutování je objasnit, jaké úkoly, delegace, a termíny vyšly ze schůzky, aby členové správní rady byli odpovědní.
může být užitečné speciálně formátovat rozlišení nebo sledovat akce v tabulce s tučným nebo podtržením. Každé usnesení by mělo být snadno srozumitelné bez vysvětlení nebo kontextu ze zbytku zápisu. Udělejte to o krok dále a shrňte usnesení schůzky na konci dokumentu pro snadné stažení později.
nebojte se požádat o vysvětlení.
schůzky se pohybují rychle a pokrývají hodně půdy. Pokud vám něco chybí nebo vám věci nejsou jasné, okamžitě vyhledejte vysvětlení, abyste mohli přesně zaznamenat, o čem bylo rozhodnuto nebo jaký je další krok. Někdy může být právní nebo průmyslový jazyk Neznámý, nezapomeňte se proto zastavit a zeptat se, zda si nejste jisti.
načasování je klíčové.
psaní a úpravy minut, jakmile je to možné, zatímco témata jsou stále svěží ve vaší mysli, usnadní psaní poznámek. Zajišťuje také, že zápisy ze schůzky jsou rozeslány členům správní rady ke schválení včas, když jsou jejich vzpomínky také čerstvé a úkoly a termíny jsou nejdůležitější.
Zlepšete účinnost minutové schůzky s Aprio
Nyní, když víte, jak si vzít minuty na schůzi správní rady, Zlepšete svou efektivitu minut pomocí nástrojů poskytovaných v softwaru pro správu správní rady, jako je Aprio.
věděli jste, že Aprio obsahuje nástroj pro tvorbu minut? Tato funkce vám poskytuje šablonu zápisů ze schůzky starter board, která předvyplňuje položky, jako je seznam účastníků, datum a místo schůzky a položky v pořadu jednání Rady. K dispozici je také možnost zahrnout užitečné hypertextové odkazy pro rychlou orientaci na jednotlivé položky agendy, takže každý dokument v balíčku je snadno přístupný a sdílený z vašeho portálu secure board.
s Aprio jsou zápisy ze schůzek uloženy v centrální knihovně, která je snadno prohledávatelná, takže úkol získat schválení je Bezpečný a snadný. A s pohodlnou funkcí klonování mohou administrátoři snadno duplikovat složky a dokumenty schůzek, což šetří čas a zajišťuje konzistenci s balíčky desek.
ukážeme vám, jak vám Aprio může pomoci trvat minuty na zasedání správní rady ještě rychleji. Získejte personalizované demo.