Microsoft Word je jedním z nejběžnějších programů používaných v podnikání dnes. Výzkum ukazuje, že téměř 600 000 společností v USA používá Office 365, a proto používá Microsoft Word jako svůj primární textový procesor.
zatímco psaní dokumentů je hlavní funkcí aplikace Microsoft Word, může sloužit vašemu podnikání mnoha jinými způsoby.
co je Microsoft Word?
Microsoft Word je součástí větší sady Microsoft Office, která zahrnuje také PowerPoint a Excel. Existuje několik různých verzí, včetně Home & Business, Home & Student a Professional.
„Microsoft Word je nejoblíbenější a nejkompatibilnější textový procesor dostupný na všech platformách,“ řekl Colin Palfrey, marketingový ředitel společnosti Majesty Coffee. „Soubory jsou dopředu a dozadu kompatibilní na všech zařízeních a nabízejí univerzální standard pro spisovatele.“
jaké jsou obchodní použití pro Microsoft Word?
vzhledem k tomu, že aplikace Microsoft Word má tolik funkcí a funkcí, není divu, že ji lidé začali stále více využívat pro své obchodní operace.
„psaní oficiálních návrhů a smluv je velkou součástí toho, pro co používám MS Word,“ řekl Palfrey. „Také navrhuji e-maily v MS Word, abych se ujistil, že formátování a gramatika/syntaxe jsou správné.“
níže jsou uvedeny některé konkrétní způsoby, jak můžete začlenit aplikaci Microsoft Word do svých obchodních procesů.
sdílení dokumentů
vzhledem k tomu, že aplikace Microsoft Word je kompatibilní s jakoukoli platformou nebo zařízením, dokumenty, které vytvoříte v textovém procesoru, lze sdílet s kýmkoli, dokonce i s těmi, kteří nemají předplatné aplikace Microsoft Word.
„pro mě je skvělou funkcí možnost vytáhnout prezentace, které jsem vytvořil na počítači Mac, a zobrazit je na jakémkoli zařízení, protože všechna moje zařízení jsou schopna zobrazit stejný soubor,“ řekl Palfrey.
Možnosti šablon
Microsoft Word má tisíce šablon, vestavěných i stahovatelných, které vám umožňují snadný způsob, jak začít s obchodními dokumenty, jako jsou dopisy, zprávy a návrhy. Zde jsou některé z nejpopulárnějších šablon MS Word pro obchodní účely:
- kalendář
- obchodní dopis
- životopisy a průvodní dopisy
- Newsletter
- obchodní zpráva
- obchodní návrhy
- faktura
- rozpočet
- brožury a letáky
- oznámení o odchodu do důchodu
- certifikáty (například zaměstnanec měsíce)
- referenční dopis
- marketingové materiály
- zprávy zaměstnanců
„MS Word má šablony pro vytváření všeho od zápisů ze schůzek až po produktové brožury,“ řekl Allan Borch, zakladatel Dotcom Dollar.
vytvoření smlouvy
pomocí aplikace Microsoft Word můžete vytvořit vlastní šablony smluv nebo smluv. Zatímco program nemá stahovatelnou šablonu pro obchodní smlouvy, je snadné najít ten, který má styl, který se vám líbí jinde, zkopírovat a vložit do nového dokumentu a připojit své informace. (Všimněte si, že bez ohledu na cestu, kterou se s vašimi smlouvami, je důležité, aby byly přezkoumány právníkem.)
týmová spolupráce
s možnostmi sdílení můžete posílat dokumenty kolegům, na kterých mohou pracovat. Mohou sledovat své změny, takže je snazší zjistit, co přidali nebo odstranili. Sledované změny jim také umožňují psát poznámky a otázky na okrajích, aby na ně odpověděl kdokoli jiný, kdo na dokumentu pracuje.
Hromadná korespondence
Tato funkce umožňuje vytvářet různé dokumenty, které lze přizpůsobit pro každou osobu, která je přijímá. Může to být e-mailový zpravodaj, pozvánka na schůzku nebo obecná obchodní korespondence.
v tomto případě musí být k dokumentu přidružen nějaký typ tabulky nebo seznamu, aby Microsoft Word věděl, jaká jména a adresy se mají vytáhnout do zástupných symbolů.
jaké jsou další použití aplikace Microsoft Word?
Microsoft Word lze použít nejen pro podnikání, ale i pro zábavu a obecné pohodlí. Můžete použít tento kancelářský software pro nepřeberné množství jiných úkolů než psaní dopisu, psaní eseje nebo vypracování poznámky.
kalendář
Microsoft Office obsahuje šablony kalendáře, které jsou připraveny k přizpůsobení. Pokud nechcete používat jeden z kalendářů společnosti Microsoft, můžete si v softwaru vytvořit vlastní a přizpůsobit jej tak, jak chcete. Jednoduše otočením rozvržení dokumentu na šířku a vložením tabulky, která je široká sedm sloupců a dlouhá pět nebo šest řádků, můžete vytvořit celostránkový měsíční kalendář, který bude sledovat váš plán.
Chcete-li vytvořit menší kalendář, můžete místo toho použít orientaci na výšku a zahrnout záhlaví v horní části stránky s částí kalendáře ve spodní části stránky. Můžete dokonce vložit obrázky, vodoznaky nebo jiné ilustrace, abyste je přizpůsobili, než je plácnete na lednici.
papírnictví nebo hlavičkový papír
s obrovským výběrem klipartů, které Microsoft Office obsahuje, Můžete snadno vytvořit osobní papírnictví nebo profesionální hlavičkové papíry. Nejprve si vyberete celý rámeček nebo částečný rámeček, který chcete vložit na stránku. Odtud jej přizpůsobíte svým vlastním obrázkům, vodoznakům a různým písmům, abyste stránku zkrášlili. Microsoft Word také obsahuje šablony papírnictví a hlavičkových papírů, které můžete použít, pokud si nechcete vytvořit vlastní.
pohlednice
místo placení za drahé pohlednice na vaší cestě můžete počkat, až se vrátíte domů a vytvoříte je sami pomocí obrázků z vlastní kamery. Aplikace Microsoft Word usnadňuje vytváření pohlednic s nastavením 4 x 6 palců. Kliknutím na kartu Rozvržení stránky a změnou velikosti dokumentu na velikost pohlednice jej můžete začít přizpůsobovat. Můžete dokonce vytisknout pohlednici na fotografii nebo kartu skladem, aby byla odolnější, když ji pošlete poštou.
zpravodaje
díky funkci více sloupců v aplikaci Microsoft Word můžete snadno vytvářet rodinné nebo obchodní zpravodaje. Nejprve zvolte orientaci na výšku nebo na šířku. Poté jej můžete přizpůsobit libovolným způsobem. Můžete přidat sloupce a dát plnou čáru mezi nimi pro výraznější oddělení. Microsoft Office obsahuje některé šablony bulletinů připravené k použití, ze kterých můžete pracovat, pokud si nechcete udělat čas na vytvoření vlastního.
letáky nebo pozvánky
ať už potřebujete leták na výprodej nebo pracovní večírek nebo pozvánku na narozeninovou oslavu vašeho dítěte, můžete jej snadno vytvořit v aplikaci Microsoft Word. Pokud chcete být kreativní, můžete začít od prázdného dokumentu a vytvořit leták nebo pozvánku od nuly. Pokud se na to necítíte, můžete si vybrat z mnoha připravených šablon letáků a pozvánek v Microsoft Office pro rychlou tvorbu.
ať už navrhujete e-maily, píšete návrhy nebo přizpůsobujete jednu z mnoha šablon dostupných v aplikaci Microsoft Word, není pochyb o hodnotě textového procesoru pro obchodní účely.