pokud jste osobním zástupcem nebo vykonavatelem majetku osoby, budete muset třídit věci zesnulé osoby a distribuovat její osobní majetek lidem uvedeným v vůli zesnulé osoby nebo v samostatném memorandu o osobním vlastnictví.
zatímco některé položky věcí zesnulé osoby, jako jsou šperky, fotografie, obrazy, stříbro, porcelán a nábytek, mohou být jednodušší distribuovat, protože se jedná o položky, které by členové rodiny chtěli obdržet kvůli peněžní a sentimentální hodnotě, jiné položky, jako jsou účetní závěrky, pojistné smlouvy, účty a daňová přiznání, mohou být méně přímočaré.
jaká dokumentace by měla být uchovávána?
jako advokáti správy nemovitostí doporučujeme uchovávat následující dokumenty:
- původní rodný a úmrtní list (jak pro zesnulou osobu, tak pro každého předchozího manžela);
- originální oddací list, předmanželská smlouva a dekret o rozvodu;originální osvědčení o vlastnictví akcií, dluhopisů a jiných aktiv;
- daň z příjmu přiznání za poslední tři roky a podpůrné dokumenty (např. formulář W-2, formulář 1099, formulář 1099-R, příjmy za charitativní odpočty atd.);
- daňová přiznání k daru;
- daňová přiznání k nemovitosti pro předchozího manžela;
- zkontrolujte registry, výpisy z bankovních účtů, výpisy z důchodového účtu, výpisy z kreditních karet, lékařské výpisy a účty za rok úmrtí (a za jakýkoli předchozí rok, za který zemřelý nepodal daňové přiznání);
- dokumenty důchodového plánu (např. důchodové papíry, anuitní smlouvy atd.); a
- pojistné dokumenty (životní pojištění, pojištění majitelů domů / zastřešující krytí atd.).
co dělat, pokud si nejste jisti, zda by měl být dokument uchováván?
Obecně platí, že pokud dokument, který není uveden ve výše uvedeném seznamu, vypadá důležitě, je lepší jej uložit než zahodit. Pokud si nejste jisti, zda byste si měli konkrétní dokument ponechat, měli byste jej poslat svému právníkovi správy nemovitostí, který jej může zkontrolovat a poradit vám, jak postupovat.
jak dlouho by měly být tyto dokumenty uchovávány?
s výjimkou rodných listů, úmrtních listů, oddacích listů a rozvodových dekretů, které byste měli uchovávat na dobu neurčitou, byste měli uchovávat ostatní dokumenty nejméně tři roky po smrti osoby nebo tři roky po podání jakéhokoli přiznání k dani z nemovitosti, podle toho, co nastane později.
co je třeba udělat se zbývající dokumentací?
jakmile roztřídíte papíry zesnulé osoby a odložíte výše uvedené dokumenty, může vám zůstat hromada papírů. Obecně je dobré skartovat dokumenty, které o nich mají jakékoli osobní nebo finanční informace, aby se snížilo riziko krádeže identity.
pokud nemáte drtič nebo je objem papírů takový, že by bylo nepraktické je skartovat doma, můžete si najmout společnost pro správu dokumentů, která papíry vyzvedne a bezpečně je skartuje v zařízení mimo pracoviště. Náklady na pronájem společnosti pro správu dokumentů jsou obecně hrazené náklady na majetek.