existuje mnoho různých typů finančních dokumentů, které budete hromadit během svého života, a jak stárnete a berete více finančních produktů, počet pravděpodobně poroste a diverzifikuje se. Finanční dokumenty mohou být velmi důležité, a to nejen pro sledování vašich výdajů, úvěrů a příjmů, ale také jako důkaz při žádosti o půjčky, opravě chyb u vaší banky nebo kontrole daňového vyměření pomocí HM Revenue and Customs (HMRC).
některé z těchto dokumentů budou na papíře, ale stále častěji jsou výpisy a účty zasílány elektronicky. Online papírování může ušetřit místo, peníze a stromy, ale může také vytvořit zcela nové problémy, pokud jde o ukládání a ochranu vašich dokumentů. Například možnost odcizení nebo ztráty dokumentů, což může zvýšit šanci na krádež identity.
jaké finanční dokumenty musím uchovávat a jak dlouho?
klíčové dokumenty zahrnují položky související s platy, jako jsou vaše výplatní pásky, P60s a P45s, což může být užitečné, pokud potřebujete prokázat svůj příjem z daňových nebo úvěrových důvodů. HMRC navrhuje ponechat výplatní pásky alespoň 22 měsíce po skončení zdaňovacího období, ve kterém byly vydány. Pokud je to však možné, mohlo by být užitečné držet se všech vašich výplatních pásek, nebo alespoň vašich P60, abyste měli důkazy o věcech, jako jsou příspěvky na Národní pojištění později v životě.
bankovní výpisy a účty nemusí být uchovávány po určitou dobu, pokud nejste samostatně výdělečně činní, ale opět může být užitečné uchovávat tyto druhy záznamů po dobu nejméně dvou let, ne-li déle. I když v současné době neplánujete uzavřít půjčku nebo jiný finanční produkt, pokud váš věřitel požádá o bankovní výpisy z minulého roku, bude mnohem snazší udržet tyto dokumenty po ruce. Stejně tak výpůjčky by měly být uchovávány i poté, co jste provedli všechny splátky, takže máte důkazy v případě jakýchkoli sporů.
pojistná dokumentace by měla být uchovávána až do vypršení platnosti pojistné smlouvy a můžete dokonce chtít držet starých pojistek, abyste mohli porovnat podmínky a náklady s novými smlouvami.
Pokud žádáte o hypotéku, výše uvedené dokumenty se stávají ještě důležitějšími. Při podání žádosti, budete muset předložit doklad o příjmu vaší bance nebo stavební spořitelně, aby mohli vypočítat, kolik budete moci splatit. To zahrnuje vaše poslední tři měsíce výplatních pásek, vaše poslední P60 a šest měsíců bankovních výpisů. Pokud si nárokujete výhody nebo máte nějaké investice, budete také muset ukázat dokumentaci, poskytnout věřitelům úplný obraz o vašem příjmu.
Jak mohu uchovávat finanční dokumenty v bezpečí?
papírové i elektronické dokumenty je třeba chránit před ztrátou, poškozením a krádeží. Finanční dokumenty mohou být velmi cenné pro zločince, kteří chtějí spáchat krádež identity, zejména bankovní výpisy a účty, které lze použít jako důkaz totožnosti nebo adresy. Ztracené nebo zničené výkazy mohou být také bolestí, pokud potřebujete prokázat svůj příjem nebo vyřešit spor týkající se finančního produktu.
papírové dokumenty, které si přejete uchovat, by měly být uloženy někde v bezpečí, jako je uzamčená kartotéka nebo dokonce v trezoru, pokud ji máte. Starší dokumenty, které jste se rozhodli neudržovat, by měly být skartovány před tím, než budou hodeny do recyklačního nebo odpadkového koše. Roztržení dopisu není vždy dostačující, protože jej lze poskládat dohromady a odhalit klíčové informace.
elektronické dokumenty by měly být také uzamčeny pomocí zabezpečených hesel a šifrování. Pokud ukládáte bankovní výpisy nebo účty do svého e-mailu nebo na cloudový server, ujistěte se, že používáte silné, náhodné heslo pro účet, a pokud je to možné, povolte dvoufázové ověření. Pokud ukládáte dokumenty na pevný disk, ujistěte se, že jsou ve složce chráněné heslem v zabezpečeném počítači.
pokud se zbavíte počítače nebo pevného disku, ujistěte se, že soubory přenesete na bezpečné místo a poté otřete jednotku, abyste vymazali všechny soubory. Pouhé odstranění souborů není vždy dostačující, protože je lze načíst pomocí správného softwaru. Lze stáhnout specializované programy, které přepíší stará data, a existují také služby, které nabízejí „skartaci“ pevného disku, které fyzicky zničí staré počítače a pevné disky.
pokud se obáváte o bezpečnost vašich osobních údajů, vaše kreditní zpráva Equifax & skóre, které zahrnuje WebDetect, je zdarma po dobu prvních 30 dnů, poté je k dispozici za £7.95 měsíčně, a upozorní vás denně, pokud najdeme vaše osobní údaje na webových stránkách používaných podvodníky.