- 29 sdílení
správně napsané a jasné postupy na pracovišti vám pomohou dosáhnout trvale vysoce kvalitního produktu a udržet váš tým v bezpečí.
pokud jsou vaše pokyny nejasné nebo otevřené více interpretacím, věci se pokazí. To poškodí kvalitu vašeho produktu a může ohrozit bezpečnost vašich pracovníků-obojí vás nakonec bude stát peníze.
postupujte podle těchto pěti jednoduchých kroků, abyste snížili riziko špatných výsledků pro váš tým a vaše podnikání.
poznejte své publikum
Napište s ohledem na své publikum. Nepředpokládejte, že čtenář ví, o čem mluvíte. S největší pravděpodobností budou mít širokou škálu věků, zkušenosti, různé kultury a jazyky, a různé schopnosti učit se nové věci.
přistupujte k procesu opatrně; nesnažíte se „ztlumit“ pokyny, které dáváte. Už jste této osobě dali práci založenou na určitých schopnostech a zkušenostech. S ohledem na to Napište své postupy na pracovišti.
nezapomeňte, že ti, kteří to dělají roky, jsou často ti, kteří s největší pravděpodobností ignorují písemné postupy, protože „vědí, jak se to dělá“.
proces a metody se možná změnily, protože se je původně naučili. Neustálé posilování postupů je důležité pro zajištění konzistence kvality výrobků a bezpečnosti na pracovišti.
rozebrat
jakýkoli velký nebo složitý proces nebo projekt lze vždy rozdělit na menší a menší kroky. Nikdo nikdy neřekl: „postavme velký hadronový urychlovač,“ a druhý den začal stavět. Komplexní projekty a postupy jsou vždy redukovány na diskrétní části, na kterých lze pracovat a porozumět jim, a Vaše procesy se neliší.
pokaždé, když uvedete další krok v postupu, zeptejte se sami sebe, proč si pamatujete, že „protože jsme to vždycky dělali tak“, je úplně špatná odpověď! Když jste rozdělili proces na dostatečně malé kroky, je mnohem snazší trénovat lidi a rozpoznat, kdy osoba, kterou trénujete, má „to“.
použijte fotografie
požádat někoho, aby si přečetl proceduru, je začátek, říkat jim, jak to udělat, pomáhá dostat zprávu napříč, dát jim obrázky a jste tam většinu cesty. Když lidé čtou nebo slyší informace, je pravděpodobné, že si budou pamatovat až 10% o tři dny později. Ukažte jim obrázek vedle stejných informací a o tři dny později si uchová až 65% z nich.
vždy používejte fotografie jako nedílnou součást vašich postupů.
ujistěte se, že jsou jasné a skutečně ilustrují, co se snažíte překonat.
použijte fotografie k:
- Identifikujte konkrétní zařízení
- Identifikujte kroky procesu
- Chcete-li vysvětlit nastavení zařízení
- zvýrazněte konkrétní důležité podrobnosti postupu
- zvýrazněte potenciální nebezpečí
musí:
- být dostatečně jasný k identifikaci zařízení nebo procesu
- být schopen kopírovat černobíle bez ztráty kontextu nebo detailů
- nezahrnuje nepořádek na pozadí
- zvýrazněte klíčové body pomocí šipek a textu
- používejte text střídmě, ale s dostatkem podrobností k identifikaci položky nebo kroku procesu
zeptejte se odborníků
znalost procesu je kritická. Promluvte si s těmi, kteří tyto úkoly často provádějí, a zjistěte, jak je dělají a zda si myslí, že by mohly být vylepšeny.
zeptejte se těch, kteří znají proces naruby, o tom, které kroky je třeba konkrétně zdůraznit. Jedná se o kroky, které, pokud budou provedeny špatně, způsobí největší škody—osobě provádějící úkol nebo produktu, na kterém se pracuje.
získání buy-in od těch, kteří budou skutečně dělat práci je důležité. Poraďte se s nimi a převezmou vlastnictví, jakmile budou postupy používány.
Vyzkoušejte to
Vyzkoušejte to. Dejte nový postup osobě, která bude úkol provádět, a získejte zpětnou vazbu, zda to funguje a má smysl. Podle toho upravte. Opakujte, dokud není správné.
zaznamenávejte kompetence svých pracovníků v každém postupu a pravidelně kontrolujte. Jedná se o živé dokumenty pro každodenní použití; není psáno, podepsáno a ponecháno na polici.
proč je to všechno důležité
chcete vyrábět produkt konzistentní vysoké kvality. Když jste si zapsali, jak toho můžete dosáhnout, můžete předat tyto informace komukoli, koho zaměstnáváte, a získáte požadované výsledky.
když je zaznamenán každý krok každého procesu a něco se pokazí, můžete snadno určit, kde došlo k chybám a proč.
tyto informace musíte zaznamenat pro splnění norem a právních předpisů.
vaše postupy na pracovišti vám zajistí konzistentní kvalitu, bezpečnost a soulad s jednou sadou dokumentů.
pokud to všechno zní jako hodně práce, je to proto, že je, ale odměny jsou obrovské.
pokud víte, že to musíte udělat, ale nemáte čas, zavolejte nám. Rádi to uděláme za vás nebo prodiskutujeme způsoby, jak tento proces usnadnit interně.
- 29 sdílení