ačkoli Svět může být stále více a více směrem k bezpapírové kanceláře, realita je většina podniků stále pracují s hodně papírování. I když je třeba uchovávat spoustu dokumentů, víte, že existuje mnoho, které lze zlikvidovat. Některé dokumenty s nízkým rizikem mohou být potenciálně vyhozeny nebo recyklovány, ale mnoho vysoce rizikových dokumentů obsahuje citlivé informace, které by vás a vaše podnikání mohly ohrozit, pokud by je někdo získal pro zlý úmysl.
Které Dokumenty Mám Skartovat?
sledování skartace a doby uchovávání různých dokumentů se může cítit jako práce na plný úvazek sama o sobě. Které dokumenty byste tedy měli skartovat a kdy byste je měli skartovat?
i když se vaše firma může lišit, existují určité dokumenty, které je třeba skartovat pro vaši vlastní bezpečnost. Prozatím se budeme držet pěti druhů dokumentů, které by měly být na vašem seznamu vysoko.
- kreditní karty a účty za služby
- bankovní výpisy
- formuláře I-9
- formuláře W-2 A W-4
- Daňová evidence
výpisy z kreditních karet a účty za služby jsou dokumenty, které by měly být vysoko na seznamu někoho pro skartaci. Účty tohoto druhu mají tendenci mít velmi citlivé informace. Jakmile je tedy platba potvrzena a již nemusíte odkazovat na tento účet, Ujistěte se, že je dokument zničen.
jak lákavé může být držet se těchto druhů účtů i po potvrzení platby a řešení, nejlepší způsob, jak zabránit krádeži identity z těchto dokumentů, je jejich zničení. Bylo řečeno, pokud jsou tyto účty relevantní pro vaše daňové přiznání, pak platí níže uvedené pokyny pro skartaci.
doporučuje se držet bankovní výpisy po dobu jednoho roku a poté je skartovat. Totéž platí pro výplatní pásky. Opět se jedná o dokumenty, které mají takové důležité finanční informace, které identifikují zloděje, které hledají.
pokud hledáte do přijímání bankovních výpisů on-line-nebo účty na to přijde-budete chtít ujistit, že vaše firma bude bezpapírové bezpečně.
daňové formuláře I-9 potvrzují totožnost zaměstnance a musí být uchovávány buď tři roky, nebo 1 rok po ukončení zaměstnance, podle toho, co je delší doba, takže obecně to bude tři roky. Tyto dokumenty obsahují všechny informace, které by někdo potřeboval k odcizení něčí identity, a musí být bezpečně a bezpečně zničeny.
měli byste bezpečně ničit dokumenty W-2 A W-4 Poté, co je držíte po dobu čtyř let. Opět se jedná o personální dokumenty, které obsahují vysoce citlivé informace, jako jsou čísla sociálního zabezpečení a daňové identifikační kódy.
podnik by měl mít daňovou evidenci po dobu tří let, protože v tomto časovém rámci můžete daňové přiznání změnit. Sedm let je konvenční číslo, protože pokud by vás IRS provedl audit, potřebovali by tyto informace, než budete moci tyto dokumenty bezpečně zničit.
Mám Skartovat Výpisy Z Uzavřených Účtů?
Ano. Jakmile budete mít potvrzení, že je účet uzavřen a peníze byly převedeny (nebo odstraněny), měli byste zničit výpisy a další citlivé informace týkající se účtu. Totéž platí pro vypršené kreditní karty a další podobnou dokumentaci. Pokud by však některý z těchto záznamů mohl být vyžadován pro audit, pak platí pravidla daňové evidence a po uplynutí této lhůty by měla být zničena.
Jak Nakládáte S Obchodními Dokumenty?
zatímco se někteří lidé cítí bezpečně pomocí drtiče domácí kanceláře, aby se postarali o své potřeby ničení dokumentů, nejsou vybaveni pro velký objem dokumentů, které má mnoho podniků. Osobní skartace může být také časově náročné a nejsou tak bezpečné jako použití profesionální služby. Správné zničení dokumentů není jen něco, co můžete udělat z laskavosti vašeho srdce … je to zákon.
skladovací prostory jsou odborníci na zpracování Vašich potřeb zničení dokumentů
odborníci v úložných prostorách jsou vybaveni, aby vám pomohli zvládnout všechny vaše potřeby bezpečnosti a ničení dokumentů. Nabízíme bezpečné ukládání dokumentů, abychom udrželi citlivý materiál mimo pracoviště. Máme také mobilní skartovací jednotky, které přijdou přímo do vaší kanceláře, vyzvedněte si dokumenty na místě, a okamžitě je zničte, abyste měli klid. Naše mobilní skartovací jednotky si můžete pravidelně naplánovat, aby byla vaše kancelář bezpečná a odmítnutá. Kontaktujte informační specialisty na skladech ještě dnes a získejte bezplatnou nabídku.