kPa nedávné HRCI schválen „vyšetřování bez váhání“ webinář šel dolů v historických knihách jako náš nejoblíbenější webinář vůbec! To bylo také co-hostil FordHarrison, partnerská advokátní kancelář KPA.
zaměstnavatelé, kteří se webináře zúčastnili, měli samozřejmě spoustu otázek. Níže jsou uvedeny nejčastější otázky, na které byli naši odborníci položeni, a odpovědi na jejich osvědčené postupy.
Q: Jaká je odpovědnost HR, když zaměstnanec podá stížnost na jiného zaměstnance, který ho obtěžuje,ale pak stěžovatel říká,že jen odvzdušňuje a nechce podat „oficiální“ stížnost?
A: kdykoli je na HR nebo management upozorněna stížnost nebo obava, máte povinnost záležitost plně prošetřit. I když zaměstnanci naznačují, že „jen odvětrávají.“Pokud dojde k nevhodnému chování, chcete si být jisti a co nejdříve jej řešit, abyste předešli budoucím problémům nebo nárokům.
Q: Pokud se nezeptáme obviněného na přímou otázku: „obtěžoval jsi Nancy?“, jaká by tedy měla být naše otázka?
A: měli byste začít tím, že položíte obecnější otázky, například: „Povězte mi o svém pracovním vztahu s Nancy?“nebo“ Řekni mi o svých každodenních interakcích s Nancy.“Poté se můžete přesunout k ostřejší otázce o situaci:“ řekněte mi o incidentu, který se stal v XYZ date mezi vámi a Nancy.“
snažte se vyhnout uvedení obviněného do obrany přímým dotazem: „sexuálně jste obtěžovali Nancy?“
Q: Má zaměstnavatel povinnost nahlásit sexuální obtěžování policii?
A: ne, zaměstnavatel nemá povinnost nahlásit sexuální obtěžování policii. Pokud to však vede k sexuálnímu napadení, měli byste to nahlásit policii a povzbudit oběť, aby podala policejní zprávu. Jako zaměstnavatel si chcete být jisti, že chráníte celé své pracoviště.
otázka: je platné požádat obviněného, zda je ochoten se podrobit polygrafu, i když to zaměstnavatel ve skutečnosti neplánuje?
A: Ne, pokud zaměstnavatel nemá v úmyslu provést polygrafický test, nedoporučoval bych položit otázku. Pokud zaměstnanec řekne ano a zaměstnavatel nedodrží, ukazuje to na straně zaměstnavatele nedostatek důvěryhodnosti.
otázka: na základě NLRB můžeme požádat oběť, aby zachovala důvěrnost?
A: V roce 2017 bylo vydáno soudní rozhodnutí o vyšetřování a důvěrnosti, ve kterém Národní rada pro pracovní vztahy (NLRB) oznámila nové pravidlo zakazující zaměstnavatelům používat plošné politiky, které brání diskusím zaměstnanců o probíhajících vyšetřováních.
NLRB uvedla, že zaměstnavatel může zakázat diskuse o probíhajících šetřeních pouze tehdy, pokud případ od případu prokáže, že má legitimní a podstatné obchodní zdůvodnění, které převažuje nad právy zaměstnanců v oddíle 7.
v průběhu daného vyšetřování musí zaměstnavatel určit, zda svědci potřebují ochranu, důkazy jsou ohroženy zničením, svědectví je v nebezpečí, že budou vyrobeny, nebo bylo nutné zabránit zakrytí.
pro další informace k tomuto tématu můžete odkazovat:
omezení NLRB týkající se požadavků zaměstnavatele na důvěrnost při vyšetřování na pracovišti zůstávají po rozhodnutí DC Circuit
otázka: měly by být naše vyšetřovací otázky a odpovědi napsány/zaznamenány doslovně nebo můžeme shrnout odpovědi?
A: vaše otázky by měly být plně napsány a zdokumentovány. Odpovědi lze shrnout. Pokud však existuje fráze nebo citace, která je důležitou součástí vyšetřování, měli byste to plně zdokumentovat uvozovkami, což znamená, že se jedná o přímou nabídku.
otázka: je v pořádku požádat zaměstnance, aby vyplnili počáteční písemný formulář stížnosti, pokud přijdou do mé kanceláře, aby hovořili o situaci, která se stala v práci?
A: ano, bylo by považováno za nejlepší postup, aby zaměstnanec podal písemnou stížnost zaměstnavateli. Zaměstnanec by měl podepsat a datovat písemné prohlášení.
můžete je trénovat, abyste poskytli co nejvíce podrobností o situaci a jmenovali případné svědky.
otázka: Jaká jsou vaše doporučení ohledně svědků, kteří píší prohlášení jako součást procesu pohovoru?
A: důrazně doporučujeme shromažďovat písemná prohlášení od žalobce, obviněného a všech svědků. Tato prohlášení vám pomohou zálohovat poznámky k pohovoru.
Q: Existují nějaké obavy z toho, že dotazovaní po rozhovoru podepíší poznámky k diskusi, aby ověřili, zda jsou poznámky správné?
A: není problém požádat dotazované, aby podepsali svá písemná prohlášení. Ve skutečnosti, považuje se za nejlepší postup, aby dotazovaní podepsali a datovali písemné prohlášení.
otázka: Jaké je vaše doporučení pro uchovávání dokumentace?
A: měli byste mít vyšetřovací dokumentaci tak dlouho, dokud je zaměstnanec aktivním zaměstnancem, a nejméně 3 roky po datu ukončení.
Otázka: máte nějaké myšlenky na nahrávání rozhovorů?
A: nedoporučujeme nahrávat rozhovory.
otázka: jak dlouho by mělo vyšetřování trvat? Když je stěžovatel velmi rozrušený a chce, aby se o něj nyní postaralo, jak to zvládnu?
A: vyšetřování by mělo začít okamžitě poté, co se dozvíte o situaci. V závislosti na tom, kolik svědků je zapojeno a kolik lidí je třeba vyslechnout, by vyšetřování mělo trvat 24-72 hodin.
Q: V jakém okamžiku po obdržení písemné nebo e-mailové stížnosti od obtěžovaného zaměstnance, dáte obviněné straně vědět, že proti nim existuje nárok na obtěžování? Počkáte, až se vyšetřování uskuteční?
A: nejste povinni sdělovat specifika reklamace ani osobu, která reklamaci předložila. Doporučujeme, abyste tyto informace nezveřejňovali, abyste byli chráněni před odvetou a možným odporem.
během pohovorů doporučujeme zaměřit se na kladení otázek týkajících se hlášených situací.
Q: Pokud svědci diskutují o rozhovoru/vyšetřování se spoluhráči,můžeme je za to potrestat?
A: chcete zajistit, že jste během vyšetřovacího pohovoru poskytli správné zveřejnění. Zdůrazněte, že veškeré informace sdílené během vyšetřovacího procesu by měly zůstat důvěrné a neměly by být projednávány s nikým mimo rozhovor.
pokud zaměstnanec poruší tuto politiku, může být disciplinován.
otázka: Jste schopni donutit svědka k účasti na vyšetřování, pokud byl obtěžovaným jmenován jako svědek? Co děláte, když potenciální svědci odmítají být zapojeni?
A: pokud se zaměstnanci odmítnou účastnit vyšetřování na pracovišti, mohou být z důvodu ukončeni.
v roce 2016 došlo k soudnímu řízení, Gilman v. Marsh & McLennan Cos., Č. 15-0603-cv (L), ve kterém americký odvolací soud rozhodl, že zaměstnanec může být ukončen z důvodu, pokud se odmítne účastnit vyšetřování.
druhý Obvodní soud uvedl, že rozhodujícím faktorem bylo, zda příkazy ke spolupráci při výsleších byly přiměřené. Pokud ano, zaměstnanci by mohli být řádně ukončeni z důvodu odmítnutí “ poslouchat přímý, jednoznačný, rozumný příkaz zaměstnavatele.“
otázka: co děláte, když bylo chování nahlášeno a management toto chování neřeší a pokračuje?
A: pokud osoba, na kterou byl nárok podán, nedělá nic pro prošetření nároku, může zaměstnanec uplatnit nárok na jiného člena vedení nebo jej může vzít přímo příslušné státní agentuře nebo EEOC. Pokud jste členem vedení a jste si vědomi nároku, máte odpovědnost přenést ji na vyšší úroveň řízení nebo vlastníka.
otázka: šel jsem na webové stránky EEOC a nemohl jsem najít typy otázek, které používají při vyšetřování. Nebo jsem měl kliknout na odkaz a podat zprávu?
A: odkaz pro přístup k otázkám rozhovoru na webu EEOC je eeoc.gov/policy/docs/harassment.html. otázky jsou umístěny asi v polovině stránky.
otázka: Co když nikdo nesmí podat stížnost HR? V naší organizaci se zaměstnancům říká, že nemohou kvůli ničemu kontaktovat HR a mohou jít jen za svým nadřízeným, i když mají problém se svým nadřízeným.
A: jednou z hlavních rolí lidských zdrojů je podpora zaměstnanců a pomoc při udržování společnosti v souladu se státními a federálními zákony o zaměstnanosti. Lidské zdroje hrají významnou roli při zmírňování vystavení společnosti potenciální odpovědnosti za problémy související se zaměstnáním.
rádi bychom vás vyzvali, abyste přehodnotili svou současnou politiku a důrazně vás povzbudili k provádění politiky otevřených dveří. Významnou součástí účinné vyhovující politiky proti obtěžování je poskytnout více metod hlášení nároků, počítaje v to, nejen přímý manažer zaměstnance, ale také lidské zdroje, kterýkoli člen vedení, a externí agentury.
pouze umožnění zaměstnancům hlásit problémy svému manažerovi je velmi omezující, zejména pokud se problém týká jejich manažera. Zaměstnancům by měla být poskytnuta více než jedna možnost hlásit problémy a obavy.
Q: Jak můžete slíbit zaměstnancům, že nedojde k žádné odvetě, pokud jakmile se vedoucí dozvědí o stížnostech zaměstnanců, naplánují lidi jinak, zacházejí s nimi odlišně, dávají jim těžší úkoly atd.?
A: pokud manažer podnikne negativní kroky proti zaměstnanci na základě toho, že zaměstnanec podal stížnost nebo obavu týkající se tohoto manažera nebo jiné osoby, měl by být manažer disciplinovaný a upozorněn na politiku společnosti proti odvetným opatřením. Odveta proti zaměstnanci za chráněnou činnost je nezákonná a mohla by vést k velmi nákladnému soudnímu řízení pro společnost.
níže je odkaz na EEOC s dalšími informacemi o odvetných opatřeních.
odveta: úvahy pro manažery federálních agentur
otázka: Co když to není problém se sexuálním obtěžováním, ale byl to vizuální trestný čin? Taky, co když si zaměstnanci pletou sexuální obtěžování jako „jen koně kolem?“
A: bez ohledu na to, zda je trestný čin verbální nebo vizuální, budete chtít záležitost vyšetřit.
při vyšetřování můžete častěji zjistit, že stížnost na obtěžování představuje nevhodné chování na pracovišti. Zaměstnanec, který projevuje nevhodné chování, by měl být poučen a potenciálně disciplinován.
je to také příležitost sdělit všem zaměstnancům očekávání chování na pracovišti.
otázka: pokud osoba podává stížnost proti někomu, nemá obviněný právo vědět, kdo je žalobcem a konkrétní stížnost? Vím, že jste doporučil, abyste se neptali na přední otázky a neptali se jen otevřeně „udělali jste xyz…?“, ale v určitém okamžiku by měli vědět, jaká je přesná stížnost a kdo si stěžoval, protože během vyšetřování by nemělo být očekáváno důvěrnost.
A: vyšetřování by mělo být vždy důvěrné a úplné podrobnosti by měly mít pouze osoby provádějící vyšetřování.
zaměstnavatel není povinen ani povinen sdělit, kdo podal obavu,a specifika obavy / stížnosti. Chcete zajistit důvěrně, jak jen můžete. Obavy z odvety a odporu se stávají o to významnějšími, pokud byl obviněnému sdělen žalobce a konkrétní tvrzení.
jako takový nejste povinni informovat žalobce o konkrétních výsledcích vyšetřování ani o konkrétních opatřeních, která byla přijata, pouze o tom, že bylo provedeno vyšetřování a byla přijata příslušná opatření.
otázka: Je-li osoba, která podává stížnost, je svědkem, je obviněným atd. během vyšetřování se vrací do svého pracovního prostoru nebo dokonce mimo práci a diskutuje o případu, položených otázkách, jejich odpovědích s dalšími potenciálními svědky… může je zaměstnavatel disciplinovat nebo bychom je měli alespoň upozornit, že jejich činnost byla nahlášena, a dát jim slovní varování. Mám pocit, že v té době už možná kontaminovali další svědky a dokonce způsobili další narušení provozu.
A: Chcete se ujistit, že otevíráte své vyšetřovací rozhovory s prohlášením o důvěrnosti a následkem porušení důvěrnosti.
pokud máte obavy o důvěrnost, možná budete chtít umístit zúčastněné osoby na placenou administrativní dovolenou, dokud nebude vaše vyšetřování dokončeno. Pokud je zaměstnanec umístěn na administrativní dovolenou, Chcete si být jisti, že během dovolené komunikujete očekávání důvěrnosti a komunikace se spolupracovníky.
pokud zaměstnanec mluví se spolupracovníky nebo jinými svědky, musíte si být jisti, že přijmete okamžité a okamžité disciplinární opatření, které by mohlo zahrnovat ukončení. Vera HR společnosti kPa nabízí online a on-call přístup k týmu certifikovaných HR odborníků se znalostí státních i federálních zákonů.
Toto je jen ochutnávka užitečných informací sdílených na webinářích KPA. Zaregistrujte se na nadcházející relaci ještě dnes.
- Sdílet +
- Tisk