hvis du ikke bevidst har udforsket kalenderfunktionen i Outlook 2007, tror du måske, det er bare en kedelig og dagligdags funktion. Når du først har tjekket det ud, kan du dog blive overrasket over nogle af funktionaliteten og delingsfunktionerne.
i denne vejledning finder vi ud af, hvordan disse funktioner kan være nyttige, og hvordan man bruger dem.
Import og oprettelse af yderligere kalendere
du er ikke begrænset til en kalender. Outlook kan vise og administrere flere kalendere. Nyttigt, hvis du vil adskille dit arbejde og dine personlige tidsplaner. Du kan endda bruge flere til at se eller administrere din medarbejders tidsplaner. De kan også være nyttige, når du deler en Microsoft-konto og Outlook med en anden person, f.eks.
hvis du vil oprette en ny tom kalender, skal du vælge fanen Kalender i Outlook og klikke på Filer > ny > kalender. Indtast et navn i dialogboksen, og klik på OK.
hvis du allerede har en kalender fra en anden computer eller et andet program, kan du importere den til Outlook. Først skal du dog eksportere den eksisterende kalender til iCalendar-eller vCalendar-formatet.
hvis du vil eksportere dataene fra en anden Outlook, skal du ikke bruge guiden Import og eksport; klik på fanen Kalender i Outlook og klik på Filer > Gem som.
klik på knappen Flere indstillinger i dialogboksen Gem som for at angive nøjagtigt, hvilken type information du vil eksportere. Endelig Gem det til iCalendar (.ICS) format.
når du har en iCalendar-eller vCalendar-fil, kan du få oplysningerne i Outlook ved hjælp af en af to forskellige metoder. Åbning af den som en ny kalender viser den som en separat kalender, mens import af den placerer dataene i den eksisterende kalender.
Klik på Fil > Åbn > kalender for at åbne den som en ny kalender. For at gøre begge metoder kan du bruge guiden Import og eksport. Klik på Filer > Import og eksport, vælg indstillingen kalender, klik på Næste, find og vælg filen, og vælg derefter, hvilken metode der skal bruges.
du har tre forskellige visningstilstande, du kan bruge til at vise kalendere. I standardtilstanden får du vist hver kalender separat ved at klikke på dens fane. Side-by-side-tilstanden forsøger at presse hver kalender ind i vinduet, så du kan se dem alle på en gang. Overlay-tilstanden (se figur 1) viser oplysninger fra dem alle i en universel kalendermed farvekodede skrifttyper for at skelne mellem kildekalendere. Du kan sætte hver kalender i tilstande individuelt ved at klikke på pilene på kalenderfanerne.
du kan også skifte hver kalenders synlighed. I venstre rude skal du blot kontrollere og fjerne markeringen i kalenderne. Dette er nyttigt, når du har mange aftaler og noter på kalenderne, så du bedre kan skelne mellem dem. Du kan se i Figur 1, at jeg har min hovedkalender ukontrolleret/skjult.