mens både relativt enkle begreber, godtgørelser og uforudsete forhold ofte forveksles med hinanden. Conflating de to kan føre til faldgruber. En nem måde at minde sig om forskellen er: kvoter er for kendte ukendte, og uforudsete er for ukendte ukendte.
kvoter
en godtgørelse er et beløb, der er fastlagt i udbudsdokumenterne til optagelse i kontraktbeløbet til dækning af omkostningerne ved foreskrevne poster, der ikke er specificeret detaljeret. Variationer mellem sådanne beløb og de endeligt fastlagte omkostninger for de foreskrevne varer afspejles i ændringsordrer, der korrekt justerer kontraktbeløbet. Entreprenører ønsker måske at huske følgende punkter, når de tildeler og udarbejder kvoter:
- kvoter bruges ofte: (1) at tillade fleksibilitet i materialevalg, såsom valg af finish, belysning eller VVS-inventar, hvor specifikationerne ikke er afsluttet; eller (2) hvor et bestemt arbejdsområde forventes, men omfanget af det krævede arbejde er ukendt på tidspunktet for kontraktdannelsen.
- kvoter for materialer dækker normalt kun omkostningerne til materialerne og ikke omkostningerne ved arbejdskraft til aflæsning og installation af materialerne eller omkostningerne ved ethvert design, der er nødvendigt til installation. Arbejdsomkostningerne er normalt allerede indregnet i kontraktprisen.
- kvoter kan udarbejdes for at adressere følgende:
- om godtgørelserne kun dækker materiale eller både arbejdskraft og materiale
- hvilken videregivelse og tilladelse kræves for at overskride godtgørelsesbeløbene
- om overskridelser og mindreårige afstemmes gennem ændringsordrer eller gennem beredskabet
Beredskaber
en beredskab er et beløb, der føjes til et skøn for at give mulighed for poster, forhold eller begivenheder, for hvilke staten, forekomsten og/eller effekten er usikker, og som efter entreprenørens erfaring sandsynligvis vil resultere i yderligere omkostninger. Der er to generelle typer uforudsete udgifter: (1) ejerreserve (et beløb, der er afsat til Tilføjelser til projektets omfang eller ejerens risikoposter); og (2) entreprenørberedskab (et beløb indbygget i entreprenørens forventede pris for projektet for at tage højde for forskellige risikofaktorer, som ellers ikke kan redegøres for i en tidsplan for værdier). En entreprenør beredskab bruges, fordi der er en grad af statistisk sikkerhed for, at uforudsigelige individuelle omkostninger vil opstå; følgelig fastsættes beredskabsbeløbet på et niveau, der afbalancerer ønsket om at have likviditet med behovet for at kontrollere risikoen. Entreprenører ønsker måske at huske følgende punkter, når de formulerer uforudsete udgifter:
- der er mange risikofaktorer, der skal redegøres for, såsom: ufuldstændige designs; omfangsfejl; konstruktionsforstyrrelser (strejker, ulykker eller sammenbrud); konkurser; lovgivningsmæssig risiko; estimering af unøjagtighed; teknologisk ændring; ulykkeligt vejr; og uventede pris-eller renteforhøjelser.
- Beredskabstvister opstår ofte på projekter med cost-plus-kontrakter med en garanteret maksimumspris (CP/GMP). Fordi beredskabet er inden for GMP, “finansierer” ejeren den beredskab, hvorfra omkostninger som følge af de opregnede risici trækkes, indtil beredskabsfonden er opbrugt. Eventuelle ubrugte beredskabsmidler i slutningen af projektet vender typisk tilbage til ejeren eller deles. Tvister opstår over retten til at få adgang til beredskabet, tilladte anvendelser og misforståelser om beredskabets rolle.
- en god beredskabsklausul gør følgende:
- præciserer, om beredskabet er en ejerreserve eller en entreprenørs beredskab
- beskriver de typer omkostninger (risici), som beredskabet skal bruges til
- beskriver den proces, hvormed der er adgang til beredskab under projektet
- beskriver papirarbejde og godkendelser, der er nødvendige for at bruge beredskab
- beskriver den supplerende finansiering af beredskab og deling af ubrugt beredskab ved projektafslutning.
entreprenørens beredskab eksisterer for at afbøde projektrelaterede risici, som entreprenøren er ansvarlig for. Entreprenørens beredskab kan forstås af alle parter for at blive “brugt” penge. Tvister opstår ofte, når parterne mister det grundlæggende formål med entreprenørens beredskab af syne og ser beredskabet som en mulig kilde til projektomkostningsbesparelser.
Advokaterne i Ogletree Deakins’ byggelov industrigruppe vil fortsat dække enhver udvikling, nyheder og lovgivning, der er relevant for byggebranchen.