vi bruger alle e-mail men hvor mange ved faktisk, hvordan man adresserer en e-mail godt? At kende etikken og den rigtige måde at adressere e-mails på er afgørende, når det kommer til officiel forretning, hvor forkert adressering af en modtager kan diskvalificere dig eller få dig til at virke inkompetent.
vi vil først se på den etik, der er involveret i e-mail-kommunikation, før vi går i dybden med, hvordan man korrekt adresserer en ukendt modtager i en e-mail. At have det grundlæggende i e-mail-etikette hjælper dig med fuldt ud at sætte pris på det rigtige adresseringsformat.
Indholdsfortegnelse
etik at overveje i en professionel e-mail
når det kommer til professionel e-mail, skal du være meget mere formel end ved at skrive normale e-mails. Reglen, der regulerer den type e-mails, du sender, kaldes E-mail-etikette. Det hjælper dig med at undgå at sende fremmede og irrelevante informative e-mails. Med andre ord lærer det dig, hvordan du kommunikerer korrekt.
med disse enkle regler nedenfor kender du Dos and don ‘ ts i en professionel e-mail.
1. Brug En Professionel E-Mail-Adresse.
hvis du bruger din egen personlige e-mail-adresse til ansættelsesaktiviteter, skal du sørge for, at e-mailen formidler dit fulde navn; et eksempel er [email protected]
det er mere passende til professionel brug. I modsætning til brugen af kaldenavne, håndtag, uklare referencer eller initialer såsom [email protected] eller [email protected].
hvis du arbejder i en virksomhed, skal du bruge virksomhedens e-mail-adresse. Det er godt at have to separate e-mail-adresser, den ene til personlig brug og den anden til forretnings-eller arbejdsformål. Det giver dig mulighed for at opbevare ikke-relaterede og personlige e-mail-beskeder fra forretningskorrespondance.
til professionel brug skal du sørge for, at din e-mail-konto er underskrevet til Gmail, Yahoo eller Hotmail, da de er de mest populære.
2. Vælg ordentlig e-mail hilsener
undgå dagligdags stilarter af hilsener, som om du er ved at indhente en gammel ven, især i e-mails. Dette inkluderer uformelle hilsener som’ Hey ” hvad sap ‘eller’ Yo ‘ i en professionel e-mail-indstilling. De er for afslappede og upassende. Din modtager ville også have et dårligt indtryk af dig.
hvis du vil gå lidt let, kan du bruge ‘Hej’ eller ‘Hej’, når du adresserer din modtager. Der er mere at e-maile hilsen end bare hej eller Hej og så videre. Når du læser videre i artiklen, vil vi adressere, hvilke e-mail-hilsener du skal bruge.
3. Hold en professionel Tone
når det kommer til e-mails, er det svært at vide, hvordan du bliver opfattet. Du kan være nacn, men stadig forblive professionel. Du skal undgå situationer, hvor dine ord kan blive fortolket eller fejlkommunikeret på grund af kulturelle forskelle, især i dine e-mails.
undgå også humor, hvis du vil have din besked taget alvorligt. Din besked kan gå tabt uden den rigtige tone eller ansigtsudtryk. Ofte, ord, der tales og opfattes som sjove, er forskellige, når de skrives. Undgå også at bruge negative sætninger eller ekstreme ord, især når det ellers er beregnet, fordi de får dig til at virke irriteret, bekymret eller ængstelig.
4. Brug veldefinerede og korte emnelinjer
det anbefales at have en klar beskrivende emnelinje. Det vil differentiere din e-mail fra de andre. Og det giver også din modtager oplysninger om, hvad din e-mail handler om, før de læser din besked.
det skal maksimalt have seks ord og skal være meget kort. Din emnelinje skal skrives med præcision og fri for humor.
emnelinjer skal skrives dristigt. Dette hjælper med nem identifikation, især hvis modtageren har mange e-mails, der oversvømmer indbakken. Hvis du ikke har en emnelinje, eller du har, men det giver ikke din modtager en ide om indholdet af din e-mail, er der stor chance for, at din e-mail ikke bliver læst.
5. Tjek Din Afsnitslængde.
en e-mail-længde kan være meget udfordrende, især når der ikke er noget tegnantal. Undgå lange afsnit, som sådan seks til ti afsnit. Højst fem afsnit skal være din e-mail-besked. Med fire sætninger i hvert afsnit.
og sørg for, at e-mailen klart angiver formålet med din besked. Da din emnelinje giver din læser et tip, vil formålet med e-mailen kun give en defineret og nøjagtig forklaring.
Bemærk, at hvis du har meget at sige, skal du kommunikere det gennem andre kanaler. En e-mail-besked er ikke en telefonchat, som du kan tale i timevis, indtil din telefon går død.
når den er for lang, udsætter den modtageren. Vær informativ og undgå at være følelsesladet.
6. Vælg Dine Tegnsætninger Omhyggeligt.
Vær opmærksom på de tegnsætninger, du bruger i din e-mail. Hver sætning skal have de relevante terminale tegnsætningstegn; det være sig et spørgsmålstegn (?), fuld stop (.), Komma (,), et udråbstegn (!) eller semikolon (;).
brug udråbstegn så sparsomt som du bruger spørgsmålstegn. Udråbstegn betragtes som uprofessionelle. Så det er bedst, at du undgår at bruge dem.
brug semikoloner (;), hvor du vil forbinde to sætninger relateret og komma (,) som en sammenhæng for at forbinde uafhængige klausuler.
spørgsmålstegn (?) bruges i slutningen af tvivlsomme udsagn og et punktum i slutningen af hver sætning.
et eksempel: har du talt med HR-afdelingen? Hvis de er villige til at forhandle om betingelserne, ville der være en stigning i deres kvoter.
7. Korrekturlæs Din Besked, Før Du Sender E-Mailen.
før du trykker på send-knappen, skal du kontrollere for stavefejl, emne-verb-aftale og andre grammatiske fejl.
Tjek din sætning sag. Brug standard skriftstørrelse på 12 og skrifttype Type Calibri, gange nye romerske eller Arial. Undgå skøre eller flerfarvede skrifttyper med farver, der ville skade ens øjne, der kræver briller, før de kunne læse beskeden.
Brug altid den standardfarve, der er sort, Brug ikke fed eller kursiv ofte. Undgå fejl, som din læser helt sikkert vil fange. Brug ikke emojis, forkortelser eller tilføj ‘sendt fra min telefon’ advarsel i din e-mail. Det er meget uprofessionelt og giver en dårlig opfattelse af dig.
endelig skal du kontrollere, om der er en signaturblok, hvis du har indtastet den korrekte modtagers navn og e-mail-adresse, før du trykker på knappen ‘send’.
sådan adresseres en e-mail til en ukendt person
uanset om du kender modtagerens navn eller køn, er det vigtigt at vide, hvilken hilsen der er passende. Det afgør, om modtageren fortsætter med at læse din e-mail eller ej. I dette afsnit af artiklen vil vi identificere de bedste måder at gå om sådanne situationer og undgå tilfælde af at sende det, du ikke havde til hensigt, til den ukendte person.
her er nogle tips til at overveje, når du sender en e-mail til en ukendt person;
1. Adresser modtageren med navnet
den bedste hilsen, der skal bruges, når du skriver en professionel e-mail, er at adressere modtageren ved hans eller hendes navn. Hvis du ikke kender personens køn, kan du prøve at finde ud af detaljerne om den person, du sender din e-mail til fra virksomheden.
for eksempel kan du bruge ‘kære’ eller ‘kære’, men ikke efter flere e-mail-udvekslinger. Det er også lidt gammeldags og mindre formelt. Derfor skal en høflig og moderniseret måde at adressere din modtager være ‘kære fornavn’ eller ‘kære efternavn.’
med andre ord, ‘Kære Fru Catherine’ eller ‘Kære hr.Jones. På denne måde lyder du mere formel end den gammeldags tone.
for en e-mailudveksling kan du svare ved at henvende dig til ham eller hende med det navn, de brugte i deres tidligere e-mail til dig.
2. Til et ukendt køn
dette er den sværeste del, når du skriver en Formel E-mail. Hvis du ikke kan få navnet på din modtager, kan du bruge ‘Dear Sir/Madam’, da det er mindre personligt og høfligt. Det er ofte blevet brugt i en afrikansk sammenhæng. Det er neutralt, så det kan bruges, selvom du ikke kender modtagerens køn.
men hvis du kender modtagerens køn, kan du bruge enten ‘DearMadam eller DearSir’ afhængigt af om det er han eller hun. Det er også en af de bedste muligheder at bruge, når det kommer til både professionelle e-mails og formelle breve.
3. Brug af jobtitler
dette gælder, når du kender modtagerens jobtitel. Du skal gøre brug af jobtitler, der matcher modtagerens position. For eksempel’ Kære Human Resource Manager ‘eller’til HR Manager’. Dette fortæller modtageren, at du er klar over den position, de har, og giver dig ekstra kredit, når det er til jobansøgninger.
du kan også bruge virksomhedens navn, hvis du ikke kender modtagerens Titel. Et klart eksempel er, ‘ kære Incorp selskab.’Dette viser, at e-mailen er beregnet til virksomheden. Dette skildrer den besked, du kender til modtagerens virksomhed, og dette giver dig også scoringer, især hvis det er til en jobansøgning.
4. En generisk e-mail-adresse
hvis du sender en e-mail til en generisk e-mail-adresse, kan du bruge ’til hvem det kan vedrøre’. Det lyder passivt og lidt aggressivt; afhængigt af sammenhængen er det blevet brugt. I nogle tilfælde kan modtageren tro, at det ikke vedrører dem og afbryde læsning.
det er fint at bruge det, når du skriver følgebreve til jobansøgninger, fordi det er meget upersonligt. Men hvis det er beregnet til kontor-e-mails, vil du måske tilføje ‘Thankyouforyourtime’ i sætningen for at blødgøre tonen.
5. Brug af mindre formelle hilsener
bør du under ingen omstændigheder bruge ‘Hej’, ‘Hilsner til’ eller ‘Hej der’ eller ‘Hej der’, Disse er ikke de bedste muligheder for at adressere e-mails til en ukendt person, især når du prøver at forblive formel. Du kan bruge dem, hvis du kender modtageren, og hvis det er til et uformelt indhold.
når du vil forblive mindre formel eller streng, skal du gå med ‘Hej navn’ eller Hej navn.’Med andre ord ‘HelloMrJames’ eller ‘ HiMrsLaura.’Dette er enkle og lette måder at starte dine e-mail-beskeder på. Hvis din modtager er en kvinde, og du er usikker på, om hun er gift for at vide, hvilken titel du skal bruge, det bedst du bruger ‘Ms, Dette dækker både gifte og ugifte kvinder.
konklusion
brug af professionelle hilsener er meget vigtigt, fordi det er det første, modtageren ser i din e-mail. Dette betyder ikke, at du skal begynde din e-mail smukt og afslutte den forfærdeligt og efterlade en sur smag i modtagerens mund. Brug af den rigtige e-mail-lukningslinje og sign-offs efterlader de rigtige indtryk, da det er det sidste, din modtager læser.
du kan slutte med ‘Tak’, ‘Tak for din tid’, ‘ser frem til at arbejde sammen med dig’, ‘Hav en vidunderlig dag’ eller ‘ser frem til vores næste samtale’, som dine afsluttende linjer. Og med gode tilmeldinger som ‘oprigtigt’, ‘med venlig hilsen’, ‘Med venlig hilsen’, ‘respektfuldt’ eller ‘hjerteligt, så din signaturblok og dit fulde navn.
brugen af nogen af disse afsluttende linjer og sign-offs vil supplere din hilsen og e-mail-meddelelse. Og det vil sandsynligvis påvirke et hurtigt og positivt svar.
Hvad er dine tip til e-mail-etikette, og hvordan du adresserer e-mails til et ukendt publikum?
fem nøgle grillbarer;
- vælg din emnelinje klogt. Det skal være kort og koncist.
- brug professionel hilsen, lukning linjer og sign-offs.
- Bliv venlig, formel og undgå sarkasme gennem hele din besked.
- Tjek din grammatik, tegnsætning og stavemåder.
- kontroller og svar ofte på dine e-mails med det samme.