at afskedige en medarbejder er en alvorlig sag.
det kan have meget alvorlige konsekvenser, der går langt ud over det enkle tab af indkomst eller job.
det kan også have en betydelig samfundsmæssig stigma knyttet.
derfor er Employment Appeals Tribunal, Rights Commissioner Service og Civil Courts og andre organer så ivrige, at en medarbejder får retfærdige procedurer og naturlig retfærdighed.
formålet med en disciplinær procedure er at sikre, at medarbejderne når de krævede standarder-både i adfærd og kompetence – i udførelsen af deres opgaver. En disciplinær procedure bør ikke være simpelthen straffende.
før en disciplinær procedure overhovedet påberåbes, skal medarbejderen informeres uformelt om sin adfærd, deltagelse, arbejdsstandarder eller hvad det end er, der forårsager problemet.
uformel rådgivning
den prædisciplinære procedure uformel rådgivning skal udføres for at sikre, at medarbejderen kender de forventede standarder og skal udføres af en vejleder/leder.
medarbejderen skal være
- fortalte, hvad der skal forbedres (f.eks. timekeeping, fremmøde, adfærd, arbejdsstandarder)
- givet mulighed for at forklare
- givet en handlingsplan for at opnå den krævede forbedring
- givet en skriftlig note, underskrevet af både vejleder/leder og medarbejder, af den aftalte handling, der skal træffes.
hvis denne uformelle rådgivning ikke medfører den nødvendige forbedring, vil den formelle disciplinære procedure blive påberåbt.
men mange arbejdsgivere er usikre på, hvordan man gennemfører en disciplinær procedure på deres arbejdsplads uden at lade sig udsætte for et krav om urimelig afskedigelse.
Fair procedurer og naturlig retfærdighed
lad os se på en trinvis procedure, der, hvis den følges, skal sikre, at medarbejderen opnår naturlig retfærdighed og retfærdige procedurer.
og skal sikre, at arbejdsgiveren ikke mister en sag for urimelig afskedigelse på grund af manglende overholdelse af retfærdige procedurer.
SI 146 af 2000-Industrial Relations Act, 1990 (Code of Practice on Grievance and Disciplinary Procedures) (Erklæring) Order, 2000 er ikke obligatorisk og indeholder kun retningslinjer.
men ikke at anvende principperne fra kodeksen ville være en fejl fra arbejdsgiveren, fordi enhver 3.parts domstol eller domstol vil være uimponeret uden en procedure, der giver fair procedurer til medarbejderen for at sikre retfærdighed og naturlig retfærdighed.
selv i mangel af en disciplinærprocedure på arbejdspladsen har medarbejderen stadig ret til retfærdige procedurer og naturlig retfærdighed, og adfærdskodeksen skal, hvis den følges, sikre dette.
hovedpunkterne om denne procedure er som følger:
- alle arbejdsgivere skal have aftalt procedurer til behandling af klager og disciplinære anliggender
- alle ledere og vejledere skal være opmærksomme på og anvende disse procedurer
- medarbejderrepræsentanter skal være i stand til at hjælpe medarbejdere i vanskeligheder
- eventuelle problemer, der opstår, skal behandles retfærdigt med en mulighed for medarbejderen til at fremsætte repræsentationer på hans vegne
- en række sanktioner bør fastsættes og overvejes
- advarsler bør fjernes fra medarbejderens rekord efter en vis periode.
de grundlæggende principper for retfærdig procedure er
- proceduren er retfærdig og rationel
- grundlaget for disciplinærproceduren er klart, dvs.medarbejderen ved, hvad han har gjort forkert
- sanktionerne er klare
- en intern appelmekanisme er på plads.
for at kunne vise, at der blev fulgt retfærdige procedurer (i andre tilfælde end grov forseelse og/eller uærlighed), skal der udstedes advarsler til medarbejderen, der angiver årsagen til klagen mod ham. (I tilfælde af uærlighed er ingen advarsel nødvendig)
Sådan gennemføres en formel disciplinærprocedure
trinene i disciplinærproceduren følger generelt graduerede trin, herunder en mundtlig advarsel, skriftlig advarsel, endelig skriftlig advarsel og afskedigelse. I tilfælde af grov eller alvorlig forseelse er det dog tilladt at starte på trin 4 i proceduren.
andre sanktioner bortset fra den nukleare mulighed for afskedigelse bør dog overvejes af arbejdsgiveren. Alternativer kan omfatte en overførsel til en anden del af arbejdspladsen, anden rolle eller degradering.
Husk, at en medarbejder kan suspenderes i løn i afventning af efterforskning, men kun vil blive suspenderet uden løn i afventning af en appel om afskedigelse.
Trin 1-Verbal advarsel
generelt skal en medarbejder modtage en verbal advarsel for en første overtrædelse.
selvom arbejdsgiveren “kun” giver en mundtlig advarsel, er den stadig en del af en formel disciplinær proces, og principperne om naturlig retfærdighed, retfærdige procedurer og retfærdighed/retfærdighed vil altid gælde.
dette ville indebære et møde med medarbejderen, hvor medarbejderen kunne medbringe en kollega eller anden repræsentant. Der er ingen ret til at medbringe en juridisk repræsentant, medmindre arbejdsgiveren er enig.
dette kan være en fagforeningsrepræsentant, selvom arbejdsgiveren ikke formelt kan anerkende eller engagere sig i fagforeningen. Hans rolle vil være som et minut taker og vidne, ikke en advokat eller talsmand.
på mødet skal medarbejderen informeres om, hvad problemet er, og opfordres til at reagere og forklare sine handlinger.
der bør ikke være nogen haste til dom af arbejdsgiveren, da mødet er undersøgende.
efter mødet skal der gives et bekræftende brev til medarbejderen. Dette brev bekræfter, at medarbejderen har fået en mundtlig/mundtlig advarsel. Den bør også indeholde de forbedringer, der kræves af medarbejderen med hensyn til den adfærd, der førte til advarslen, og den tidsramme, inden for hvilken forbedringen skal foretages.
dette brev skal også angive, at manglende forbedring vil føre til 2.fase af disciplinærproceduren og i sidste ende afskedigelse.
det skal også angive den tidsperiode, for hvilken den forbliver på medarbejderens fil, hvorefter den fjernes. 3 måneder ville være en rimelig periode for denne 1.verbale advarsel at forblive på filen, men den kunne forblive i 6 måneder.
hvis en medarbejder blev suspenderet med løn i afventning af en undersøgelse, er det vigtigt, at han ved, hvor længe suspensionen skal vare, og undersøgelsen skal afholdes inden for en rimelig tidsramme. “Retfærdighed forsinket er retfærdighed nægtet”.
når denne disciplinære procedure er startet, skal arbejdsgiveren hjælpe medarbejderen med at forbedre adfærd eller ydeevne, alt efter hvad der var kilden til problemet på 1.pladsen.
arbejdsgiveren skal registrere detaljerne i denne 3 måneders overvågningsperiode, og omskoling eller flytning bør overvejes, hvis det er muligt og rimeligt.
men hvis medarbejderen ikke forbedrer sig, eller der er en gentagelse af den aktivitet, der forårsagede den mundtlige advarsel på 1.pladsen, kan arbejdsgiveren derefter udstede en første skriftlig advarsel.
Tjek mit online kursus i hvordan man gennemfører en disciplinær procedure på arbejdspladsen.
Trin 2-første skriftlige advarsel
den 1.skriftlige advarsel kan udstedes inden for den tidsperiode, der anbefales til overvågning efter den verbale advarsel, forudsat at der ikke er nogen forbedring i adfærd eller ydeevne.
inden den udstedes, skal medarbejderen inviteres til et andet møde, fortælles om overtrædelsen og får mulighed for at svare.
den skriftlige advarsel vil derefter blive udsendt og vare i yderligere 3 måneder. Denne advarsel skal også klart angive problemets art, foreslå løsninger som omskoling og rådgive om mulige sanktioner (herunder afskedigelse), hvis der ikke observeres nogen forbedring inden for de 3 måneder.
arbejdsgiveren skal igen have al rimelig hjælp til medarbejderen for at hjælpe ham med at forbedre adfærd og/eller ydeevne. Men empo9yer skal være opmærksomme på sin pligt til pleje til andre medarbejdere også.
Trin 3 – anden skriftlig advarsel
hvis den krævede forbedring ikke kommer inden for 3 måneders perioden efter den 1.skriftlige advarsel, kan der udstedes en 2. skriftlig advarsel. Dette er helt et spørgsmål for arbejdsgiveren, og det er almindeligt, at mange arbejdsgivere kun udsender en 1.og sidste skriftlig advarsel.
denne advarsel udføres på samme måde som de andre 2 advarsler, der er nævnt ovenfor, men du vil overveje at give en 6 måneders overvågningsperiode for at muliggøre forbedring.
Trin 4-Endelig skriftlig advarsel
hvis den krævede forbedring ikke sker, vil der blive udsendt en endelig skriftlig advarsel med en overvågningsperiode på 12 måneder.
brevet, der bekræfter denne advarsel, vil rådgive om, at hvis der ikke er nogen forbedring, eller hvis den dårlige opførsel/ydeevne gentages, vil afskedigelse forekomme.
dette advarselsbrev vil være det sidste inden afskedigelse, så det er vigtigt, at det er godt udarbejdet, da det vil blive undersøgt nøje af medarbejderen og sandsynligvis hans juridiske rådgiver.
dette brev skal kun henvise til de forhold, der hidtil har været genstand for disciplinærproceduren, ikke andre forhold, der aldrig er blevet forelagt medarbejderen.
Trin 5-afskedigelse eller handling uden afskedigelse
hvis der ikke er nogen forbedring efter den endelige skriftlige advarsel, er afskedigelse det sandsynlige resultat. Der skal indkaldes til et møde,og medarbejderen og dennes repræsentant skal inviteres.
arbejdsgiveren skal minde medarbejderen om den adfærd/adfærd, der har ført til dette punkt, de gentagne overtrædelser/manglende forbedring af præstationen tilstrækkeligt, og at afskedigelsen er i overensstemmelse med disciplinærproceduren.
medarbejderen skal have mulighed for at appellere inden for 14 dage. Han bør også få et brev, der bekræfter afskedigelsen og retten til at appellere, tidsperioden for appel og hvem der skal appellere til.
grov eller alvorlig forseelse
grov eller alvorlig forseelse vil normalt blive behandlet under den sidste fase – trin 4 eller trin 5, afhængigt af hvor mange faser du bruger i din procedure.
der er ingen juridisk definition af “grov forseelse”, men det vil generelt omfatte
- kriminelle handlinger
- tyveri
- forsætlig skade på ejendom
- overfald
- pligtforsømmelse
- alvorlig overtrædelse af sundheds-og sikkerhedsproceduren
- svigagtig adfærd
- forfalskning af optegnelser
- misbrug af virksomhedens politikker/procedurer
- misbrug af tillid
- alvorlig seksuel chikane, chikane, mobning
- alvorlige overtrædelser af Internet/e-mail-politik
- alvorlige brud på data beskyttelsespolitik
- voldelig adfærd
dette er ikke en udtømmende liste, og der kan være andre handlinger, der kan betragtes som alvorlige forseelser inden for rammerne af et bestemt job eller en bestemt branche.
alvorlig/grov forseelse skal behandles som følger:
1. Underret straks medarbejderen om påstanden
dette vil for det første indebære en foreløbig indsamling af fakta og for det andet en invitation til medarbejderen til at deltage i et møde for at fremsætte påstanden. Medarbejderen skal have at vide, at han kan bringe en arbejdskollega eller fagforeningsrepræsentant til dette møde.
det er vigtigt, at der opretholdes streng fortrolighed, da medarbejderen er uskyldig, indtil andet er bevist og har ret til beskyttelse af sit gode navn.
2. Undersøgelse
en undersøgelse vil blive gennemført, og medarbejderen kan suspenderes med løn i afventning af resultatet af denne undersøgelse.
det skal udføres så hurtigt som muligt af en part/parter med den nødvendige ekspertise, der er behagelig for arbejdsgiver og medarbejder, og i overensstemmelse med mandatet for undersøgelsen. Mandatet bør fastsætte
- undersøgelsens tidsplan og
- undersøgelsens omfang, dvs.at afgøre, om påstanden er blevet stadfæstet eller ej.
en skriftlig oversigt over alle møder bør opbevares og fortroligheden opretholdes.
efterforskeren skal være i stand til at afhøre enhver medarbejder, der muligvis kan hjælpe efterforskningen.
den medarbejder, mod hvem påstanden er fremsat, skal gives kopier af alle skriftlige noter før og under efterforskningen, f.eks. vidneudsagn, detaljer om den påståede forseelse, noter. Han bør også have tilladelse til repræsentation på alle møder under undersøgelsesprocessen.
når undersøgelsen har afsluttet en skriftlig rapport, der beskriver efterforskerens beslutning, baseret på sandsynlighedsbalancen, vil blive givet til den øverste ledelse og medarbejderen.
hvis påstanden er blevet stadfæstet, vil der blive afholdt et yderligere disciplinærmøde med medarbejderen.
3. Disciplinærhøring
medarbejderen skal informeres skriftligt om disciplinærmødet og fortalte
- det er et formelt disciplinærmøde under fase 4 eller 5 i disciplinærproceduren
- formålet med mødet er at høre repræsentationer på medarbejderens vegne og beslutte, om en disciplinær sanktion er passende
- det mulige resultat af høringen
- formålet med mødet er at høre repræsentationer på medarbejderens vegne og at afgøre, om en disciplinær sanktion er passende
- det mulige resultat af høringen
- ret til at blive ledsaget
når der er fremsat repræsentationer, og høringen ikke skal undersøge påstandene igen, vil mødet derefter være at give beslutningstageren mulighed for at beslutte, hvilke handlinger der skal træffes.
mødet indkaldes igen, og beslutningen rådes til den medarbejder, der også får at vide om hans ret til at appellere beslutningen.
afsluttende Note
intet af ovenstående gælder for situationer med grov forseelse, der kan føre til øjeblikkelig afskedigelse.
mere alvorlige overtrædelser af adfærd kan også føre til, at proceduren indledes med en skriftlig advarsel eller på et andet tidspunkt i proceduren.
det centrale punkt er, at der er en procedure, der er retfærdig og gennemsigtig, og både arbejdsgiver og medarbejder ved, hvor de står.
lige så vigtigt er, at andre medarbejdere ser proceduren som retfærdig og retfærdig, og at de får retfærdige procedurer, når der er et problem.
Online kursus for arbejdsgivere/HR-fagfolk
du kan være interesseret i mit online kursus-hvordan man gennemfører en disciplinær procedure på den irske arbejdsplads.
er du medarbejder?
er du forvirret over dine rettigheder, eller hvor du står?
er du arbejdsgiver?
du kan være interesseret i dette.